Krananlagen

Das Angebot für den Krananlagenbau ist Teil der Beschaffungsdokumentation und bildet die Grundlage für den Vertragsabschluss. Insbesondere nach VOB/A und VgV müssen Angebote bestimmte Kriterien erfüllen und transparent vergleichbar sein. Das Angebotsdokument enthält alle zugesagten Leistungen, Kosten und Bedingungen – sobald der Zuschlag erteilt wird, werden diese Inhalte für beide Seiten verbindlich. Für den Facility Manager ist das Angebot ein wichtiges Referenzdokument: Es ermöglicht die Überprüfung, ob der Liefer- und Leistungsumfang wie vereinbart erfüllt wurde. Bei Unstimmigkeiten oder Nachtragsforderungen kann der im Angebot beschriebene Leistungsumfang herangezogen werden, um Ansprüche zu klären. Zudem bietet das Angebot Anhaltspunkte für zukünftige Wartungsverträge und die Budgetplanung, da darin auch Garantiezeiten, Reaktionszeiten im Service und ähnliche Konditionen festgehalten sind.

Die Anlagenbeschreibung liefert einen umfassenden technischen Überblick über die Krananlage. Darin werden sämtliche Kenndaten und Besonderheiten der Anlage verständlich zusammengefasst – von der konstruktiven Ausführung über die Steuerung bis hin zu Schnittstellen der Krananlage (z. B. Anschlüsse an Stromversorgung oder Gebäudeleittechnik). Dieses Dokument wird typischerweise vom Hersteller oder vom TGA-Fachplaner erstellt und ist für das Facility Management äußerst wertvoll. Auf Grundlage der Anlagenbeschreibung können Wartungspläne erstellt werden, da alle relevanten Komponenten und Leistungsgrenzen bekannt sind. Ebenso ist sie die Basis für Gefährdungsbeurteilungen, da sie hilft, potenzielle Risiken im Betrieb der spezifischen Krananlage zu erkennen (etwa besondere Sicherheitseinrichtungen oder empfindliche Bauteile). Im Lebenszyklus dient die Anlagenbeschreibung als Nachschlagewerk: Bei Störungen oder Erweiterungen kann schnell nachvollzogen werden, welche technischen Spezifikationen vorliegen. Sie ist gemäß VDI 6026-1 fester Bestandteil der Dokumentation, die dem Betreiber bei Übergabe einer Anlage übergeben wird.

Das Anlagenbuch – oft auch Lebenslaufakte genannt – gewährleistet die lückenlose Nachvollziehbarkeit der Historie einer Krananlage. Hier werden alle Ereignisse und Maßnahmen festgehalten, die während des Lebenszyklus stattfinden: von der ersten Planung und Installation über Wartungen, Inspektionen, Reparaturen bis hin zu eventuellen Umbauten oder der Außerbetriebnahme. Für den Facility Manager ist das Anlagenbuch ein zentrales Werkzeug, um den Zustand und die Historie der Anlage jederzeit überblicken zu können. Bei der Planung von Instandsetzungen oder dem Austausch von Komponenten kann er anhand der Dokumentation nachvollziehen, welche Teile bereits erneuert wurden und wann regelmäßige Erneuerungen anstehen. Außerdem spielt das Anlagenbuch eine wichtige Rolle bei Audits und Prüfungen (z. B. durch die Berufsgenossenschaft oder Zertifizierer): Es dient als Beleg, dass der Betreiber alle Prüf- und Wartungspflichten erfüllt hat. Im Schadens- oder Versicherungsfall kann das lückenhaft geführte Anlagenbuch dazu beitragen, die Betriebssicherheit und ordnungsgemäße Wartung der Krananlage nachzuweisen. Idealerweise wird das Anlagenbuch digital in einem CAFM-System geführt, sodass alle Einträge aktuell, sicher archiviert und leicht auswertbar sind.

Ein detaillierter System- bzw. Schaltplan der Krananlage ist unverzichtbar für die Betriebssicherheit und Instandhaltung. Dieser Plan zeigt alle elektrischen und hydraulischen (falls vorhanden) Verbindungen, Steuerungen und Sicherheitsschaltungen der Anlage. Im Störungsfall können Techniker und Elektrofachkräfte nur mit Hilfe des Schaltplans effektiv und sicher Fehler lokalisieren. Beispielsweise lässt sich anhand des Plans nachvollziehen, welche Sicherung oder welcher Schaltkreis für eine bestimmte Funktion zuständig ist, was die Störungsdiagnose erheblich beschleunigt. Auch für geplante Änderungen oder Erweiterungen (z. B. der Anbau zusätzlicher Sensoren oder Schnittstellen) ist der Systemplan die Grundlage, um die Integration korrekt vorzunehmen. DIN EN 60204-1 verlangt, dass Maschinen wie Krananlagen mit einer vollständigen elektrischen Dokumentation ausgestattet sind. Für den Facility Manager bedeutet das, er muss sicherstellen, dass der aktuelle Systemplan jederzeit verfügbar ist und bei Änderungen der Anlage entsprechend aktualisiert wird. Bei Sicherheitsprüfungen (z. B. im Rahmen von DGUV-Vorschrift-3-Prüfungen) verlangen Prüfer oft Einsicht in Schaltpläne, um z. B. Not-Aus-Schaltungen oder Abschaltkreise nachzuvollziehen. Der Systemplan gehört daher in jede Anlagendokumentation und muss sorgfältig aufbewahrt und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.

Eine Ausnahmegenehmigung nach BetrSichV wird in der Regel nur dann benötigt, wenn die Einhaltung einer vorgeschriebenen Anforderung unverhältnismäßig aufwendig oder technisch nicht möglich ist, aber durch alternative Maßnahmen eine gleichwertige Sicherheit erreicht werden kann. Gemäß §3 Abs. 5 BetrSichV kann der Arbeitgeber in solchen Fällen beim zuständigen Aufsichtsamt (z. B. Gewerbeaufsichtsamt oder Amt für Arbeitsschutz) einen schriftlichen Antrag stellen. In diesem Antrag muss detailliert dargelegt werden, welche Vorschrift nicht eins zu eins erfüllt werden kann und weshalb (z. B. spezielle örtliche Verhältnisse oder innovative technische Lösungen). Wichtig ist, überzeugend darzustellen, welche Ersatzmaßnahmen ergriffen werden, um das Schutzniveau aufrechtzuerhalten – hierfür sind eine fundierte Gefährdungsbeurteilung und Risikoanalyse unerlässlich. Oft wird auch die Stellungnahme einer befähigten Person oder eines Sachverständigen beigefügt, um die Wirksamkeit der Alternativmaßnahmen zu untermauern. Sofern ein Betriebsrat vorhanden ist, sollte dieser dem Vorgehen zustimmen, da es die Arbeitsbedingungen der Beschäftigten betrifft. Der Facility Manager übernimmt dabei eine koordinierende Rolle: Er sammelt die nötigen Informationen, arbeitet gegebenenfalls mit Sicherheitsfachkräften und Sachverständigen zusammen und stellt sicher, dass der Antrag formal korrekt eingereicht wird. Bis zur behördlichen Genehmigung darf von der regulären Vorschrift nicht abgewichen werden. Wird die Ausnahmegenehmigung erteilt, muss der Facility Manager anschließend die Umsetzung der Auflagen und Bedingungen aus der Genehmigung überwachen und dokumentieren.

Prüfaufzeichnungen dokumentieren jede durchgeführte Sicherheitsprüfung an der Krananlage oder an den zugehörigen Arbeitsmitteln (wie Anschlagmittel, Lastaufnahmemittel etc.). Diese Prüfungen können wiederkehrende Prüfungen (z. B. jährliche UVV-Prüfungen nach DGUV-Vorschrift) oder außerordentliche Prüfungen nach Reparaturen sein. Entscheidend ist, dass gemäß BetrSichV alle Prüfergebnisse schriftlich festgehalten werden. Eine befähigte Person (nach TRBS 1203) trägt ein, was geprüft wurde, nach welcher Methode und mit welchem Ergebnis. Festgestellte Mängel müssen inklusive der getroffenen oder empfohlenen Maßnahmen zur Beseitigung vermerkt sein. Auch der Zeitpunkt der nächsten fälligen Prüfung wird häufig notiert, um die Einhaltung der Prüffristen sicherzustellen. Der Facility Manager muss Sorge tragen, dass diese Nachweise lückenlos geführt und sicher archiviert werden – mindestens über fünf Jahre, in der Praxis oft bis zur nächsten durchgeführten Prüfung oder länger. Bei Betriebsprüfungen durch die Aufsichtsbehörden oder die Berufsgenossenschaft dienen die Prüfaufzeichnungen als Beleg, dass der Betreiber seinen gesetzlichen Prüfpflichten nachgekommen ist. Können solche Nachweise im Ernstfall (z. B. nach einem Unfall) nicht vorgelegt werden, drohen rechtliche Konsequenzen. Darüber hinaus ermöglichen die gesammelten Prüfberichte dem Facility Management, Trends zu erkennen (z. B. wiederkehrende Mängel an bestimmten Bauteilen) und die Instandhaltungsstrategie entsprechend anzupassen.

Die Prüfprotokolle der elektrischen Komponenten belegen, dass sämtliche elektrischen Einrichtungen der Krananlage den geltenden Sicherheitsstandards entsprechen. In Deutschland sind Betreiber verpflichtet, elektrische Betriebsmittel und Anlagen regelmäßig gemäß DGUV Vorschrift 3 und den VDE-Normen (insbesondere VDE 0701/0702 für Geräteprüfungen) prüfen zu lassen. Ein Prüfprotokoll wird typischerweise von einer Elektrofachkraft nach einer Inbetriebnahme, Instandsetzung oder im Rahmen der wiederkehrenden Prüfung erstellt. Darin werden die wesentlichen Prüfschritte und Messwerte dokumentiert – etwa der Isolationswiderstand von Steuerleitungen, der Schutzleiterdurchgang oder die Auslösefunktion von Sicherheitseinrichtungen. Das Protokoll enthält neben den Messwerten auch eine Bewertung, ob die Messergebnisse innerhalb der zulässigen Grenzwerte liegen, und vermerkt ggf. Auflagen oder empfohlene Maßnahmen. Für den Facility Manager sind diese Dokumente wichtig, um die elektrische Betriebssicherheit nachzuweisen. Nach einer Reparatur an einer elektrischen Komponente (z. B. Austausch eines Hubmotors oder einer Steuerplatine) darf die Krananlage erst wieder regulär in Betrieb gehen, wenn das Prüfprotokoll bestätigt, dass keine elektrischen Mängel vorliegen. Die Ergebnisse der elektrischen Prüfungen werden ins Anlagenbuch übernommen, sodass im Nachhinein nachvollziehbar ist, wann und mit welchem Resultat die elektrische Sicherheit überprüft wurde. Diese Transparenz schützt den Betreiber im Haftungsfall und trägt dazu bei, elektrotechnische Risiken im laufenden Betrieb zu minimieren.

Die Ausschreibungszeichnungen bilden die Grundlage für die technische und wirtschaftliche Angebotsprüfung. Als Bestandteil der Ausschreibungsunterlagen (Leistungsverzeichnis mit Plänen gemäß VOB) gewährleisten sie eine transparente und vergleichbare Angebotsabgabe durch die Bieter und ermöglichen dem Auftraggeber eine fundierte Bewertung der Angebote. Sie ermöglichen den Vergleich von Anbietern und dienen im Facility Management der Dokumentation der Planungsvorgaben für spätere Leistungsanpassungen oder Erweiterungen. Dadurch bleibt der ursprünglich geplante Zustand der Krananlage stets nachvollziehbar. Bei Bedarf können Facility Manager anhand dieser Unterlagen geplante Änderungen überprüfen und sicherstellen, dass neue Anforderungen im Einklang mit den ursprünglichen Planungsannahmen umgesetzt werden. Eine klare und vollständige Ausschreibungszeichnung hilft zudem, Nachträge und Missverständnisse während der Bauausführung zu vermeiden, da alle wichtigen Parameter – von Traglasten bis zu Schnittstellen – bereits in der Planungsphase festgelegt und kommuniziert sind.

Ausführungspläne gewährleisten die transparente und prüfbare Darstellung der finalen technischen Lösung. Sie zeigen bis ins Detail, wie die Krananlage aufgebaut ist und ermöglichen es, die Ausführung mit den Planungsvorgaben abzugleichen. Diese Pläne sind Grundlage für die Montage und dienen der Fachbauleitung sowie Prüfern (z. B. Sachverständigen) als Referenz bei der Abnahme der Anlage. Für Facility Manager sind sie essenziell, um den Soll-Zustand der Anlage zu dokumentieren und Veränderungen im Lebenszyklus nachzuvollziehen. Insbesondere bei späteren Umbauten oder Nachrüstungen kann anhand der Ausführungspläne beurteilt werden, welche Veränderungen technisch machbar sind und wo bestehende Strukturen berücksichtigt werden müssen. Oft werden Ausführungspläne nach Abschluss der Bauphase zu Revisionsunterlagen (as-built-Dokumentation) fortgeschrieben, in denen eventuell abweichende Ausführungen vermerkt sind. Im Facility Management werden diese Unterlagen dauerhaft archiviert, um z. B. bei Wartungsarbeiten schnell Orientierungsmaße, Zugangswege oder die Position sicherheitsrelevanter Einrichtungen (Notabschalter, Anschlagpunkte etc.) einsehen zu können. Dadurch bleibt die technische Integrität der Anlage nachvollziehbar, und alle Beteiligten können sich bei Bedarf auf verbindliche Pläne stützen.

Das Benutzerhandbuch ist ein Pflichtdokument gemäß Produktsicherheitsgesetz (ProdSG) und Bestandteil der Abnahmeunterlagen nach VDI 6026-1. Es wird vom Hersteller oder Errichter der Krananlage bereitgestellt und enthält alle erforderlichen Angaben, damit der Betreiber die Anlage sicher und vorschriftsgemäß betreiben kann. Im Handbuch finden sich neben der technischen Beschreibung auch klare Anleitungen für den Betrieb, Hinweise zur Wartung und Informationen zur Fehlersuche. Facility Manager nutzen es zur Einweisung von Bedienpersonal, da die darin enthaltenen Sicherheitsvorschriften und Bedienhinweise die Grundlage für die Schulung der Kranführer und Wartungstechniker bilden. Weiterhin dient das Handbuch der Vorbereitung von Wartungsverträgen, indem es die vom Hersteller vorgegebenen Wartungsintervalle, Prüfpunkte und Ersatzteile auflistet, die in Verträgen mit Servicefirmen berücksichtigt werden müssen. Ebenso ist das Handbuch eine zentrale Informationsquelle für die Risikobewertung im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung: Alle potenziellen Gefahren, Restgefahren und Notfallmaßnahmen sind hier aufgeführt und können vom Facility Management in betriebliche Anweisungen nach BetrSichV §12 und ArbSchG §12 übernommen werden. Das Handbuch muss dauerhaft in der Nähe der Anlage verfügbar aufbewahrt werden – häufig in Papierform in einem gekennzeichneten Dokumentationsordner am Kranstandort – damit es im Bedarfsfall (z. B. bei Störungen oder einer Unterweisung) sofort zugänglich ist. Ein fehlendes oder unvollständiges Bedienhandbuch stellt nicht nur einen Rechtsverstoß dar, sondern erschwert auch den sicheren Betrieb der Krananlage erheblich.

