Ausschreibungsformulare und Anhänge

Arbeiten an Krananlagen erfordern strikte Beachtung von Sicherheitsvorschriften.

• Gefährdungsbeurteilungen: Für alle wiederkehrenden Tätigkeiten (z. B. Wartung auf Kranbahnen in Höhen, Umgang mit elektrischen Komponenten) müssen Gefährdungsbeurteilungen vorliegen. Insbesondere Arbeiten in der Höhe (über Absturzhöhe) erfordern die Verwendung von Persönlicher Schutzausrüstung gegen Absturz (PSAgA) und ggf. Sekuranten auf Kranbahnen.

• Unterweisungen: Das eingesetzte Personal muss in den örtlichen Gegebenheiten und Gefahren unterwiesen sein. Vor Arbeitsaufnahme wird der Auftragnehmer eine Sicherheitsunterweisung durch den Auftraggeber erhalten (Themen: Not-Halt im Werk, wer ist befugt Kran freizuschalten, Evakuierung etc.). Ebenso unterweist der Auftragnehmer seine Mitarbeiter regelmäßig in arbeitssicherem Verhalten.

• Schaltberechtigung: Arbeiten an der Kran-Elektrik sind nur durch Elektrofachkräfte oder elektrotechnisch unterwiesene Personen zulässig. Es sind die 5 Sicherheitsregeln beim Arbeiten an elektrischen Anlagen einzuhalten (freischalten, gegen Wiedereinschalten sichern, Spannungsfreiheit feststellen, erden und kurzschließen, schützen und abschranken).

• Betriebsabläufe: Der Auftragnehmer hält sich an die Betriebsordnung des Auftraggebers (z. B. Anmeldung beim Pförtner, Tragen von vorgeschriebener Schutzkleidung wie Helm, Sicherheitsschuhe, Warnweste in Produktionsbereichen).

• Koordination: Falls Arbeiten in höheren Bereichen stattfinden (z. B. auf dem Kransteg), ist ein zweiter Mann zur Sicherung bzw. Bodenabsicherung vorzusehen. Bei Arbeiten, die den Produktionsprozess beeinflussen (z. B. Stillstand von Kranen, Absperrungen), ist dies rechtzeitig mit dem Auftraggeber abzustimmen.

• Erlaubnisscheine: Für bestimmte Arbeiten (z. B. Schweißen am Kran, Arbeiten in großer Höhe, elektrisch unter Spannung arbeiten – letzteres ohnehin verboten außer mit Ausnahmegenehmigung) müssen vom Auftraggeber entsprechende Erlaubnisscheine eingeholt werden. Der Auftragnehmer kennt diese Verfahren und wird die nötigen Freigaben einholen.

Der Auftragnehmer muss eine gültige Haftpflichtversicherung nachweisen, die Personen- und Sachschäden abdeckt, die aus seiner Tätigkeit entstehen könnten. Die Mitarbeiter sind nach DGUV unfallversichert, und es besteht ggf. eine Betriebs-Berufshaftpflicht.

Eine sorgfältige Dokumentation aller durchgeführten Arbeiten und Prüfungen ist integraler Bestandteil der Leistung.

• Wartungsprotokolle: Für jede Wartung ist ein standardisiertes Protokoll auszufüllen. Darin sind die ausgeführten Arbeiten, Prüfpunkte, festgestellte Mängel und durchgeführten Einstellungen/Reparaturen festzuhalten. Der Wartungstechniker und ggf. ein Vertreter des Auftraggebers zeichnen das Protokoll ab. Gegebenenfalls werden Checklisten oder VDMA-Arbeitskarten verwendet, auf denen die Tätigkeiten abgehakt werden. Diese Protokolle sind dem Auftraggeber zeitnah (spätestens 1 Woche nach Wartung) zu übermitteln – heute idealerweise in digitaler Form (PDF oder über ein Wartungsportal).

• Prüfberichte: Für die jährlichen Sachkundigenprüfungen und etwaige Sachverständigenprüfungen sind offizielle Prüfberichte zu erstellen (bzw. von der Prüforganisation zu erhalten) und dem Auftraggeber zu übergeben. Alle Prüfungen werden außerdem in einem Prüfbuch oder digitalem Prüfnachweis-System verzeichnet, das der Auftragnehmer führt. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber dabei, ein Prüffristenverzeichnis auf dem aktuellen Stand zu halten.