Die Bestellung von Prüfberechtigten ist Teil der Betreiberpflicht. Der Arbeitgeber (Betreiber der Krananlage) muss schriftlich dokumentieren, welche Personen als zur Prüfung befähigte Personen nach BetrSichV bestellt wurden. Sie stellt sicher, dass Wiederkehrende Prüfungen (z. B. regelmäßige Lasttests, Funktionsprüfungen oder sicherheitstechnische Kontrollen) nur durch qualifiziertes Personal durchgeführt werden. In diesem Bestellschreiben wird festgehalten, welche Person für welche Prüfaufgaben befugt ist, einschließlich Angaben zu ihrer Qualifikation (etwa Ausbildung, Sachkundenachweise für Kranprüfungen, Berufserfahrung) und dem Geltungsbereich der Prüfungstätigkeit. Diese formale Beauftragung nach TRBS 1203 ist wichtig, um bei internen Audits oder behördlichen Kontrollen nachzuweisen, dass der Betreiber seiner Prüfpflicht nachkommt und kompetentes Personal eingesetzt hat. Für den Facility Manager bedeutet dies praktisch, eine aktuelle Liste aller bestellten Prüfer zu führen und sicherzustellen, dass deren Qualifikationen auf dem neuesten Stand sind. Sollte sich Personal ändern oder neue Krantypen hinzukommen, muss eine neue Bestellung erfolgen bzw. das Dokument aktualisiert werden. Bei externen Dienstleistern, die Prüfungen durchführen, wird die Befähigung in der Regel durch Zertifikate oder Anerkennungen belegt, die der Betreiber ebenfalls dokumentieren sollte. Insgesamt trägt dieses Dokument dazu bei, die Rechtssicherheit im Betrieb zu erhöhen, da im Schadensfall klar ersichtlich ist, dass Prüfungen sachgerecht durch befähigte Personen erfolgten.

Benutzerinformationen gewährleisten die sichere Nutzung und Integration der Krananlage in den Arbeitsprozess. Es handelt sich hierbei um Dokumente oder Abschnitte der Betriebsanleitung, die speziell die Sicherheits- und Gesundheitsaspekte abdecken. Der Hersteller der Krananlage erstellt diese Informationen auf Basis einer umfassenden Risikobeurteilung gemäß DIN EN ISO 12100. Darin werden alle relevanten Gefahren identifiziert, beurteilt und Maßnahmen zu deren Beherrschung beschrieben. Der Benutzer (Anwender der Maschine) erfährt in dieser Dokumentation, welche betriebsbedingten Grenzen einzuhalten sind (z. B. maximale Lasten, zulässige Umgebungsbedingungen, untersagte Betriebsweisen) und welche Schutzeinrichtungen vorhanden sind bzw. nicht umgangen werden dürfen. Zudem werden Restgefahren – also Restrisiken, die konstruktiv nicht vollständig eliminiert werden konnten – klar benannt, damit der Betreiber entsprechende Vorsichtsmaßnahmen treffen kann. Sie bilden die Grundlage für die Gefährdungsbeurteilung und Mitarbeiterunterweisung im Betrieb: Das Facility Management nutzt die Herstellerangaben, um innerbetriebliche Betriebsanweisungen zu erstellen (gemäß ArbSchG §12 und DGUV-Vorschriften), in denen auf die speziellen Gefahren der Krananlage hingewiesen wird und Verhaltensregeln für die Mitarbeiter festgelegt werden. Praktisch gehören zu den Benutzerinformationen auch sichtbare Hinweise an der Maschine selbst, wie Piktogramme, Warnschilder oder Hinweisschilder (z. B. Traglasttabellen am Kran, Warnhinweise auf Anfahrschutz), die im Dokument aufgeführt und erläutert sind. Durch die Benutzerinformation wird sichergestellt, dass die Krananlage nur bestimmungsgemäß und unter Einhaltung aller Schutzmaßnahmen betrieben wird, was eine Grundvoraussetzung für einen unfallfreien Betrieb ist.

Die Auslegungsdokumente dienen dem Nachweis der technischen Eignung, Leistungsfähigkeit und Betriebssicherheit der geplanten Krananlage. In den verschiedenen Planungsphasen (Entwurf, Ausführung, Vergabe) erstellt der TGA-Fachplaner detaillierte Berechnungen, um sicherzustellen, dass alle Komponenten und das Gesamtsystem den Anforderungen genügen. Dazu zählen statische Berechnungen der Tragkonstruktionen (z. B. Dimensionierung der Kranbahnträger, Befestigungen und Fundamente unter Berücksichtigung maximaler Lasten und dynamischer Kräfte) ebenso wie die Auslegung der Antriebe und der elektrischen Steuerung. Auch die Auswahl der Sicherheitsfaktoren und die Überprüfung der Materialfestigkeiten fließen in diese Berechnungen ein, um etwa Bruchsicherheit und Stabilität bei allen Betriebszuständen zu gewährleisten. Diese Berechnungsnachweise sind häufig bei der technischen Abnahme vorzulegen – beispielsweise muss ein Prüfsachverständiger oder die Bauaufsicht im Zuge der Abnahme einer größeren Krananlage die Statik und Konstruktion anhand der Berechnungen nachvollziehen können. Sie sind essenziell bei der technischen Abnahme, da sie belegen, dass die Anlage den einschlägigen Normen (wie z. B. DIN EN 13001 für Kranbemessung) entspricht. Im laufenden Facility Management dienen die Berechnungsunterlagen zur Bewertung von Modernisierungen oder Nutzungsänderungen. Möchte man etwa die Tragfähigkeit erhöhen, zusätzliche Lastaufnahmemittel anbauen oder die Nutzungshäufigkeit steigern, müssen die ursprünglichen Auslegungsannahmen geprüft und gegebenenfalls neue Berechnungen durchgeführt werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass auch nach Veränderungen die Betriebssicherheit nicht beeinträchtigt wird. Daher gilt: Änderungen oder Umbauten machen eine Aktualisierung der Auslegungsdokumentation notwendig, um weiterhin einen sicheren Betrieb zu gewährleisten und die Konformität mit den Normen und Vorschriften zu dokumentieren.

Diese Dokumentation ermöglicht eine wirtschaftliche und nachhaltige Bewertung der Krananlage über ihren Lebenszyklus. Bereits in der Planungsphase kann durch die Berechnung der Lebenszykluskosten (Life Cycle Costing) ermittelt werden, welche langfristigen finanzielle Auswirkungen die Investition in eine bestimmte Krananlage hat. Hierbei werden alle Kostenbestandteile berücksichtigt: Neben den Anschaffungskosten (CAPEX) fließen insbesondere die laufenden Betriebskosten (OPEX) in die Analyse ein, also Wartungs- und Instandhaltungskosten, Energiekosten für den Betrieb, benötigte Ersatzteile sowie Personalkosten für Bedienung und Instandhaltung. Ebenso werden zukünftige Aufwendungen wie mögliche Modernisierungskosten, Rückbau- und Entsorgungskosten am Ende der Nutzungsdauer und ein etwaiger Restwert der Anlage einkalkuliert. Die so ermittelte Kostentransparenz dient als Grundlage für Investitionsentscheidungen – zum Beispiel kann der Betreiber vergleichen, ob ein zunächst teureres Kransystem über die Gesamtnutzungsdauer eventuell kostengünstiger ist als eine billigere Alternative mit hohen Wartungskosten. HOAI §6 verpflichtet Planer zudem, Wirtschaftlichkeitsaspekte zu berücksichtigen, was eine Lebenszykluskostenbetrachtung einschließt. Facility Manager nutzen diese Berechnung zur Budgetplanung, indem sie bereits frühzeitig den Finanzbedarf für Wartung und Betrieb der Krananlage über die Jahre abschätzen. Auch bei der Vertragsgestaltung (z. B. Wartungsverträge oder Vollwartungsangebote) und der Nachhaltigkeitsbewertung (z. B. im Sinne von ressourcenschonendem Betrieb) liefert die Lebenszykluskostenanalyse wichtige Anhaltspunkte. Langfristig trägt dieser ganzheitliche Kostenansatz dazu bei, die finanzielle Kontrolle über die Anlage zu behalten und die Total Cost of Ownership transparent zu machen.

Diese Dokumentation sichert die aktuelle technische Integrität und Rechtssicherheit der Krananlage. Unter Bestandsaufnahme versteht man die vollständige Erfassung des Ist-Zustandes der Anlage nach Abschluss der Errichtung oder nach späteren Änderungen. Dazu gehören aktualisierte, grafische Darstellungen (Pläne, Schemazeichnungen, Übersichtszeichnungen) der Krananlage, in denen sämtliche Modifikationen eingezeichnet sind. Ebenso werden im Rahmen der Nachrechnung alle relevanten Berechnungen (z. B. Statik, Festigkeitsnachweise) auf den neuesten Stand gebracht, um die Tragfähigkeit und Sicherheit auch nach den Änderungen rechnerisch zu belegen. Gerade nach Umbauten oder Modernisierungen – etwa wenn die Kranbahn verlängert, die Hubkapazität erhöht oder neue Sicherheitskomponenten installiert wurden – ist eine solche Nachrechnung unerlässlich. Sie ist Grundlage für die weitere Instandhaltungsplanung, denn nur wenn die aktuellen Belastungsgrenzen und technischen Parameter bekannt sind, können Wartungsintervalle und Prüfpläne angepasst werden. Zudem verlangt die BetrSichV, dass bei technischen Veränderungen an Arbeitsmitteln die Gefährdungsbeurteilung fortgeschrieben und erforderliche Prüfungen durchgeführt werden – die hier dokumentierten Nachweise unterstützen den Betreiber dabei, diese Pflichten zu erfüllen. Alle Änderungen und die dazugehörigen Nachweise werden im Anlagenbuch der Krananlage dokumentiert. Dieses Anlagenbuch (oft in digitaler Form innerhalb eines CAFM- oder Instandhaltungssystems geführt) enthält eine lückenlose Historie der Anlage, einschließlich aller Prüfberichte, Wartungsprotokolle und technischen Änderungen. Im Falle einer behördlichen Überprüfung oder eines Unfalls kann so jederzeit nachvollzogen werden, welcher Zustand genehmigt und geprüft wurde. Für den Facility Manager bedeutet dies, die aktualisierten Unterlagen dauerhaft zu archivieren und bei Bedarf den zuständigen Stellen (z. B. Prüfern, Aufsichtsbehörden oder Versicherern) vorzulegen. Letztlich wird durch eine sorgfältige Bestandsdokumentation gewährleistet, dass die Krananlage über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg sicher betrieben und regelkonform instandgehalten wird.

Die Bestellung von Koordinatoren ist ein zentrales Element der organisatorischen Sicherheit im Betrieb von Krananlagen. Gemäß §13 BetrSichV und §8 ArbSchG sind Arbeitgeber verpflichtet, in Situationen mit mehreren gleichzeitig tätigen Unternehmen oder erhöhten Gefährdungen eine geeignete Person als Koordinator schriftlich zu bestellen. Dieser Koordinator übernimmt die sicherheitstechnische Überwachung und stimmt sämtliche Schutzmaßnahmen und Arbeitsabläufe zwischen allen beteiligten Parteien ab. Sofern Tätigkeiten mit Gefahrstoffen involviert sind, greift zusätzlich §15 GefStoffV mit vergleichbaren Vorgaben zur Koordination. Eine schriftliche Bestätigung der Bestellung ist aus Haftungsgründen erforderlich und sollte allen Beteiligten rechtzeitig bekannt gemacht werden, damit jeder weiß, wer weisungsbefugt ist und als Ansprechpartner für Sicherheitsfragen fungiert.

Durch die klare Dokumentation der verantwortlichen Person wird die Verantwortungsverteilung transparent geregelt, was die Zusammenarbeit zwischen Betreiber, Instandhaltungsteam und Fremdfirmen deutlich erleichtert. Gleichzeitig minimiert eine solche formale Bestellung das Haftungsrisiko für den Unternehmer, da Zuständigkeiten und Weisungsbefugnisse eindeutig festgelegt sind. Im Facility Management wird die Aktualität dieser Bestelldokumente regelmäßig überprüft – insbesondere bei Betreiberwechseln oder dem Start neuer Wartungsverträge – um sicherzustellen, dass jederzeit ein kompetenter Koordinator für die Krananlagen benannt ist. Bei Arbeitsschutz-Audits der Berufsgenossenschaft oder Aufsichtsbehörden dient das schriftliche Bestelldokument als wichtiger Nachweis dafür, dass der Betreiber seinen Pflichten zur Koordination nach BetrSichV und ArbSchG ordnungsgemäß nachkommt.

Betriebsanweisungen für Arbeitsmittel wie Krananlagen sind vom Arbeitgeber verpflichtend bereitzustellen, bevor Beschäftigte den Kran erstmals benutzen. Diese Anforderung ist in §12 der BetrSichV festgelegt und konkretisiert die allgemeine Pflicht aus dem ArbSchG, durch Unterweisung Arbeitsunfälle und Gesundheitsgefahren zu vermeiden. In der schriftlichen Betriebsanweisung werden die Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung für das jeweilige Gerät in verständlicher Form festgehalten – von typischen Gefahrenquellen über erforderliche Schutzmaßnahmen bis hin zu Verhaltensregeln im Stör- oder Notfall. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Bediener die spezifischen Risiken kennen und wissen, wie sie den Kran sicher zu betreiben haben.

Die Betriebsanweisung stützt sich auf die Herstellerangaben (z. B. aus der mitgelieferten Betriebsanleitung) und ergänzt diese um betriebs- und anlagenspezifische Hinweise des Betreibers. Sie stellt eine zentrale Informationsquelle am Arbeitsplatz dar – oft wird sie gut sichtbar an der Kransteuerung ausgehängt oder digital im CAFM-System hinterlegt. Zudem dient sie als Grundlage für die regelmäßige Unterweisung der Mitarbeiter. Wichtig ist, dass die Betriebsanweisung stets aktuell gehalten und bei sicherheitsrelevanten Änderungen der Arbeitsbedingungen unverzüglich angepasst wird. Im Rahmen der wiederkehrenden Sicherheitsunterweisungen (mindestens jährlich) wird auf den Inhalt der Betriebsanweisung Bezug genommen, um das Bewusstsein der Beschäftigten für die sicheren Arbeitsabläufe aufrechtzuerhalten.

Hersteller von Krananlagen sind verpflichtet, jedem Kran eine vollständige Betriebsanleitung gemäß DIN EN 12644-1 beizufügen. Diese Norm legt detailliert fest, wie die Informationen für die Nutzung und Prüfung eines Krans aufzubereiten sind – von der eindeutigen Identifikation des Krantyps und aller sicherheitsrelevanten Komponenten über Montage- und Bedienhinweise bis hin zu Wartungsplänen, Prüfvorschriften und Sicherheitskennzeichnungen (z. B. Lastdiagramme und Warnhinweise). Durch diese standardisierte Dokumentation wird sichergestellt, dass Bedien- und Instandhaltungspersonal alle Sicherheitsfunktionen, zulässigen Tragfähigkeiten und Betriebsgrenzen der Anlage verstehen. Die Betriebsanleitung ist eng verknüpft mit der CE-Kennzeichnung und der EG-Konformitätserklärung: Sie spiegelt die vom Hersteller eingehaltenen grundlegenden Sicherheits- und Gesundheitsanforderungen wider und muss alle Risiken und Schutzmaßnahmen gemäß Maschinenrichtlinie abdecken.

Aus Sicht des Facility Managements stellt diese Hersteller-Dokumentation einen integralen Bestandteil der technischen Anlagendokumentation dar (z. B. nach VDI 6026-1). In der Praxis wird sie in einem zentralen Dokumentationssystem verwaltet und regelmäßig aktualisiert. Bei Änderungen oder Erweiterungen an der Krananlage – etwa durch Umrüstungen, neue Anbauten oder Software-Updates der Steuerung – ist es unerlässlich, die Betriebsanleitung entsprechend zu überarbeiten oder durch Nachträge zu ergänzen. Nur so bleibt die Übereinstimmung zwischen dem realen Anlagenzustand und den Unterlagen gewahrt. Eine aktuelle und vollständige Betriebsanleitung ermöglicht es im Störfall oder bei Wartungsarbeiten, schnell die richtigen Informationen zur Hand zu haben, und sie dient bei behördlichen Prüfungen als Nachweis dafür, dass der Betreiber die technischen Unterlagen pflichtgemäß führt.

Jede technische Teilkomponente der Krananlage – etwa Antriebe, Hubwerke, Winden oder ähnliche Maschinen – unterliegt den Anforderungen der Maschinenrichtlinie 2006/42/EG (bzw. ab 2027 der Nachfolge-Verordnung (EU) 2023/1230). Für jede dieser Maschinen muss eine Betriebsanleitung vorliegen, die Aufbau, Funktion, sicheren Betrieb und Instandhaltung im Detail beschreibt. Diese Anleitungen enthalten in der Regel auch Angaben zur CE-Kennzeichnung und eine Konformitätserklärung des Herstellers. Darin werden die korrekte Montage, die vorgesehenen Betriebsbedingungen, Wartungs- und Inspektionsintervalle sowie alle integrierten Schutzeinrichtungen (z. B. Überlastsicherungen, Endschalter, Not-Stopp-Systeme) erläutert. Damit bilden sie die technische Grundlage, um Wartungsarbeiten fachgerecht durchzuführen und das Personal sicher zu schulen.

Im Facility Management werden die Betriebsanleitungen aller Maschinen sorgfältig in die Gesamtdokumentation der Krananlage eingebunden. Prüfpersonal – wie zur Prüfung befähigte Personen oder zugelassene Überwachungsstellen (ZÜS) – zieht diese Dokumente bei wiederkehrenden Prüfungen heran, um den vorschriftsmäßigen Zustand der Anlage zu beurteilen. Gleichzeitig achten Facility Manager darauf, dass die vorliegende Dokumentation stets mit der aktuellen Anlagenkonfiguration übereinstimmt. Wenn beispielsweise ein Antrieb ausgetauscht oder eine technische Änderung an der Krananlage durchgeführt wurde, müssen die entsprechenden neuen Unterlagen (aktualisierte Anleitungen, technische Datenblätter etc.) eingefügt und aufbewahrt werden. So wird gewährleistet, dass alle sicherheitsrelevanten Informationen vollständig und aktuell bleiben. Die lückenlose Maschinen-Dokumentation erleichtert nicht nur den Unterhalt der Krananlage, sondern dient im Ernstfall auch als Nachweis der Sorgfalt des Betreibers.

Die elektrischen Ausrüstungen von Krananlagen – von Steuerungsanlagen und Schaltschrank über die Antriebsmotoren bis hin zu den Endschaltern – unterliegen den Anforderungen der Niederspannungsrichtlinie 2014/35/EU, welche in Deutschland durch die 1. ProdSV umgesetzt ist. Der Hersteller muss daher für alle elektrischen Betriebsmittel eine Dokumentation bereitstellen, die die sicherheitsrelevanten Angaben umfasst. Dazu zählen detaillierte Schaltpläne, technische Kenndaten der Komponenten, Angaben zur Schutzklasse und Erdungsführung sowie Beschreibungen der getroffenen Schutzmaßnahmen gegen elektrischen Schlag (z. B. doppelte Isolierung, Schutzerdung, FI-Schutzschalter). Ebenfalls enthalten sind Hinweise zur korrekten Installation und Inbetriebnahme, damit bei Anschluss an das Stromnetz keine Gefährdungen entstehen. Notfallfunktionen wie die Auslösung der Not-Aus-Schalter und das Verhalten des Krans bei Stromausfall oder Kurzschluss werden ebenfalls beschrieben, sodass im Ernstfall schnell die richtigen Schritte unternommen werden können.

Im Facility Management sind diese Sicherheits- und Betriebsanweisungen der elektrischen Ausrüstung essenziell, um elektrische Risiken zu bewerten und die vorgeschriebenen Prüfungen fachgerecht durchzuführen. Besonders die regelmäßigen Überprüfungen nach DGUV Vorschrift 3 (UVV-Prüfungen für elektrische Anlagen und Betriebsmittel) stützen sich auf die Angaben dieser Dokumente. Eine Elektrofachkraft kann mithilfe der Unterlagen überprüfen, ob z. B. die Schutzerdung vorschriftsgemäß installiert ist, die Isolation aller Leitungen intakt ist und ob alle Sicherheitseinrichtungen (z. B. Not-Aus, Endschalter) ordnungsgemäß funktionieren. Zudem geben die einschlägigen VDE-Normen (wie DIN VDE 0100 und DIN EN 60204-32) klare Anforderungen an Prüfumfang und -intervalle vor. Eine vollständige und aktuelle Dokumentation der elektrischen Ausrüstung ermöglicht es dem Facility Manager, diese Vorgaben einzuhalten, Schulungen des Instandhaltungspersonals gezielt durchzuführen und im Prüffall alle notwendigen Informationen griffbereit zu haben. Damit wird sowohl die elektrische Sicherheit im Betrieb gewährleistet als auch die Rechtskonformität gegenüber Aufsichtsbehörden und Unfallversicherern.

Die interdisziplinäre Betriebsanweisung gemäß HOAI bildet die Grundlage für den übergeordneten Betrieb aller am Kran beteiligten technischen Systeme. Sie stellt sicher, dass die einzelnen Gewerke – insbesondere Kran-, Elektro- und Steuerungstechnik – reibungslos und sicher miteinander interagieren. Im Kern fasst dieses Dokument sämtliche sicherheitsrelevanten und betrieblichen Vorgaben der beteiligten Fachdisziplinen zusammen. Es dokumentiert die Systemstruktur der Krananlage (vom mechanischen Aufbau über die Steuerung bis zur Energieversorgung) und definiert klare Verantwortlichkeiten: So ist beispielsweise festgelegt, welche Fachfirma oder Abteilung bei einem Steuerungsproblem einzuschalten ist und wer die elektrische Versorgung sicherstellt.

Für Facility Manager ist diese interdisziplinäre Betriebsanweisung ein entscheidendes Steuerungsinstrument. Sie ermöglicht es, die zukünftigen Betriebsabläufe der Krananlage ganzheitlich zu verstehen und Schnittstellen zwischen Gewerken im Betrieb zu koordinieren. Durch die darin enthaltenen Vorgaben zu Instandhaltung und Dokumentation kann der Facility Manager frühzeitig Wartungsverträge planen und den regelmäßigen Service aller beteiligten Komponenten sicherstellen. Gleichzeitig minimiert das Vorhandensein klarer Regelungen die Haftungsrisiken bei Schnittstellenproblemen – etwa wenn unklar sein könnte, ob eine Störung an der Kransteuerung vom Elektro- oder vom Kranservice zu beheben ist. Die Betriebsanweisung dient ferner als Übergabedokument bei der Inbetriebnahme: Sie wird in Leistungsphase 9 der HOAI im Zuge der Objektbetreuung erstellt und ins Gebäudebetriebshandbuch integriert. Damit liegt ein umfassendes Referenzdokument vor, das alle Beteiligten – Planer, Betreiber und Wartungspersonal – auf einen gemeinsamen Wissensstand bringt und als Nachschlagewerk für den sicheren, effizienten Betrieb der Krananlage dient.

Die Betriebsanweisung für Arbeitsmittel (hier konkret für Krananlagen) dient als zentrales Sicherheitsinstrument im betrieblichen Arbeitsschutz. Sie richtet sich direkt an die Beschäftigten, die den Kran bedienen oder in seinem Umfeld arbeiten, und übersetzt die Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung in klare Verhaltensregeln. Dabei werden die spezifischen Gefahren im Umgang mit der Krananlage – zum Beispiel Quetsch- und Stoßgefahren, Lastabsturz oder elektrischer Schlag – benannt und den entsprechenden Schutzmaßnahmen gegenübergestellt. Ebenso definiert die Betriebsanweisung detaillierte Bedienungsregeln: Wer darf den Kran bedienen, welche PSA (z. B. Helm, Sicherheitsschuhe, ggf. Anschlagmittel-Sicherheitsgeschirr) ist zu tragen, und welche Sicherheitsabstände sind einzuhalten.

Ein weiterer wichtiger Bestandteil sind Anweisungen zum Verhalten bei Störungen oder Notfällen. Das umfasst z. B. das sichere Absenken einer hängenden Last bei Stromausfall, das sofortige Stillsetzen des Krans bei technischen Problemen oder das Melden von Störfällen an Vorgesetzte. Darüber hinaus muss die Betriebsanweisung Informationen zur Unterweisung der Mitarbeiter enthalten – üblicherweise in Form eines Unterweisungsnachweises oder einer Unterschriftsliste, in der die geschulten Mitarbeiter regelmäßig ihre Teilnahme an Sicherheitsunterweisungen bestätigen.

Rechtlich fußt diese Pflicht auf § 12 BetrSichV und §§ 4–6 ArbSchG, wonach Arbeitgeber ihre Mitarbeiter vor Aufnahme der Tätigkeit und danach mindestens einmal jährlich sicherheitstechnisch unterweisen müssen. Die DGUV Information 205-001 gibt hierfür einen Standardaufbau der Betriebsanweisung vor (Gefahren, Maßnahmen, Verhalten, Erste Hilfe etc.) und empfiehlt eine regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Inhalte. Bei technischen Änderungen am Kran, veränderten Arbeitsabläufen oder Personalwechseln ist die Betriebsanweisung unverzüglich anzupassen, damit sie stets den aktuellen Gegebenheiten entspricht.

In der Praxis sorgt der Facility Manager gemeinsam mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit dafür, dass diese Betriebsanweisung erstellt, bekannt gemacht und aktuell gehalten wird. Sie wird an jedem relevanten Arbeitsplatz ausgehängt (z. B. in der Kranführer-Kabine oder am Bedienerstand) oder über digitale Informationssysteme den Beschäftigten leicht zugänglich gemacht. Der Facility Manager nutzt dabei oft ein CAFM-System, um Versionsstände zu dokumentieren und sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden stets Zugang zur gültigen Fassung haben. Bei Audits oder behördlichen Kontrollen (beispielsweise durch die Berufsgenossenschaft oder das Gewerbeaufsichtsamt) dient die lückenlose Dokumentation der Unterweisungen und die aktuelle Betriebsanweisung als Nachweis, dass der Betreiber seinen Arbeitsschutzpflichten nachkommt.

Das Betriebsbuch (oder Betriebsjournal) der Krananlage ist das zentrale Dokumentationsinstrument im technischen Facility Management. Es enthält chronologisch alle wichtigen Aufzeichnungen über den Betrieb und Lebenszyklus des Krans – von der Inbetriebnahme über Wartungen und Prüfungen bis hin zu Störungen, Reparaturen und etwaigen Modernisierungen. Durch diese lückenlose Dokumentation wird eine Nachverfolgbarkeit aller Maßnahmen gewährleistet, was in mehrfacher Hinsicht bedeutend ist.

Erstens erfüllt das Betriebsbuch eine rechtliche Nachweispflicht. Gemäß § 14 BetrSichV sind Arbeitgeber verpflichtet, die Ergebnisse von Prüfungen von Arbeitsmitteln aufzuzeichnen. Im Betriebsbuch werden daher alle vorgeschriebenen Prüfungen – beispielsweise die erstmalige Abnahmeprüfung vor Inbetriebnahme, die jährlichen wiederkehrenden Prüfungen (UVV-Prüfungen nach DGUV-V 52) sowie außerordentliche Prüfungen nach Änderungen oder Unfällen – mit Datum, Umfang, Befund und Name der befähigten Person bzw. des Sachverständigen dokumentiert. Diese Einträge dienen als rechtsgültiger Nachweis dafür, dass der Betreiber seinen Prüf- und Instandhaltungspflichten nachgekommen ist. Sollte es zu einem Unfall oder Schaden kommen, kann das lückenhaft geführte Betriebsbuch entscheidend dazu beitragen, die Haftung des Betreibers zu begrenzen, da es die ordnungsgemäße Wartung und Prüfung belegt. Umgekehrt würde ein fehlendes oder unvollständiges Betriebsjournal im Schadensfall als Organisationsverschulden gewertet werden können.