• Störungs- und Reparaturprotokolle: Jede Störungsbeseitigung wird mit einem eigenen Protokoll dokumentiert (Fehlerbeschreibung, Ursache, getroffene Maßnahmen, ersetzte Teile, Ausfallzeit, Datum/Uhrzeit, verantwortlicher Techniker)[14]. Diese einzelnen Protokolle sind jährlich in einer Störungsübersicht zusammenzufassen.

• Jahresbericht: Einmal jährlich – jeweils zum z. B. 1. Juni für das vergangene Vertragsjahr – hat der Auftragnehmer einen qualitativen Bericht vorzulegen.

• Wartungsberichte: Auflistung aller durchgeführten Wartungen je Anlage mit Datum, besonderen Feststellungen etc.

• Störungsübersicht: Statistik aller aufgetretenen Störungen/Defekte inkl. Ausfallzeiten, Ursachen und den angefügten Reparaturprotokollen.

• Durchgeführte Instandsetzungen: Übersicht aller im Rahmen des Vertrags erledigten Reparaturen mit Angabe der ersetzten Komponenten.

• Anlagenanalyse: Bewertung des Gesamtzustands der Krananlagen und Ausblick auf absehbar notwendige größere Instandsetzungen oder Modernisierungen. Hierbei soll der Auftragnehmer pro Anlage einschätzen, welche Teile voraussichtlich in den nächsten Jahren zu erneuern sind (verschleißbedingt), um Ausfälle vorzubeugen.

Dieser Bericht dient dem Auftraggeber als Grundlage zur strategischen Instandhaltungsplanung und eventuellen Investitionsentscheidungen. Er soll zudem die Leistung des Auftragnehmers transparent machen (Wartungsquote, Störungsquote, durchschnittliche Reaktionszeit etc. können aufgeführt werden).

Neben dem schriftlichen Bericht ist halbjährlich oder jährlich ein Review-Gespräch zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vorgesehen, um die Serviceleistung auszuwerten (Key Performance Indicators, Herausforderungen, Optimierungspotenzial) und das nächste Wartungsjahr zu planen.

Alle Dokumentationen sind vom Auftragnehmer mindestens für die Dauer des Vertrags aufzubewahren und dem Auftraggeber auf Wunsch auch darüber hinaus (in Kopie) zur Verfügung zu stellen. Die Wartungsdokumentation und Protokollführung ist vertragliche Pflicht; jede Wartung ist lückenlos nachzuweisen[13].

Zudem verpflichtet sich der Auftragnehmer, den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, falls bei Wartung/Inspektion Mängel festgestellt werden, die sofortiges Handeln erfordern (z. B. aus Sicherheitsgründen). Solche kritischen Befunde werden zusätzlich zum Protokoll unmittelbar gemeldet.

Der Vertrag beginnt am __ (einzusetzen) und läuft fest über 5 Jahre bis __. Eine ordentliche Kündigung ist für beide Seiten erstmals zum Ablauf der Vertragslaufzeit mit 6 Monaten Frist möglich. Die Möglichkeit zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Wichtige Gründe seitens des Auftraggebers wären z. B. grobe Pflichtverletzungen des Auftragnehmers, wiederholtes Nichterreichen der vereinbarten Verfügbarkeiten, Verstöße gegen Arbeitsschutz oder Geheimhaltung, etc.

Eine Verlängerungsoption (z. B. um 2 Jahre) kann optional vorgesehen werden, falls gewünscht – hier nicht standardmäßig angenommen.

• Haftung: Der Auftragnehmer haftet für alle durch ihn oder seine Erfüllungsgehilfen verursachten Schäden an Personen oder Sachen nach den gesetzlichen Bestimmungen. Er stellt den Auftraggeber von Ansprüchen Dritter frei, soweit er diese zu vertreten hat.

• Vertragsstrafe (optional): Bei nicht eingehaltener Reaktionszeit oder wiederholtem Verstoß gegen Servicelevels kann eine Vertragsstrafe vereinbart werden (z. B. pro Fall X €), sofern der Auftraggeber dies wünscht – Details wären im Vertrag zu regeln.