Zweitens hat das Betriebsbuch eine wichtige praktische Funktion im täglichen Betrieb und der Instandhaltung. Es führt alle Betriebsstunden und Nutzungszeiten auf, was für die Planung von Wartungsintervallen (z. B. Schmierung nach einer bestimmten Stundenzahl, Austausch von Seilen nach bestimmten Lastspielen) relevant ist. Ebenso werden alle Wartungsarbeiten und Inspektionen eingetragen – idealerweise mit Verweis auf detaillierte Prüfprotokolle, die dem Betriebsbuch beigefügt oder digital verlinkt sind. Festgestellte Mängel am Kran, etwa Risse in Tragwerken oder Verschleiß an Bremsen, werden dokumentiert, ebenso die Mängelbeseitigung mit Datum und verantwortlicher Person oder Firma. Jedes unerwartete Ereignis wie eine Störung im Betriebsablauf oder gar ein Unfall wird vermerkt, inklusive der getroffenen Maßnahmen (z. B. Notabschaltung, Reparatur, Unterrichtung der Behörde). Des Weiteren hält das Betriebsjournal alle technischen Änderungen fest – beispielsweise den Tausch einer Kransteuerung, Nachrüstungen von Sicherheitseinrichtungen oder eine Kapazitätserweiterung – und dokumentiert die abschließende Freigabe solcher Änderungen durch einen Sachverständigen, falls erforderlich.

Für den Facility Manager ist das Betriebsbuch ein unverzichtbares Werkzeug für das Wartungsmanagement. Es ermöglicht einen schnellen Überblick über den Zustand und die Historie der Anlage. Wiederkehrende Probleme lassen sich anhand der Aufzeichnungen erkennen (z. B. häufige Störungen eines bestimmten Antriebs), was die Planung von präventiven Instandhaltungsmaßnahmen oder Modernisierungen erleichtert. Moderne CAFM-Systeme bieten meist Module für ein digitales Betriebsjournal, in dem Wartungsarbeiten automatisch erfasst und Erinnerungen für Prüftermine generiert werden. Dennoch verlangen viele Prüfverordnungen (und Prüfer) weiterhin eine schriftliche Dokumentation: Oft wird daher parallel ein physisches Prüfbuch im Technikraum oder in der Kranführerkanzel geführt, in das Prüfer händisch ihre Einträge vornehmen. Wichtig ist, dass das Betriebsbuch stets aktuell und vollständig ist, da es bei Audits oder Kontrollen jederzeit vorgelegt werden muss. Es fungiert letztlich als „Gedächtnis“ der Krananlage und als Sicherheitspuffer für den Betreiber: Alle durchgeführten Maßnahmen sind schwarz auf weiß festgehalten, was Transparenz schafft und Vertrauen bei Aufsichtsbehörden und Versicherungen fördert.

Die Betriebskostenberechnung einer Krananlage ist ein wesentliches Element der Wirtschaftlichkeitsplanung im Facility Management. Bereits während der Planungsphase – gemäß HOAI § 55 für die Technische Ausrüstung – werden die voraussichtlichen Nutzungskosten des Krans ermittelt, um fundierte Entscheidungen bei Auswahl und Ausführung der Anlage treffen zu können. Diese Prognose umfasst alle laufenden Kosten, die im Lebenszyklus der Krananlage anfallen werden. Dazu zählen insbesondere die Energiekosten (z. B. Stromverbrauch des Kranmotors und der Steuerung, ggf. Heizkosten für Hydrauliköle bei Außeneinsatz), die Wartungs- und Prüfkosten (regelmäßige Inspektionen, UVV-Prüfungen, vorbeugende Instandhaltung), die Personalkosten (Kranführer, Einweiser oder Anschläger, Anteil an Betriebspersonal für Wartung) sowie die Kosten für Betriebsmittel (Schmierstoffe, Ersatzseile, Bremsbeläge, etc.). Ebenso werden Rückstellungen oder Ansätze für Ersatzteile und Modernisierung berücksichtigt – etwa der Austausch des Steuerungssystems nach einer gewissen Nutzungsdauer oder die Modernisierung zur Effizienzsteigerung.

Die Berechnung stützt sich auf Normen wie DIN 18960, welche eine einheitliche Gliederung der Nutzungskosten definiert, und VDI 2067, die Methoden zur Berechnung von Lebenszykluskosten gebäudetechnischer Anlagen bereitstellt (z. B. Barwertmethoden, Vergleichskalkulationen für verschiedene Varianten). So wird sichergestellt, dass die prognostizierten Kosten realistisch und mit anderen Projekten vergleichbar sind. In vielen Fällen erstellt der TGA-Fachplaner diese Berechnung in Leistungsphase 2–3 (Vor- und Entwurfsplanung) als Nutzungskostenschätzung und konkretisiert sie in Leistungsphase 7–8 (Ausführungsplanung/Vergabe) weiter. Der Facility Manager wirkt hierbei oft mit, indem er praxisrelevante Annahmen einbringt (z. B. übliche Wartungsverträge, aktuelle Energietarife, Erfahrungswerte aus ähnlichen Objekten).

Im späteren Betrieb dient die Betriebskostenberechnung dem Facility Management als Benchmark und Planungswerkzeug. Die im Voraus kalkulierten Werte werden im Kostencontrolling regelmäßig mit den tatsächlich angefallenen Kosten verglichen. So lassen sich Abweichungen frühzeitig erkennen – zum Beispiel, wenn der reale Energieverbrauch deutlich höher ist als prognostiziert, kann das auf einen ineffizienten Betrieb hinweisen, der Optimierungsmaßnahmen erfordert. Ebenso unterstützt die Dokumentation der erwarteten Kosten bei der Budgetierung: Der Betreiber weiß bereits vor Inbetriebnahme, mit welchem jährlichen Finanzbedarf für den Kran zu rechnen ist, und kann entsprechende Mittel einplanen. Bei Ausschreibungen für Wartungsdienstleistungen oder Energielieferungen werden die prognostizierten Mengengerüste und Kostenansätze verwendet, um Angebote zu bewerten und Verträge abzuschließen, die den langfristigen Betriebskostenrahmen einhalten.

Zusammenfassend stellt die Betriebskostenberechnung sicher, dass die Wirtschaftlichkeit der Krananlage von Anfang an berücksichtigt wird. Für den Facility Manager ist sie die Grundlage, um die Lebenszykluskosten der Anlage im Blick zu behalten und strategische Entscheidungen – etwa die Auswahl eines kranbegleitenden Servicevertrags oder die Planung von Modernisierungen – faktenbasiert zu treffen. Im Zusammenspiel mit den anderen Dokumenten (Betriebsanweisungen, Betriebsbuch etc.) komplettiert sie die Gesamtdokumentation der Krananlage, indem sie den finanziellen Aspekt des Anlagenbetriebs transparent darstellt und somit zur ganzheitlichen Verwaltung im Sinne des Life-Cycle-Managements beiträgt.

Die Brandschutzmatrix ist das zentrale Dokument zur Darstellung der automatischen Steuerungsabläufe im Brandfall. Sie verknüpft Krananlagen mit Rauchabzugssystemen, Energieabschaltungen (Not-Aus) und Brandmeldeeinrichtungen. In Sonderbauten (z. B. Hochregallager) ist eine solche Matrix gemäß VDI 3819 Blatt 3 verpflichtend und wird vom Prüfingenieur für Brandschutz bei der Bauabnahme geprüft. Die Matrix enthält für jedes Brandszenario die auszulösenden Aktionen – beispielsweise das selbsttätige Verfahren des Krans in eine Parkposition, das Abschalten der Kransteuerung oder das Entriegeln von Fluchttüren. Eine regelmäßige Funktionsprüfung (Wirkprinzipprüfung) dokumentiert, dass alle definierten Steuerungsabläufe im Brandfall wie vorgesehen funktionieren. Für das Facility Management dient die Brandschutzmatrix später als Grundlage für wiederkehrende Brandfalltests und für Wartungskonzepte, da sie alle sicherheitsrelevanten Schnittstellen transparent macht. Dieses Dokument ist somit unerlässlich, um die brandschutztechnische Sicherheit der Krananlage im Gebäude zu gewährleisten und gegenüber Behörden und Versicherern nachzuweisen.

In der Leistungsphase 5 (Ausführungsplanung) werden die Planungsunterlagen auf den tatsächlichen Bauzustand konkretisiert. Die Darstellungen der Lösung – typischerweise detaillierte Ausführungspläne – stellen sicher, dass die Krananlage kollisionsfrei in die bauliche Umgebung integriert wird, alle Anschlüsse und Schnittstellen korrekt vorgesehen sind und der spätere Betrieb sicher erfolgen kann. So werden in Grundrissen und Schnitten die genaue Position der Kranbahnen, Trägerbefestigungen und Antriebe dargestellt, einschließlich der erforderlichen Sicherheitsabstände (z. B. zu Laufstegen, Regalanlagen oder Deckenkonstruktionen). Auch Montagewege und Wartungszugänge sind eingezeichnet, um bereits in der Planungsphase die Zugänglichkeit für Instandhaltungsarbeiten zu gewährleisten. Ein wichtiger Aspekt ist die Abstimmung mit der Tragwerksplanung und Architektur: Die Ausführungsunterlagen bestätigen, dass die Krananlage statisch und baulich eingeordnet ist (Tragfähigkeit der Aufhängungspunkte, Durchbrüche, Befestigungen) und in Einklang mit anderen Gewerken steht. Für die Fachbauleitung und Montagefirmen dienen diese Pläne als verbindliche Grundlage auf der Baustelle. Gleichzeitig bilden sie für den Facility Manager die Basis für spätere Bestandspläne und Inspektionsunterlagen – nach Projektabschluss werden die Ausführungspläne in der Regel als Revisionsunterlagen in die Anlagendokumentation übernommen. Damit sind die Darstellungen der Lösung ein zentrales Element der Projektdokumentation, um einen reibungslosen Bauablauf und den sicheren Betrieb der Krananlage zu ermöglichen.

Die Lösungsbeschreibung gemäß HOAI Leistungsphase 7 fasst alle relevanten technischen Spezifikationen der geplanten Krananlage zusammen, die für die Ausschreibung erforderlich sind. In diesem Dokument beschreibt der Fachplaner in präziser Form das Funktionsprinzip der Krananlage (z. B. Portalkran, Brückenkran oder Säulenschwenkkran) und definiert die geforderten Leistungsdaten – etwa maximale Traglast, Hubhöhe, Spannweite, Fahrgeschwindigkeit und Steuerungsart. Darüber hinaus werden die Schnittstellen zu anderen Gewerken beschrieben, damit Bieter wissen, welche Anschlüsse oder Vorleistungen (z. B. Stromanschlüsse, Steuerverkabelung zur Gebäudeleittechnik oder bauliche Befestigungen) bereitgestellt werden müssen. Wichtige Bestandteile sind auch Anforderungen an die Wartung und Ersatzteile: Die Lösungsbeschreibung kann z. B. vorschreiben, dass der Lieferant ein Ersatzteilpaket für die ersten Betriebsjahre mitliefert oder Angaben zur Verfügbarkeit von Servicepersonal macht. Ebenso werden Prüfvorgaben und Inbetriebnahmebedingungen festgelegt, wie etwa die Pflicht zu einer Abnahmeprüfung durch einen Sachverständigen oder einem Probebetrieb.

Diese Lösungsbeschreibung ist ein verbindlicher Bestandteil der Ausschreibungs- und Vergabeunterlagen. Sie dient der Angebotserstellung und -bewertung, indem alle Bieter die gleichen technischen Grundlagen haben. Dadurch werden vergleichbare Angebote sichergestellt und Missverständnisse vermieden. Nach der Vergabe wird die Lösungsbeschreibung Teil des Vertrags mit dem Auftragnehmer (technische Leistungsbeschreibung). Im Projektverlauf und bei der Nachtragsprüfung (Claim-Management) kann auf dieses Dokument zurückgegriffen werden, um zu beurteilen, ob zusätzliche Forderungen des Auftragnehmers durch die ursprüngliche Leistungsbeschreibung abgedeckt waren oder nicht. Aus Sicht des Facility Managements ist die Lösungsbeschreibung später wertvoll, um die gelieferten Anlagendaten mit den geplanten zu vergleichen und für Betriebskostenanalysen oder Optimierungen heranzuziehen. Sie gibt dem Betreiber einen vollständigen Überblick über die technischen Eigenschaften der Krananlage, wie sie zum Zeitpunkt der Beschaffung vorgesehen waren, und bildet somit eine Referenz für den gesamten Lebenszyklus der Anlage.

Diese Dokumentation gewährleistet, dass Krananlagen nicht nur sicher, sondern auch wirtschaftlich und nachhaltig betrieben werden. Bereits in der Planungsphase (oft im Rahmen der HOAI-Vorgaben zur Wirtschaftlichkeitsberechnung) werden technische Lösungen datenbasiert bewertet: So kann der Fachplaner beispielsweise den Energiebedarf verschiedener Antriebsarten oder Steuerungssysteme analysieren und das Wartungsaufkommen über den Lebenszyklus prognostizieren. Mittels Simulation von Lastzyklen und Betriebsszenarien (z. B. durchschnittliche Auslastung pro Tag, Lastkollektive, Bewegungsprofile) lassen sich kritische Beanspruchungen erkennen und die Auslegung der Krananlage optimieren. Die Ergebnisdokumentation hält fest, welche Optimierungsvorschläge erarbeitet wurden – etwa der Einsatz frequenzgeregelter Antriebe zur Energieeinsparung, ein regeneratives Bremssystem zur Rückspeisung von Energie oder organisatorische Maßnahmen zur Minimierung von Stillstandszeiten (z. B. durch vorausschauende Wartung). Ebenso fließen Erkenntnisse aus Normen wie DIN 31051 (Grundlagen der Instandhaltung) und VDI 2890 (Methodik zur Erstellung von Wartungs- und Inspektionsplänen) ein, um einen effizienten Instandhaltungsprozess zu gestalten.

Der Nutzen dieser Analysen zeigt sich sowohl bei der Auswahl der optimalen technischen Lösung als auch im späteren Betrieb: Für den Betreiber bzw. Facility Manager dienen die Erkenntnisse als Grundlage für Lebenszykluskosten-Betrachtungen und ESG-Nachweise (Environmental, Social, Governance) im Sinne der Nachhaltigkeit. So kann die Dokumentation z. B. nachweisen, welche Maßnahmen ergriffen wurden, um den Energieverbrauch zu senken oder den Verschleiß zu reduzieren, was in Nachhaltigkeitsberichten positiv bewertet wird. Insbesondere bei Modernisierungen von Bestandsanlagen werden solche Analysen erneut durchgeführt, um Verbesserungen gegenüber dem Altzustand zu belegen. Insgesamt schafft diese Dokumentation Transparenz über die Leistungsfähigkeit und Effizienz der Krananlage und unterstützt Entscheidungen für einen langfristig optimierten Betrieb.