• Versicherung: Wie oben erwähnt, muss der AN ausreichenden Versicherungsschutz nachweisen (Personenschäden z. B. 5 Mio. €, Sachschäden 5 Mio. € pauschal).

• Geheimhaltung/Datenschutz: Der Auftragnehmer verpflichtet sich, alle betriebsinternen Informationen vertraulich zu behandeln. Falls erforderlich, ist eine Vertraulichkeitsvereinbarung zu unterzeichnen.

• Änderungsmanagement: Sollte der Auftraggeber Leistungsänderungen wünschen (z. B. zusätzliche Leistungen, geänderte Intervalle), wird der AN ein schriftliches Angebot zur Vertragsänderung vorlegen. Kleinere Optimierungen im Ablauf können einvernehmlich umgesetzt werden, solange der Vertragsinhalt nicht tangiert ist.

• Schlussbestimmungen: Deutsches Recht findet Anwendung. Gerichtsstand ist – sofern zulässig vereinbar – ______. (Bei einem privaten Unternehmen kann der Gerichtsstand vertraglich festgelegt werden, meist Sitz des Auftraggebers.)

Ein ausführliches Vertragsdokument mit AGB/EVB usw. würde im Rahmen der Ausschreibungsunterlagen normalerweise beigefügt, hier wird nur ein Überblick gegeben. Die finalen Vertragsbedingungen werden als separate Anlage bereitgestellt.

Für die Angebotsabgabe ist das Preisblatt bzw. Leistungsverzeichnis auszufüllen. Alle angebotenen Preise sind in Euro ohne Mehrwertsteuer anzugeben. Preisänderungen während der Laufzeit sind – vorbehaltlich einer vereinbarten Indexierung oder Verlängerungsoption – nicht vorgesehen (Festpreise für 5 Jahre).

Das Leistungsverzeichnis ist in Positionen gegliedert, um dem Auftraggeber Transparenz über die Kostenstruktur zu geben. Insbesondere werden getrennte Positionen für die jährlichen Pauschalen und etwaige Eventualleistungen abgefragt.

Die Mengenansätze für Stunden sind geschätzt zur Angebotswertung; die Abrechnung erfolgt nach tatsächlichem Aufwand. Alternativ kann auch ein Regiepreis je Stunde ohne Abnahmemenge angegeben werden.

Bieter müssen alle Pflichtpositionen anbieten. Nicht angebotene oder mit Preis „0“ versehene Leistungen gelten als in anderen Preisen mit einkalkuliert. Das Preisblatt ist vom Bieter rechtsverbindlich zu unterzeichnen.

Bei der Wertung der Preise wird der Auftraggeber die Gesamtkosten über 5 Jahre betrachten (Summe der Jahrespauschalen + ggf. gewichtete Stundenkosten nach angenommener Menge). Etwaige Indexklauseln (Preisgleitung) sind nur zulässig, wenn sie in den Vergabeunterlagen vorgesehen sind – hier wird grundsätzlich Festpreis vereinbart, sodass Bieter eventuelle Kostensteigerungen in ihre Kalkulation einpreisen sollten.

Die Vergabe erfolgt an das wirtschaftlich günstigste Angebot gemäß definierten Zuschlagskriterien. Dies bedeutet, dass nicht allein der Preis entscheidend ist, sondern ein Preis-Leistungs-Verhältnis bewertet wird. Aufgrund der hohen Anforderungen an Qualität und Verfügbarkeit der Krananlagen werden neben dem Preis Qualitätskriterien berücksichtigt.

• Preis – Gewichtung z. B. 50% (Summe aller bewertungsrelevanten Kosten über 5 Jahre).

• Qualitätskriterium 1: Wartungs- und Servicekonzept – Gewichtung z. B. 20%. Hier wird bewertet, wie der Bieter die Aufgabenerfüllung konzeptionell darstellen kann: Wartungsplanung, Organisation, Vorgehen bei Störungen, Maßnahmen zur Qualitätssicherung, etc.

• Qualitätskriterium 2: Qualifikation und Erfahrung – Gewichtung z. B. 15%. Beurteilung der vorgeschlagenen Schlüsselpersonen (Erfahrung mit ähnlichen Anlagen, vorhandene Zertifikate) sowie Referenzen des Unternehmens für vergleichbare Leistungen.