Die DIN EN 13460 definiert den Standardaufbau von Wartungsunterlagen und stellt sicher, dass für technische Anlagen – einschließlich Krananlagen – eine einheitliche Dokumentation der Instandhaltung vorliegt. Typischerweise liefert der Hersteller einer Krananlage dem Betreiber eine ausführliche Wartungsdokumentation mit. Darin enthalten sind unter anderem die vom Hersteller vorgegebenen Wartungsintervalle (z. B. tägliche Sichtprüfungen, monatliche Funktionsprüfungen, jährliche Hauptinspektionen) und der Umfang der jeweiligen Prüf- und Wartungsarbeiten. Es werden alle relevanten Ersatz- und Verschleißteile aufgelistet, inklusive Angaben zu Schmierstoffen, Hydraulikölen oder Seilen, die regelmäßig kontrolliert und ausgetauscht werden müssen. Weiterhin legt die Dokumentation fest, welche Qualifikationen das Wartungspersonal haben muss und wie die Verantwortlichkeiten verteilt sind (etwa welche Aufgaben durch eine Fachfirma oder befähigte Person auszuführen sind und welche der Betreiber selbst übernehmen kann). Wichtige Bestandteile sind Wartungs-Checklisten sowie Formblätter zur Dokumentation jeder durchgeführten Wartung. In der Regel wird auch eine Freigabe bzw. Unterschrift durch eine verantwortliche technische Fachkraft vorgesehen, um die ordnungsgemäße Durchführung jeder Wartungseinheit zu bestätigen.

Für den Betreiber ist diese Wartungsdokumentation das Rückgrat der sicheren Betriebsführung. Gemäß BetrSichV §10 ist der Arbeitgeber verpflichtet, Arbeitsmittel durch Instandhaltung in einem sicheren Zustand zu erhalten – die Wartungsdokumente geben vor, wie das zu erfolgen hat. Bei den vorgeschriebenen wiederkehrenden Prüfungen (z. B. Jahresinspektionen nach DGUV Vorschrift 52) muss die vollständige Wartungshistorie vorgelegt werden. Alle Prüfergebnisse und Wartungsarbeiten werden in einem Prüfbuch oder Anlagenlogbuch festgehalten, das zu jeder Krananlage geführt wird. Dieses Prüfbuch dient als Nachweis gegenüber Behörden und der Berufsgenossenschaft, dass die Krananlage regelmäßig und fachgerecht geprüft wurde. Die Wartungsdokumentation bildet auch die Grundlage für moderne Computerized Maintenance Management Systeme (CMMS) oder CAFM-Systeme im Facility Management: Die in den Dokumenten enthaltenen Intervalle und Prüfpunkte können dort hinterlegt werden, um automatische Wartungsplanung, -verfolgung und Berichtswesen zu ermöglichen. Insgesamt trägt eine lückenlose und aktuelle Wartungsdokumentation wesentlich dazu bei, Ausfallzeiten zu reduzieren, die Lebensdauer der Krananlage zu verlängern und die Betriebssicherheit jederzeit nachweisbar zu gewährleisten.

Diese Dokumentation stellt sicher, dass alle Wärmedämm- und Brandschutzmaßnahmen im Zusammenhang mit der Krananlage normgerecht und dauerhaft ausgeführt wurden. Oftmals sind in Gebäuden mit Krananlagen auch zugehörige technische Anlagen (Leitungen, Steuerungsanlagen, Trägerelemente) vorhanden, die gegen Wärmeverluste gedämmt und/oder gegen Feuer geschützt werden müssen. Der Ausführungsnachweis umfasst daher zum einen die Dokumentation der verwendeten Materialien: Es werden die Produktdatenblätter und Zulassungen der Dämmstoffe und Brandschutzmaterialien aufgeführt, um zu belegen, dass nur geprüfte und zugelassene Produkte (z. B. Brandschutzbeschichtungen, Brandschutzmörtel, feuerbeständige Verkleidungen) verbaut wurden. Zum anderen enthält das Dokument Montageprotokolle, aus denen hervorgeht, wann und durch wen die Dämm- und Brandschutzarbeiten durchgeführt wurden, und welche Feuerwiderstandsklassen erreicht wurden (z. B. EI30, EI90 für Abschottungen). Prüfberichte und Abnahmeprotokolle – etwa von einem Brandschutzsachverständigen – werden ebenfalls beigefügt, um die korrekte Ausführung zu bestätigen.

Wichtig ist auch die Dokumentation der Schnittstellen zu anderen Gewerken: Beispielsweise, wenn Kabel- oder Rohrdurchführungen in Wänden in der Nähe der Kranbahn brandgeschützt ausgeführt wurden (Brandschutzabschottungen), muss verzeichnet sein, wie diese an die Krananlage angrenzen und dass keine Lücken in der Brandabschottung entstehen. Solche Informationen sind Teil des Brandschutzkonzepts des Gebäudes und werden bei der bauaufsichtlichen Abnahme benötigt. Für das Facility Management sind diese Unterlagen später von großer Bedeutung: Instandhaltungs- und Prüfpläne für den Brandschutz (z. B. jährliche Kontrolle aller Brandschutzklappen und Abschottungen gemäß VDI 3819) greifen auf diese Dokumentation zurück, um genau zu wissen, wo welche Brandschutzmaßnahme verbaut wurde und welche Eigenschaften sie hat. Bei Umbauten oder Nachrüstungen kann anhand dieser Dokumentation geprüft werden, welche Materialien wieder zu verwenden oder zu ersetzen sind. Insgesamt gewährleistet die Dokumentation der Dämm- und Brandschutzarbeiten, dass der gebäudetechnische Brandschutz im Bereich der Krananlage lückenlos nachgewiesen ist – ein wesentlicher Aspekt für die Sicherheit und Versicherungsschutz des Betriebs.

Die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) erlaubt unter bestimmten Voraussetzungen ein vereinfachtes Verfahren für die Gefährdungsbeurteilung und Überwachung von Arbeitsmitteln wie Kranen. Voraussetzung hierfür ist, dass das Arbeitsmittel den aktuellen Sicherheitsanforderungen entspricht – insbesondere den geltenden europäischen Richtlinien (z. B. Maschinenrichtlinie mit CE-Kennzeichnung) – und ordnungsgemäß verwendet, instand gehalten und geprüft wird. Die Dokumentation der Anforderungen für das vereinfachte Verfahren dient dazu, gegenüber Dritten (Aufsichtsbehörden, Auditoren) transparent zu machen, dass diese Bedingungen erfüllt sind und daher keine weitergehenden aufwändigen Analysen oder Prüfroutinen notwendig sind.

In diesem Nachweisdokument wird zunächst das betreffende Arbeitsmittel (hier die Krananlage) beschrieben, inklusive Bauart, Hersteller, Baujahr und Konformitätserklärungen. Anschließend wird die durchgeführte Gefährdungsbeurteilung in kurzer Form dargestellt: Sie bestätigt, dass bei Einhaltung der Herstellerangaben und der allgemeinen Regeln der Technik das Risiko als gering einzustufen ist. Darauf aufbauend werden die vorgesehenen Prüf- und Kontrollmaßnahmen aufgelistet – zum Beispiel regelmäßige Sichtkontrollen durch unterwiesenes Personal, turnusmäßige Wartungen gemäß Herstellerempfehlung und die gesetzlich vorgeschriebenen Hauptprüfungen (Jahresprüfungen) durch befähigte Personen. Auch Verantwortlichkeiten und Prüffristen werden definiert, etwa welcher Mitarbeiter oder externer Dienstleister die Überprüfungen durchführt und in welchen Intervallen (z. B. wöchentliche visuelle Kontrolle durch den Betreiber, jährliche Prüfung durch Sachkundige).

Durch diese strukturierte Übersicht werden alle Anforderungen des vereinfachten Verfahrens dokumentiert. Praktisch ermöglicht das vereinfachte Verfahren dem Arbeitgeber eine Entlastung bei der Prüfung von Arbeitsmitteln mit geringem Gefährdungspotenzial, da – vorbehaltlich der oben genannten Kriterien – auf umfassendere besondere Prüfkonzepte verzichtet werden kann. Das Dokument dient dabei als Audit-Nachweis: Sollte beispielsweise ein Unfall passieren oder eine Kontrolle stattfinden, kann der Betreiber nachweisen, dass er sich im Rahmen des gesetzlich Zulässigen bewegt und alle notwendigen Vorkehrungen getroffen hat. Letztlich trägt diese Dokumentation dazu bei, den Spagat zwischen Sicherheit und Wirtschaftlichkeit zu schaffen: Standardisierte, sichere Krananlagen werden mit vertretbarem Aufwand überwacht, ohne die Rechtssicherheit zu gefährden.

Ein Bautagebuch für die Krananlage dokumentiert detailliert den Ablauf der Bau- und Montagearbeiten im Gewerk TGA (Technische Gebäudeausrüstung). Täglich oder wöchentlich werden Tagesberichte erstellt, in denen alle relevanten Ereignisse festgehalten sind: Dazu gehören die ausgeführten Arbeiten (z. B. Montage der Kranbahn, Installation der Stromzuführung), die Anzahl und Qualifikation des eingesetzten Personals, die Witterungsbedingungen (wichtig z. B. bei Arbeiten im Freien oder in Rohbauten) sowie besondere Vorkommnisse. Abweichungen vom Plan, Behinderungen oder Bauverzögerungen werden lückenlos protokolliert. Ebenso finden sich Einträge zu Nachträgen (zusätzlichen Arbeiten oder Leistungsänderungen) mit Bezug auf deren Ursache und Anordnung. Das Bautagebuch enthält oft auch Fotodokumentationen wesentlicher Baufortschritte oder Details, beispielsweise Fotos von Bewehrung vor dem Verguss einer Kranbahnhalterung, oder von der finalen Ausrichtung der Kranbrücke. Ferner werden relevante Prüfprotokolle während der Bauphase abgelegt – etwa Ergebnisse von Zwischenabnahmen, Schweißnahtprüfungen oder Messprotokolle (Flucht und Höhe der Kranbahnschienen).

Die Bauablaufdokumentation dient mehreren Zwecken: Einerseits ist sie ein zentrales Werkzeug für das Nachtragsmanagement. Sollten später Forderungen des Auftragnehmers zu Mehrkosten oder Bauzeitverlängerungen auftreten, kann anhand des Bautagebuchs geprüft werden, ob und wann bestimmte Behinderungen oder Zusatzleistungen tatsächlich stattgefunden haben und ob sie bereits abgegolten wurden. Andererseits unterstützt es die Mängelverfolgung: Eventuell während der Bauphase festgestellte Mängel an der Krananlage oder ihrer Einbindung werden notiert, inklusive der Maßnahmen zu ihrer Beseitigung und der Kontrolle ihrer Erledigung.

Nach Abschluss des Projekts wird das Bautagebuch Teil der Projektdokumentation. Für den Betreiber und das Facility Management ist es später ein wertvolles Nachschlagewerk, falls Fragen zum Bau oder zur verbauten Ausführung auftreten. Beispielsweise lässt sich nachvollziehen, welches Unternehmen eine bestimmte Arbeit ausgeführt hat oder ob es während der Montage besondere Herausforderungen gab, die bei Wartung oder Umbau relevant sein könnten. Insgesamt fördert eine sorgfältige Bauablaufdokumentation die Transparenz im Projekt und ist ein wichtiger Baustein, um die Errichtung der Krananlage rechtssicher und nachvollziehbar zu gestalten.

Diese Dokumentation hält das komplette Vergabeverfahren für die Krananlage fest und stellt sicher, dass die Auswahl des Auftragnehmers transparent und rechtskonform ablief. Insbesondere bei öffentlichen Bauvorhaben ist eine lückenlose Dokumentation gesetzlich vorgeschrieben (nach VgV – Vergabeverordnung – und VOB/A für Bauleistungen), um im Falle von Überprüfungen durch Rechnungsprüfer oder bei Nachprüfungsverfahren (Bieterbeschwerden) jeden Entscheidungsschritt belegen zu können.

Zu den Inhalten gehört zunächst eine Sammlung der Ausschreibungsunterlagen, also die Veröffentlichung der Leistung (Ausschreibungstext), das Leistungsverzeichnis, etwaige Bieterfragen und Antworten sowie Protokolle der Bieterinformationen. Wichtig ist auch die Bewertungsmatrix oder Kriterienkatalog, nach der die eingegangenen Angebote beurteilt wurden – beispielsweise Gewichtung von Preis, Qualität, Referenzen, Service und Zusatzleistungen. Die Dokumentation zeigt dann, wie die Angebotsprüfung erfolgte: Wurden alle Angebote auf formale Vollständigkeit geprüft, gab es Ausschlüsse, und wie wurden die technisch-wirtschaftlichen Bewertungen vorgenommen. Darauf aufbauend wird der Vergabevorschlag des Fachplaners oder der Vergabestelle dokumentiert, der empfiehlt, welcher Bieter den Zuschlag erhalten soll, inklusive Begründung anhand der Zuschlagskriterien. Die letztliche Vergabeentscheidung (Zuschlag) und deren Kommunikation an die Bieter (Zuschlagsschreiben an den Gewinner und Absageschreiben an unterlegene Bieter mit Hinweis auf den Rechtsbehelf) sind ebenfalls Bestandteil. Alle relevanten Kommunikationen mit Bietern – zum Beispiel die Niederschrift der Submission/Angebotsöffnung, Bieterfragen während der Angebotsfrist, Verhandlungsprotokolle (bei Verhandlungsverfahren) – werden abgelegt. Schließlich enthält die Vergabedokumentation auch eine Erklärung zur Rechtskonformität, d. h. eine Versicherung, dass das Vergaberecht eingehalten wurde (Fristen, Gleichbehandlung, Transparenz) und gegebenenfalls eine Aufstellung der Zuschlagskriterien und deren Auswertung im Detail.

Für den öffentlichen Auftraggeber ist diese Dokumentation essentiell, um das Verfahren bei internen oder externen Audits nachweisen zu können. Sie fungiert als Vergabevermerk gemäß Vergaberecht. Aber auch bei privatwirtschaftlichen Projekten empfiehlt es sich, ein solches Dossier zu führen, um intern die Entscheidungsfindung nachvollziehbar zu halten. Für das Facility Management bzw. den Betreiber mag die Vergabeverfahrensdokumentation im späteren Betrieb eine geringere Rolle spielen; jedoch kann sie z. B. im Garantie- oder Gewährleistungsfall nützlich sein, um zu wissen, welche Anforderungen und Serviceleistungen im Vertrag festgeschrieben wurden (z. B. zugesicherte Reaktionszeiten bei Störungen durch den Kranlieferanten). Insgesamt schafft diese Dokumentation Vertrauen darin, dass die Auswahl des Krananlagen-Lieferanten und -Errichters fair, objektiv und qualitätsorientiert erfolgt ist – was langfristig zu einem besseren Projektergebnis beiträgt.