• Qualitätskriterium 3: Reaktionszeit und Verfügbarkeit – Gewichtung z. B. 10%. Hier können angebotene garantierte Reaktionszeiten, Verfügbarkeitsgarantien oder ein Notfallkonzept bewertet werden (sofern Bieter über Mindestanforderung hinausgehende Leistungen anbieten).

• Qualitätskriterium 4: Zusatznutzen/Innovation – Gewichtung z. B. 5%. Bewertung etwaiger vom Bieter angebotener zusätzlicher Leistungen oder innovativer Ansätze (z. B. digitale Wartungstools, vorausschauende Instandhaltung mittels Sensorik, etc.), die über das Grundsoll hinausgehen und dem AG Mehrwert bieten.

In einer öffentlichen Ausschreibung könnten die Kriterien etwa Preis 40%, technische Qualität/Funktionsumfang 30%, Servicekonzept/Wartung 20% und Umweltfreundlichkeit 10% gewichtet werden. Für diese Krananlagen-Vergabe wurde der Fokus jedoch auf Preis und Servicequalität gelegt.

Für jedes Kriterium wird eine Punktebewertung vorgenommen. Der Preis wird z. B. mit der Verhältnisrechnung bewertet (günstigster Preis = max. Punktzahl, andere anteilig weniger). Die qualitativen Kriterien werden von einer Bewertungskommission auf Basis der eingereichten Unterlagen beurteilt. Dazu müssen die Bieter sogenannte Konzepte einreichen, insbesondere ein Wartungs- und Servicekonzept. Darin sollen sie beschreiben, wie sie die Leistung erbringen wollen (Personalplanung, Abläufe, Qualitätssicherungsmaßnahmen, etc.).

• Inhalt Wartungskonzept: Verständlichkeit und Plausibilität des Wartungsplans; Berücksichtigung aller Anlagentypen; Vorgehen bei ungeplanten Ausfällen.

• Inhalt Notfallkonzept: Organisation der Rufbereitschaft, geplante Reaktionszeiten, Vorgehen bei Ersatzteilengpässen.

• Qualität Dokumentation: Wie stellt der Bieter sicher, dass Protokolle lückenlos geführt und dem AG bereitgestellt werden (z. B. Nutzung einer digitalen Plattform)?

• Personal: Anzahl und Qualifikation der vorgesehenen Techniker vor Ort; örtliche Nähe (Standort des Service-Stützpunkts für schnelle Verfügbarkeit).

• Einarbeitung: Konzept für Übernahme der Anlagen (Übergabephase zu Vertragsstart, Kennenlernen der Anlagen).

Jedes Unterkriterium kann in Stufen (z. B. sehr gut/gut/ausreichend usw.) bewertet werden. Die Auftraggeberseite sollte in den Vergabeunterlagen klar angeben, wonach die Konzepte beurteilt werden, um Transparenz herzustellen. Beispielsweise könnten Erwartungshaltungen stichpunktartig genannt sein („Das Wartungskonzept soll mindestens enthalten: …“). So können alle Bieter ihre Angebote gezielt darauf ausrichten.

Wichtig ist zu erwähnen, dass gewisse Anforderungen Mindestkriterien sind (insbesondere bei Eignungskriterien, z. B. bestimmte Zertifikate, Anzahl Referenzen). Diese müssen erfüllt werden, ansonsten scheidet der Bieter aus. Die qualitative Bewertung erfolgt nur unter den Bietern, die die Eignungsprüfung bestanden haben.

Sofern Nebenangebote zugelassen sind, wäre dies anzugeben. In einer solchen technischen Dienstleistungsausschreibung sind Nebenangebote meist nicht zugelassen, da ein klar definierter Leistungsumfang vorliegt. Bieter können allerdings im Rahmen ihres Konzepts zusätzliche Vorschläge unterbreiten, diese werden aber innerhalb der Qualitätsbewertung honoriert, nicht als separates Angebot.

Nach Bewertung aller Angebote anhand der Kriterien erhält der Bieter mit der höchsten Gesamtpunktzahl den Zuschlag. Die Auftraggeberseite dokumentiert das Wertungsverfahren intern zur Nachvollziehbarkeit.