Die Gefährdungsbeurteilung ist ein zentrales Element des Arbeitsschutzes und für den Betrieb von Krananlagen gesetzlich vorgeschrieben (Arbeitsschutzgesetz und BetrSichV). In der Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung werden systematisch alle Gefahrenquellen ermittelt, die beim Umgang mit der Krananlage auftreten können. Dazu zählen z. B. mechanische Gefahren (Quetschen, Absturz von Lasten, Kollisionen), elektrische Gefahren, Gefahren durch Lastenschwingungen oder menschliches Fehlverhalten (Bedienfehler). Für jede identifizierte Gefahr wird im nächsten Schritt eine Risikobewertung vorgenommen: Es wird abgeschätzt, wie wahrscheinlich das Eintreten eines Unfalls ist und wie schwerwiegend die möglichen Folgen wären. Anhand dieser Bewertung definiert der Arbeitgeber geeignete Schutzmaßnahmen und hält sie in einem Maßnahmenplan fest. Dies kann technische Maßnahmen umfassen (z. B. Einbau von Abschrankungen, Lastmomentbegrenzern, Endschaltern), organisatorische Maßnahmen (z. B. Zugangsbegrenzung zum Kranbereich, zwei-Personen-Betrieb bei heiklen Hubvorgängen) und personenbezogene Maßnahmen (z. B. Unterweisung der Kranführer, Tragen von PSA wie Helm und Sicherheitsschuhen).

Die Dokumentation weist auch die Verantwortlichkeiten aus: Zum Beispiel, wer für die Umsetzung der einzelnen Maßnahmen zuständig ist (Vorgesetzter, Sicherheitsfachkraft, Instandhaltung etc.) und wer die regelmäßige Überprüfung vornimmt. Prüffristen werden definiert, etwa für die Überprüfung der Maßnahmenwirksamkeit oder für wiederkehrende Unterweisungen der Mitarbeiter (mindestens jährlich). Ein weiterer wichtiger Bestandteil ist der Nachweis der Wirksamkeitskontrolle: Hier wird beschrieben, wie überprüft wird, ob die eingeführten Schutzmaßnahmen tatsächlich den gewünschten Effekt haben. Dies kann durch regelmäßige Auditbegehungen, durch Auswertung von Beinaheunfällen oder durch technischen Prüfungen erfolgen. So wird beispielsweise kontrolliert, ob nach Einführung eines neuen Sicherheitssensors die Zahl der Notabschaltungen zurückgegangen ist oder ob eine Gefahrenquelle gänzlich beseitigt wurde.

Im Alltag des Facility Managements und der Arbeitssicherheit dient die Gefährdungsbeurteilungs-Dokumentation als Grundlage für Sicherheitsunterweisungen der Kranbediener und Instandhalter: Alle unterwiesenen Personen müssen die identifizierten Risiken und Schutzmaßnahmen kennen. Bei Prüfungen (z. B. durch die Berufsgenossenschaft oder Gewerbeaufsicht) und internen oder externen Audits wird dieses Dokument regelmäßig eingefordert, um die Einhaltung der Betreiberpflichten nachzuweisen. Wichtig ist, dass die Gefährdungsbeurteilung kein einmaliges Dokument bleibt – sie muss regelmäßig aktualisiert werden, insbesondere bei technischen Veränderungen an der Krananlage, veränderten Einsatzbedingungen oder nach relevanten Ereignissen (Unfall, Beinaheunfall). Nur so stellt der Betreiber sicher, dass der Arbeits- und Gesundheitsschutz stets auf dem aktuellen Stand ist und neue Gefährdungen angemessen berücksichtigt werden.

Der Eignungsnachweis sichert die Vergabetransparenz nach § 6 VOB/A und stellt sicher, dass nur fachkundige und leistungsfähige Unternehmen Krananlagen errichten. Zusätzlich werden im Sinne der Vergabevorschriften die Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit der Bieter dokumentiert. Typischerweise umfasst der Eignungsnachweis die Vorlage von Referenzen vergleichbarer Projekte, Qualifikationsnachweisen des Schlüsselpersonals sowie Nachweisen zur technischen Ausrüstung und personellen Ausstattung des Unternehmens. Auch die Anmeldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft und die Eintragung im Handelsregister werden belegt, um die Seriosität des Unternehmens nachzuweisen. Im Ergebnis verhindert dieser Nachweis, dass ungeeignete Firmen beauftragt werden, und schafft eine solide Grundlage für einen vertragsgerechten Projektablauf. Facility Manager prüfen diese Unterlagen vor Vertragsabschluss sorgfältig, um spätere Mängel, Projektverzögerungen oder Haftungsrisiken proaktiv zu vermeiden. Alle relevanten Nachweise sollten im CAFM-System oder Dokumentenmanagement archiviert werden, damit die Eignungsprüfung jederzeit nachvollziehbar bleibt.

Die Einbauerklärung ist ein zentraler Bestandteil der europäischen Maschinenrichtlinie 2006/42/EG. Sie wird vom Hersteller einer unvollständigen Maschine ausgestellt und garantiert, dass das gelieferte Teilsystem (z. B. ein Hubwerk oder Fahrwerk einer Krananlage) alle relevanten grundlegenden Sicherheits- und Gesundheitsanforderungen erfüllt, die für diesen Bestandteil gelten. In der Einbauerklärung bestätigt der Hersteller unter anderem die Einhaltung der einschlägigen Anforderungen gemäß Anhang II B der Maschinenrichtlinie und führt einen Verantwortlichen für die Technische Dokumentation an. Dieses Dokument wird dem Betreiber bzw. dem Integrator der Gesamtmaschine ausgehändigt, bevor die vollständige Krananlage in Betrieb genommen wird. Zusammen mit der Montageanleitung des Teilgeräts ermöglicht die Einbauerklärung dem Errichter der Anlage, den betreffenden Bestandteil sicher zu integrieren und schließlich die gesamte Krananlage mit CE-Kennzeichnung in Verkehr zu bringen. Für Facility Manager ist die Einbauerklärung wichtig, da sie als Grundlage für die sichere Gesamtmontage und spätere Abnahme der Anlage nach Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) dient. Sie sollte in der technischen Dokumentation der Krananlage verwahrt werden, da bei Prüfungen oder im Schadensfall nachgewiesen werden muss, dass alle verbauten Teilmaschinen vorschriftsgemäß eingebaut und dokumentiert sind.

Nach der Betriebssicherheitsverordnung dürfen Prüfungen an Arbeitsmitteln – wie Krananlagen – nur von zur Prüfung befähigten Personen durchgeführt werden. In der schriftlichen Festlegung der Anforderungen wird dokumentiert, welche Kriterien eine solche befähigte Person erfüllen muss. Dazu zählen eine einschlägige fachliche Ausbildung (z. B. im Bereich Maschinenbau, Elektrotechnik oder eine spezielle Krantechnik-Schulung), praktische Berufserfahrung mit vergleichbaren Anlagen sowie Vertrautheit mit den aktuellen Regeln der Technik und Normen (beispielsweise DIN 15018 für Kranbelastungen oder DIN EN 14492 für Hebezeuge). Der Arbeitgeber muss diese Qualifikationen prüfen und die Benennung der befähigten Person schriftlich festhalten, einschließlich regelmäßiger Fortbildungen, um das Wissen aktuell zu halten (vgl. TRBS 1203 Technische Regel „Befähigte Personen“).

Nur wenn diese Anforderungen eindeutig definiert und erfüllt sind, darf die Person als „befähigt“ gelten und Prüfungen gemäß BetrSichV vornehmen. Diese Dokumentation stellt sicher, dass die Prüfkompetenz jeder benannten Person für Außenstehende nachvollziehbar ist. Im Rahmen von internen Audits, Behörden- oder Berufsgenossenschafts-Prüfungen muss der Betreiber nachweisen können, dass die eingesetzten Prüfer die geforderte Befähigung besitzen. Facility-Management-Verantwortliche sollten daher alle Nachweise (Ausbildungszertifikate, Ernennungs-Schreiben, Fortbildungsnachweise) zentral verwalten und regelmäßig aktualisieren. So wird sichergestellt, dass Kranprüfungen stets von geeignetem Fachpersonal durchgeführt werden und rechtlich einwandfrei sind.

Die BetrSichV verpflichtet jeden Arbeitgeber, für jede Krananlage Art, Umfang und Fristen der Prüfungen auf Basis der Gefährdungsbeurteilung festzulegen (BetrSichV § 14). In diesem Dokument werden daher alle erforderlichen Prüfungen einer Krananlage zeitlich und inhaltlich definiert. Typische Intervalle sind z. B. jährliche Hauptprüfungen (etwa die UVV-Prüfung durch eine befähigte Person) sowie häufigere Sicht- oder Funktionskontrollen in kürzeren Abständen (z. B. monatlich oder vor jeder Benutzung durch das Bedienpersonal). Darüber hinaus müssen auch außerordentliche Prüfungen berücksichtigt werden – etwa vor der ersten Inbetriebnahme, nach wesentlichen Änderungen oder Reparaturen sowie nach außergewöhnlichen Ereignissen (Unfall, längerem Stillstand, Naturereignis), die Einfluss auf die Sicherheit der Krananlage haben könnten.

Ebenso wichtig wie die Fristen ist die Festlegung des Prüfumfangs: Das Dokument beschreibt, welche Komponenten und Sicherheitsfunktionen bei den einzelnen Prüfarten zu überprüfen sind (z. B. Tragwerksstruktur, Hub- und Fahrwerk, Bremsen, Endabschalter, Schutzeinrichtungen) und nach welchen Verfahren dies zu erfolgen hat (visuelle Kontrolle, Funktionsablauf, Belastungsprobe mit Prüflast usw.). Es werden auch Zuständigkeiten benannt – zum Beispiel, dass die jährliche technische Prüfung von einer befähigten Person oder einer zugelassenen Überwachungsstelle durchzuführen ist, während tägliche Sichtprüfungen vom Kranführer vorgenommen werden. Alle Prüfergebnisse sind anschließend zu dokumentieren (Prüfbericht, Eintrag im Prüfbuch oder elektronischen System).

Diese strukturierte Festlegung der Prüfintervalle und -inhalte dient der Rechtssicherheit: Sie stellt sicher, dass keine vorgeschriebene Prüfung versäumt wird und dass der Betreiber im Schadensfall nachweisen kann, seiner Prüfplicht nachgekommen zu sein. Praktisch wird diese Planung oft im CAFM-System als wiederkehrender Wartungs- oder Prüfauftrag hinterlegt, sodass Termine automatisch überwacht und zuständige Personen erinnert werden. Das Dokument ist somit ein zentraler Bestandteil des vorbeugenden Instandhaltungsmanagements und trägt wesentlich zur sicheren Betriebsweise der Krananlage bei.

Die Mengenermittlung ist ein wichtiger Bestandteil der Planungs- und Ausschreibungsphase nach HOAI. Hierbei werden sämtliche benötigten Mengen an Materialien und Leistungen für die Krananlage erfasst und dokumentiert. Der technische Planer (insbesondere der TGA-Fachplaner für Fördertechnik oder Maschinenbau) erstellt Mengenblätter und Massenberechnungen, die als Grundlage für das Leistungsverzeichnis dienen. Beispielsweise werden in dieser Phase die Längen von Kranbahnen, die Anzahl und Tragfähigkeit von Hebezeugen, Stahlbaugewichte, Antriebsleistungen, Steuerungskomponenten und alle weiteren technisch relevanten Positionen quantifiziert. Diese detaillierte Aufstellung aller Leistungspositionen (in Anlehnung an Kostenstruktur nach DIN 276) ermöglicht den Bietern, Angebote präzise zu kalkulieren, und bildet später die Basis für die Bauabrechnung.

Für das Facility Management liefert die Mengenermittlung bereits in der Planungsphase einen transparenten Nachweis der verbauten Komponenten und Mengen. Dadurch kann während und nach dem Bauprojekt die Kostenverfolgung erleichtert und eine lückenlose Leistungsdokumentation geführt werden. Im Falle von Nachträgen oder Abrechnungsprüfungen kann der Facility Manager auf die hinterlegten Mengengerüste zurückgreifen, um die Rechtmäßigkeit von Forderungen zu prüfen. Langfristig sind die Mengenunterlagen auch bei späteren Umbauten oder Erweiterungen der Krananlage hilfreich: Sie bieten präzise Referenzen, welche Mengen und Größenordnungen ursprünglich verbaut wurden, was die Planung zukünftiger Änderungen vereinfacht und eine genaue Ressourcenplanung ermöglicht.

Gemäß BetrSichV darf die Gefährdungsbeurteilung für Arbeitsmittel – und damit auch für eine Krananlage – nur von fachkundigen Personen durchgeführt werden. Der Nachweis der Fachqualifikation dokumentiert, dass die Person, die diese Beurteilung erstellt (oder maßgeblich daran mitwirkt), über die erforderliche Fachkunde verfügt. Dazu gehören formale Ausbildungsabschlüsse oder spezielle Schulungen im Bereich Arbeitssicherheit und Maschinensicherheit. So könnte etwa eine Fachkraft für Arbeitssicherheit mit zusätzlicher Weiterbildung im Bereich Hebezeuge und Krane oder ein Ingenieur mit entsprechender Zusatzausbildung als fachkundig gelten. Wichtige Belege sind beispielsweise Teilnahmezertifikate von DGUV-Seminaren oder vergleichbaren Kursen, welche die Kenntnisse im Erkennen und Bewerten von Gefährdungen speziell an Krananlagen vermitteln. Außerdem sollte dokumentiert sein, dass die Person mit den Technischen Regeln und Vorschriften (z. B. TRBS 1111 zur Gefährdungsbeurteilung) vertraut ist und diese Kenntnisse auf dem aktuellen Stand hält.

Für den Arbeitgeber ist es verpflichtend, diese Fachkunde nachzuweisen, insbesondere wenn er selbst nicht über ausreichende Kenntnisse verfügt und daher eine Person beauftragt (§ 3 Abs. 6 BetrSichV). Im Rahmen der Betreiberverantwortung wird so sichergestellt, dass die Gefährdungsbeurteilung fundiert und rechtskonform erfolgt – ein wesentlicher Beitrag zur Sicherheit der Krananlage. Interne wie externe Sicherheitsfachkräfte müssen daher ihre einschlägigen Qualifikationen schriftlich vorlegen. Im Prüf- oder Ernstfall (etwa bei einer Kontrolle durch die Aufsichtsbehörde oder die Berufsgenossenschaft) muss der Betreiber anhand dieser Nachweise belegen können, dass die Bewertung der Kranrisiken von einer ausreichend qualifizierten Person vorgenommen wurde. Facility Manager sollten die entsprechenden Ausbildungsnachweise und Zertifikate systematisch sammeln und regelmäßig auf Aktualität prüfen, um jederzeit audit- und rechtssicher aufgestellt zu sein.

In der Entwurfsplanungsphase (HOAI Leistungsphase 3) wird ein erstes Funktions- und Strangschema der Krananlage erstellt, das die grundlegenden Funktionszusammenhänge grafisch darstellt. Darin werden beispielsweise die Energie- und Signalflüsse zwischen den Hauptkomponenten abgebildet (etwa Stromversorgung, Steuerungsleitungen, Hebe- und Fahrantriebe) und die Systemgrenzen der Krananlage zum Gebäude oder zu anderen Anlagen definiert. Dieses Schema zeigt auch vereinfacht die geplante Steuerungslogik und die Interaktion der Komponenten (z. B. wie Befehle vom Bedienelement zum Hubwerk gelangen oder wie Endschalter und Not-Aus-Schalter in die Schaltung eingebunden sind).

Das Entwurfsschema ermöglicht es allen Beteiligten – einschließlich Tragwerksplanern, Elektroplanern und dem Bauherrn – frühzeitig zu verstehen, wie die Krananlage funktionieren soll und wie sie in andere Gewerke integriert wird. So können Schnittstellen rechtzeitig abgestimmt und eventuelle Konflikte oder besondere Anforderungen (etwa an die Statik oder die Elektrik) erkannt und berücksichtigt werden.

Nach VDI 6026-1 gehört ein solches Funktionsschema bereits in der Entwurfsplanung zur technischen Dokumentation, um die Nachvollziehbarkeit des Konzeptes sicherzustellen. Im weiteren Projektverlauf dient es als Basis, die in der Vorplanung getroffenen Entscheidungen festzuschreiben. Für das Facility Management bildet dieses Dokument später einen wichtigen Referenzpunkt, um das Systemverständnis der Krananlage zu erhalten. Bei der Fehlersuche im laufenden Betrieb kann der Blick auf das ursprünglich geplante Funktionsschema hilfreich sein, um die intendierte Systemlogik nachzuvollziehen und Ursachen für Abweichungen oder Störungen einzugrenzen.

In der Ausführungsplanung (HOAI Leistungsphase 5) wird das Funktions- und Strangschema der Krananlage zu einem Detailschema ausgearbeitet. Dieses Dokument bildet den technischen Soll-Zustand der Anlage vollständig ab. Alle Signal-, Energie- und Steuerungspfade werden hier mit ihren konkreten Anschluss- und Bauteildaten dargestellt – inklusive der genauen Bezeichnung jeder Leitung, jedes Sensors und jeder Aktorik gemäß Norm (z. B. Kennzeichnung nach DIN EN 81346). Das Schema enthält detaillierte Schnittstellenbeschreibungen zu anderen Gewerken oder Systemen, etwa Anschlusspunkte an die Gebäudeelektrik, Kommunikation mit einer Gebäudeleittechnik (GA-System) oder Schnittstellen zu Sicherheitseinrichtungen. Ebenso wird die komplette Steuerungslogik der Krananlage ersichtlich, z. B. welche Steuerbefehle zu welchen Aktionen führen, wie die Sicherheitskreise verschaltet sind und wie die einzelnen Komponenten interagieren.

Dieses detaillierte Plan-Dokument dient als maßgebliche Grundlage für die Montage und Inbetriebnahme der Krananlage. Die ausführenden Monteure und Techniker nutzen es, um alle Komponenten korrekt zu installieren und anzuschließen. Bei der Inbetriebnahme wird anhand des Schemas überprüft, ob die Anlage wie vorgesehen funktioniert und ob alle Sensoren/Aktoren ordnungsgemäß reagieren. Ist die Krananlage erfolgreich in Betrieb genommen, geht das Ausführungs-Funktionsschema in die Bestandsdokumentation über und bleibt für den weiteren Betrieb erhalten. Für Wartung und Instandhaltung bildet es eine unverzichtbare Referenz: Anhand des Schemas können Techniker bei Störungen schnell die relevanten Komponenten und Leitungsverläufe identifizieren. Soll die Steuerungssoftware aktualisiert oder die Anlage umgebaut/erweitert werden, ermöglicht das Funktionsschema eine klare Übersicht des aktuellen Anlagenzustands, sodass Änderungen konsistent und sicher umgesetzt werden können. Es gewährleistet somit, dass der Betreiber auch langfristig über einen aktuellen „Bauplan“ der Krananlage verfügt.

Nach Abschluss des Vergabeverfahrens (HOAI Leistungsphase 7) werden die vorhandenen Planungsunterlagen an die tatsächlich beauftragte Ausführung angepasst. Das betrifft auch die Funktions- und Strangschemata der Krananlage: Sobald feststeht, welcher Hersteller oder Lieferant den Zuschlag erhalten hat und welche spezifischen Produkte und Komponenten verbaut werden, müssen die Schemas entsprechend aktualisiert werden. Unterschiede zur ursprünglichen Planung – etwa abweichende Motorleistungen, ein anderes Steuerungssystem, veränderte Anschlusspunkte oder zusätzliche Komponenten – werden hierin eingearbeitet. Der Fachplaner passt die Schemas an, damit sie die „As-built“-Situation widerspiegeln, also den real errichteten Zustand der Krananlage nach der Vergabe.

Diese aktualisierten Funktionsschemata werden Teil der finalen Bestandsdokumentation. Sie bilden eine wichtige Grundlage für die technische Abnahme der Anlage: Bei der Abnahmeprüfung kontrollieren Sachverständige und der Betreiber, ob die Anlage gemäß diesen Unterlagen aufgebaut und funktionsfähig ist. Abweichungen würden hier auffallen und müssten behoben oder dokumentiert werden. Für das Facility Management sind die „Tender Results“-Schemen besonders wertvoll, um die Anlage im CAFM-System korrekt abzubilden und die tatsächlichen technischen Daten zu hinterlegen. Nur mit den präzisen Bestandsunterlagen kann der Betreiber seinen Pflichten in Bezug auf Wartung, Prüfungen und den sicheren Betrieb nachkommen. Außerdem erleichtern diese Dokumente spätere Änderungen oder Erweiterungen, da klar ersichtlich ist, welche Ausführung tatsächlich umgesetzt wurde. Letztlich gewährleistet die Anpassung der Planungsdokumente an die Vergabeergebnisse, dass Planung und Ausführung lückenlos übereinstimmen und die Dokumentation zu 100 % der realen Anlage entspricht.

Bereits in der Vorplanung (HOAI Leistungsphase 2) wird ein grundlegendes Funktionsschema der Krananlage erstellt. Dieses vorläufige Diagramm skizziert die angedachte Systemarchitektur und Funktionsweise in ihren Grundzügen, um dem Auftraggeber und den Planern eine Entscheidungsgrundlage zu bieten. Es enthält eine allgemeine Funktionsbeschreibung (z. B. welches Prinzip der Lastenbewegung zum Einsatz kommen soll: Brückenkran, Portalkran, Säulenschwenkkran etc.) und zeigt, welche Hauptkomponenten vorgesehen sind. Auf konzeptioneller Ebene werden bereits erste Energie- und Signalflüsse eingezeichnet – zum Beispiel, wo die Energieeinspeisung erfolgen könnte, wie die Steuerung grundsätzlich aufgebaut sein wird und wie die Kraftübertragung zum Heben und Fahren konzipiert ist.

Das Funktionsschema der LPH 2 dient der Variantenuntersuchung und Entscheidungsfindung in der frühen Projektphase. Unterschiedliche Lösungsansätze können anhand solcher Diagramme miteinander verglichen werden. Der Planer kann dem Bauherrn mit Hilfe des Schemas erläutern, welche Vor- und Nachteile bestimmte Konzepte haben (etwa in Bezug auf Leistungsfähigkeit, Platzbedarf oder Sicherheit). Auch Schnittstellen zu anderen Gewerken oder bestehender Infrastruktur werden auf Konzeptniveau bedacht – z. B. Anbindung an bestehende Stromschienen oder erforderliche Verstärkungen der Hallenstruktur. Die in LPH 2 dokumentierten Überlegungen legen den Grundstein für die spätere Entwurfs- und Ausführungsplanung und werden in den folgenden Leistungsphasen immer weiter verfeinert.

Aus Sicht des Facility Managements ist es sinnvoll, bereits in dieser frühen Phase betrieblichen Input zu geben. Aspekte wie Energieeffizienz, Instandhaltungsaufwand oder die Integration in die Gebäudeleittechnik können schon im Konzept berücksichtigt werden. Das vorläufige Funktionsschema bietet hierfür eine Diskussionsgrundlage zwischen Planern und Betreibern. Im späteren Betrieb der Krananlage kann dieses Dokument außerdem helfen, die ursprünglich verfolgten Konzeptziele nachzuvollziehen. Es ermöglicht eine Bewertung, ob die realisierte Anlage den in der Planung angestrebten Leistungsmerkmalen und Betriebsanforderungen entspricht (z. B. hinsichtlich Bedienbarkeit oder Wartungsfreundlichkeit). Somit trägt das LPH-2-Funktionsschema langfristig zur Anlagenoptimierung und zum Verständnis der getroffenen technischen Entscheidungen bei.

Die EU-Konformitätserklärung ist das grundlegende Rechtsdokument des Herstellers, das die Übereinstimmung der Krananlage mit den geltenden EU-Vorschriften bestätigt. Sie wird gemäß der Maschinenrichtlinie 2006/42/EG und der deutschen Maschinenverordnung (9. ProdSV) ausgestellt und muss der Maschine in der Landessprache beiliegen. Ohne eine gültige Konformitätserklärung und CE-Kennzeichnung darf die Anlage in der EU weder in Verkehr gebracht noch betrieben werden. Dieses Dokument enthält alle relevanten Angaben – vom Herstellername über die Maschinenbeschreibung und angewandte Normen bis zur unterschriebenen Bestätigung der Konformität. Im Kontext des Facility Managements ist die Konformitätserklärung ein zentraler Sicherheits- und Compliancenachweis. Sie wird in der technischen Dokumentation (z. B. im CAFM-System) dauerhaft archiviert und bei behördlichen Prüfungen oder Abnahmen als Beleg für die Produktsicherheit vorgelegt. Ab dem 20. Januar 2027 gilt zudem die neue EU-Maschinenverordnung 2023/1230, welche die Maschinenrichtlinie ablöst und die Anforderungen an Inhalt und Umfang der Konformitätserklärung weiter präzisiert.

Das Kranbuch (auch Kran-Kontrollbuch genannt) ist das zentrale Betriebs- und Prüfbuch für eine Krananlage. Darin werden sämtliche sicherheitsrelevanten Vorgänge während des Betriebs lückenlos dokumentiert. Hierzu zählen insbesondere die täglichen Sicht- und Funktionskontrollen durch den Kranführer (gemäß DGUV Grundsatz 309-009 muss vor jedem Arbeitsbeginn z. B. die Funktion der Bremsen, Endabschalter und Sicherheitseinrichtungen geprüft und das Ergebnis im Kranbuch vermerkt werden) sowie alle regelmäßigen Prüfungen nach BetrSichV, durchgeführte Wartungen, festgestellte Mängel und deren Behebung. Jede Prüfung oder Wartung wird mit Datum und Unterschrift der verantwortlichen oder befähigten Person bestätigt, um eine lückenlose Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Dieses fortlaufend zu führende Dokument ist von der Berufsgenossenschaft vorgeschrieben und dient dem Betreiber als Nachweis der Betreiberpflichten. Insbesondere erfüllt das Kranbuch die Anforderungen aus § 14 BetrSichV (Prüfungen von Arbeitsmitteln) und unterstützt die Einhaltung der allgemeinen Verkehrssicherungspflicht (§ 823 BGB). Im Facility Management ermöglicht das Kranbuch eine auditfeste Dokumentation aller Prüfschritte: Bei Behördenkontrollen oder Unfalluntersuchungen kann so jederzeit belegt werden, dass die Krananlage ordnungsgemäß gewartet und geprüft wurde.

Die Kostenschätzung wird in einer frühen Planungsphase (HOAI Leistungsphase 2, Vorplanung) erstellt und dient als erste finanzielle Bewertung des Kranprojekts. Basierend auf einer groben Anlagenkonzeption und Vergleichswerten werden die voraussichtlichen Gesamtinvestitionskosten ermittelt. Diese Kosten werden nach DIN 276 in Hauptkostengruppen gegliedert – beispielsweise können die Ausgaben für die Krananlage selbst, für Montagearbeiten, für elektrische Anschlüsse sowie anfallende Nebenkosten separat ausgewiesen werden. Die Kostenschätzung hat naturgemäß noch eine gewisse Ungenauigkeit, liefert dem Betreiber aber eine frühzeitige Entscheidungsgrundlage zur Wirtschaftlichkeit des Vorhabens. Auf Basis der Schätzung kann über Budgetfreigaben und die Projektfortführung entschieden werden. Für das Facility Management bildet die Kostenschätzung darüber hinaus einen Ausgangspunkt für die Betrachtung der Lebenszykluskosten: Bereits im Rahmen der Vorplanung lassen sich grob Folgekosten für Wartung und Betrieb abschätzen und mit in die Investitionsentscheidung einbeziehen.

Der Kostenanschlag wird gegen Ende der Planungs- und Ausschreibungsphase (typischerweise in HOAI Leistungsphase 7, Mitwirkung bei der Vergabe) erstellt und spiegelt die tatsächlich zu erwartenden Herstellungskosten wider. Hier fließen die Ergebnisse der Ausschreibung ein: Die im Vergabeverfahren ermittelten Einheitspreise der Auftragnehmer und die vertraglich vereinbarten Mengen werden zugrunde gelegt. Auch bekannte Nachträge oder reservierte Budgetposten für Unvorhergesehenes werden berücksichtigt, um ein vollständiges Bild der Kosten zu erhalten. Im Kostenanschlag werden somit die finalen Auftragskosten für die Krananlage und alle zugehörigen Leistungen summiert und dokumentiert. Dieses Dokument gilt als wichtiger Bestandteil der Projektabschlussdokumentation und wird dem Bauherrn bzw. Betreiber übergeben. Für das Facility Management bietet der Kostenanschlag eine verlässliche Basis, um das investierte Kapital nachzuverfolgen und für die zukünftige Budgetplanung zu berücksichtigen. Er dient als Referenzwert für die Lebenszykluskosten der Anlage und erlaubt den Vergleich späterer tatsächlicher Gesamtkosten (aus der Kostenfeststellung) mit den geplanten Werten. Damit ist der Kostenanschlag ein wesentliches Instrument zur Kostenkontrolle und Nachkalkulation im FM-Bereich.

Die Montageanleitung ist ein wesentliches Dokument des Herstellers, sobald eine Krananlage oder deren Komponenten nicht vollständig montiert geliefert werden. Sie erläutert Schritt für Schritt die fachgerechte Montage und Installation der Kranbauteile, damit diese am Aufstellort korrekt zusammengesetzt und angeschlossen werden können. Gemäß Maschinenrichtlinie 2006/42/EG (Anhang II, Abschnitt 1 B) ist für eine unvollständige Maschine – also z. B. vormontierte Kranteile, die erst vor Ort zur Gesamtheit zusammengefügt werden – eine spezielle Montageanleitung zusammen mit einer Einbauerklärung bereitzustellen. In der Montageanleitung sind alle sicherheitsrelevanten Montageschritte beschrieben, einschließlich der notwendigen Anziehdrehmomente für Schraubverbindungen, der korrekten Herstellung von elektrischen und hydraulischen Anschlüssen sowie eventueller Einstellungen an Steuerungen. Außerdem werden Prüfvorschriften genannt, die vor der ersten Inbetriebnahme durchzuführen sind (z. B. Überprüfung der Stabilität, korrekter Anschluss aller Sicherheitseinrichtungen). Dieses Dokument stellt sicher, dass beim Zusammenbau keine Fehler gemacht werden, die die Sicherheit beeinträchtigen könnten. Im Facility Management wird darauf geachtet, dass die Montageanleitung dem Betreiber vor Übergabe der Anlage vollständig vorliegt und von den ausführenden Monteuren befolgt wurde. Sie bleibt Teil der CE-Dokumentation im Anlagenordner und dient später als Referenz, etwa wenn die Anlage umgebaut, erweitert oder zerlegt werden muss oder wenn bei Prüfungen nachvollzogen werden soll, ob die Installation gemäß Herstellerangaben erfolgte.

Für die bauliche Sicherheit einer Krananlage sind umfangreiche technische Nachweise erforderlich. Insbesondere muss die Tragfähigkeit aller tragenden und befestigenden Elemente – von der Kranbahn über die Befestigungsanker bis hin zu eventuellen Fundamenten – durch statische Berechnungen belegt sein. Diese Statiknachweise werden in der Regel von einem berechtigten Statiker erstellt und prüfen alle relevanten Lastfälle (Eigengewicht, Nutzlasten, dynamische Lasten beim Heben und Verfahren, Windlasten etc.) auf Einhaltung der zulässigen Spannungen und Verformungen. Gegebenenfalls müssen die statischen Berechnungen auch von einem Prüfingenieur abgenommen werden, falls dies nach Bauordnungsrecht gefordert ist. Neben der Statik sind auch bauphysikalische Nachweise zu erbringen, sofern die Krananlage Einfluss auf den Brandschutz oder andere Aspekte der Gebäudetechnik hat. Beispielsweise ist zu gewährleisten, dass durch Deckendurchbrüche oder Befestigungen der Feuerwiderstand betroffener Bauteile nicht beeinträchtigt wird – entsprechende Brandschutznachweise oder Abschottungsprotokolle werden dann Teil der Dokumentation. Ebenso könnten Schallschutznachweise relevant werden, falls der Betrieb der Krananlage nennenswerten Körperschall oder Lärm in Gebäudebereiche überträgt. Weiterhin gehören Materialzertifikate (z. B. für die Stahlbauteile) und ggf. Prüfberichte von Schweißnähten oder Dübelzugversuchen zu diesen Nachweisen, um die Qualität der Konstruktion zu belegen. Alle diese Unterlagen werden vom ausführenden Unternehmen im Rahmen der Ausführungsunterlagen an den Bauherrn übergeben. Im Facility Management werden die Nachweise sorgfältig in der Bestandsdokumentation archiviert. Sie gewährleisten langfristig die Nachvollziehbarkeit der baulichen Auslegung – etwa für den Fall von Umbauten, einer Erhöhung der Traglast oder bei wiederkehrenden Prüfungen der Anlage – und bilden eine Grundlage für die rechtssichere Betriebsführung (Haftungsfreistellung durch dokumentierte Einhaltung anerkannter Regeln der Technik).

Bevor eine Krananlage in den regulären Betrieb übergeht, müssen Leistungsnachweise und Funktionstests durchgeführt und dokumentiert werden. Unmittelbar nach der Montage erfolgt eine Abnahmeprüfung, bei der überprüft wird, ob die Anlage sicher und gemäß den Vorgaben funktioniert. Hierbei werden alle Funktionen und Sicherheitseinrichtungen getestet: Zum Beispiel wird ein Belastungstest mit Prüflasten durchgeführt, um die Tragfähigkeit und die Wirksamkeit von Überlastsicherungen und Bremsen zu verifizieren. Es werden die Messwerte zentraler Parameter wie Hub- und Fahrgeschwindigkeiten, Bremswege unter Last, Auslösewerte von Endschaltern usw. erfasst und den Sollwerten gegenübergestellt. Diese Ergebnisse werden in Prüfprotokollen festgehalten. Ferner bestätigt ein Sachverständiger oder eine befähigte Person durch seine Unterschrift die ordnungsgemäße Durchführung der Prüfung und erteilt die Abnahmefreigabe zur Inbetriebnahme. Gemäß § 14 BetrSichV darf der Betreiber die Krananlage erst verwenden, nachdem eine solche Prüfung vor Inbetriebnahme die Sicherheit und Funktionstüchtigkeit nachgewiesen hat. Die Dokumentation der Leistungsnachweise wird im Anlagenordner bzw. CAFM-System hinterlegt. Sie dient als Ausgangsbasis für wiederkehrende Prüfungen: Bei künftigen Hauptuntersuchungen können die aktuellen Messwerte mit den ursprünglichen Abnahmewerten verglichen werden, um Verschleiß oder Veränderungen frühzeitig zu erkennen. Somit tragen die festgehaltenen Funktionstests wesentlich zur laufenden Qualitätssicherung und Betriebssicherheit der Krananlage bei.

Nach Abschluss der Montage und Installation der Krananlage erfolgt eine gemeinsame Objektbegehung durch alle Beteiligten (Fachplaner, ausführende Firma, Betreiber/FMU sowie ggf. Sicherheitsfachkräfte). In einem Objektbegehungsbericht wird der Ist-Zustand der Anlage und ihres Umfelds zum Zeitpunkt der Übergabe detailliert festgehalten. Dazu gehören beispielsweise Prüfprotokolle vor Ort, in denen kontrolliert wird, ob alle vertraglich vereinbarten Leistungen erbracht wurden und die Anlage betriebsklar ist. Etwaige Mängel oder Restarbeiten werden in einer Mängelliste dokumentiert, oft ergänzt durch Fotos zur Beweissicherung. Der Bericht enthält außerdem Empfehlungen für Nacharbeiten oder Hinweise, welche Punkte bis zur endgültigen Abnahme noch zu erledigen sind. Abschließend lässt sich der Bauherr/Betreiber die Inhalte des Berichts und den Zustand der Anlage durch Unterschrift bestätigen – dies entspricht in vielen Fällen dem Abnahmeprotokoll für die Krananlage innerhalb des Gesamtprojekts. Der Objektbegehungsbericht wird in der Bestandsdokumentation archiviert und dient dem Facility Management als Referenzgrundlage für den weiteren Betrieb. Er bildet einerseits den Ausgangspunkt für die Wartungsplanung (da aus ihm hervorgeht, ob z. B. Nachjustierungen oder Frühwartungen nötig sind) und andererseits einen Baseline-Zustand der Anlage. Sollten im Laufe des Betriebs Schäden oder Veränderungen auftreten, kann anhand des Berichts nachvollzogen werden, welcher Zustand ursprünglich übergeben wurde. Damit trägt der Objektbegehungsbericht wesentlich dazu bei, Gewährleistungsansprüche zu untermauern und den reibungslosen Übergang von der Projektphase in die Betriebsphase sicherzustellen.

Anschlusspläne stellen sicher, dass die technische Integration der Krananlage im Gebäude transparent und nachvollziehbar dokumentiert ist. In diesen schematischen oder detaillierten Zeichnungen werden alle Schnittstellen und Anschlüsse der Krananlage aufgeführt. Das umfasst die elektrischen Verbindungen (z. B. Einspeisepunkt im Schaltschrank, Leitungsführung zur Kransteuerung, Einbindung ins Not-Aus-System des Gebäudes), etwaige hydraulische Anschlüsse (falls z. B. ein hydraulischer Hebemechanismus oder Puffer verwendet werden) sowie die mechanischen Schnittstellen (Befestigungspunkte an Wänden, Decken oder auf dem Hallenboden, inklusive Maße und Positionen). Alle Komponenten und Anschlusspunkte sind in den Plänen eindeutig beschriftet – in der Regel nach dem einheitlichen Kennzeichnungssystem der DIN EN 81346 –, sodass z. B. jedes Kabel und jede Klemme eine klare Identifikation besitzt. Ebenso werden Schnittstellen zu anderen Gewerken dargestellt, etwa die Stromversorgung aus der Gebäudeinstallation, Schnittstellen zur Lüftungsanlage (falls Kranschalter in Rauchabzugssteuerungen integriert sind) oder zur Brandmeldeanlage (z. B. Abschaltsignale im Brandfall). Diese Anschlusspläne werden in der Ausführungsplanung (HOAI Leistungsphase 5) vom Fachplaner bzw. Hersteller erstellt und sind Bestandteil der Revisionsunterlagen bei Projektabschluss. Im Facility Management dienen sie als unverzichtbares Hilfsmittel bei Wartung und Störungsbehebung: Service-Techniker können anhand der Pläne schnell die relevanten Anschlusspunkte lokalisieren, Schaltkreise nachvollziehen oder bei Erweiterungen genau planen, wo neue Komponenten eingebunden werden müssen. So tragen vollständige Anschlusspläne wesentlich dazu bei, Betriebsunterbrechungen zu minimieren und die Instandhaltung effizient und sicher durchzuführen.

Gemäß ProdSG und der europäischen Maschinenrichtlinie muss jeder Kran mit einer ausführlichen Gebrauchsanweisung (Betriebsanleitung) in deutscher Sprache ausgeliefert werden. Sie ist fester Bestandteil der CE-Konformität des Produkts und enthält alle notwendigen Informationen, damit der Betreiber das Arbeitsmittel sicher und ordnungsgemäß verwenden kann. Dazu gehören detaillierte Hinweise zur Inbetriebnahme, Bedienung, Wartung und zur Fehlerbehebung sowie Warnhinweise vor möglichen Gefahren. Die Betriebsanleitung dient im Facility Management als zentrales Referenzdokument: Sowohl bei der Erstellung interner Betriebshandbücher als auch für Schulungen und Sicherheitsunterweisungen des Bedienpersonals greift man auf die Herstellerangaben zurück. Eine vollständige und verständliche Gebrauchsanweisung stellt sicher, dass die Verantwortlichen die Risiken kennen und entsprechende Schutzmaßnahmen treffen können. Sie bildet damit die Grundlage für einen sicheren, regelkonformen Anlagenbetrieb und ist im Falle von Unfällen oder Prüfungen ein wichtiger Nachweis, dass der Betreiber seinen Informationspflichten nachgekommen ist.

Die Schnittstellenmatrix nach VDI 6039 ist ein unverzichtbares Werkzeug für interdisziplinäre Bauprojekte. Sie definiert klare Verantwortlichkeiten und beugt Haftungsstreitigkeiten vor. Im Bau- und Inbetriebnahmeprozess dient sie als Abstimmungsgrundlage, sodass alle Beteiligten ihre Leistungen aufeinander abstimmen können. In der Matrix werden sämtliche Berührungspunkte der Krananlage mit anderen technischen Gewerken – etwa zur Tragkonstruktion, Stromversorgung, Steuerungstechnik oder zum Brandschutz – festgehalten und jedem Übergabepunkt ein zuständiges Gewerk bzw. ein verantwortlicher Vertragspartner zugewiesen. Dadurch werden Überschneidungen und Zuständigkeitslücken vermieden. Im Facility Management sichert die archivierte Schnittstellenmatrix die Nachvollziehbarkeit der technischen Integration der Krananlage in das Gesamtsystem des Gebäudes. Bei Änderungen oder Erweiterungen kann darauf zurückgegriffen werden, um schnell die richtigen Ansprechpartner zu identifizieren und mögliche Auswirkungen auf andere Systeme im Gebäude abzuschätzen.

Diese vom Hersteller bereitgestellten Instandhaltungsinformationen – oft in Form eines Wartungshandbuchs oder Wartungsplans – sind maßgeblich für die sichere und zuverlässige Nutzung einer Krananlage über deren gesamten Lebenszyklus. Darin legt der Hersteller detailliert fest, welche Wartungs- und Inspektionsarbeiten in welchen Intervallen durchzuführen sind, welche Schmierstoffe und Ersatzteile zu verwenden sind und welche Prüfmethoden anzuwenden sind. Diese Vorgaben beruhen auf der Konstruktion und Erprobung der Anlage und dienen dazu, Verschleiß rechtzeitig zu erkennen und Ausfälle zu verhindern. Gemäß § 10 BetrSichV ist der Betreiber verpflichtet, Arbeitsmittel entsprechend den Herstellerangaben instand zu halten – ein Abweichen von diesen Vorgaben kann die Betriebssicherheit gefährden und gilt als Verstoß gegen die Betreiberpflichten. Im Facility Management bilden die Herstellerangaben daher die Basis für den unternehmensinternen Wartungsplan: Sie werden ins CAFM-System übernommen, steuern präventive Wartungsaufträge und stellen sicher, dass Gewährleistungsansprüche durch fachgerechte Wartung erhalten bleiben. Die strikte Umsetzung der herstellerseitigen Vorgaben optimiert die Lebensdauer der Krananlage und gewährleistet die Sicherheit der Nutzer.

Die BetrSichV verpflichtet den Arbeitgeber, vor Inbetriebnahme der Krananlage eine Gefährdungsbeurteilung durchzuführen. Die herstellerseitigen Informationen liefern hierfür eine essenzielle Grundlage: Sie beschreiben die vom Hersteller ermittelten Gefahrenquellen und Restrisiken bei der Verwendung des Krans und empfehlen geeignete Schutzmaßnahmen. Mit diesen Angaben kann der Arbeitgeber die spezifischen Risiken des Einsatzes realistisch einschätzen. In die Gefährdungsbeurteilung fließen neben den Herstellerdaten auch die betriebsspezifischen Gegebenheiten (Standort, Einsatzhäufigkeit, Qualifikation der Bediener etc.) ein, um darauf aufbauend technische, organisatorische und persönliche Schutzmaßnahmen festzulegen. Die vollständig dokumentierte Gefährdungsbeurteilung – ergänzt um die Herstellerinformationen – wird in der Arbeitsmittelakte der Krananlage abgelegt. Sie dient als Nachweis gegenüber Aufsichtsbehörden und Unfallversicherungsträgern, dass der Betreiber seiner Beurteilungspflicht nachgekommen ist, und bildet die Grundlage für regelmäßige Unterweisungen der Beschäftigten. Durch die konsequente Berücksichtigung aller identifizierten Gefährdungen werden die Arbeitssicherheit und ein störungsfreier Kranbetrieb nachhaltig gewährleistet.

Trotz aller Sicherheitsvorkehrungen können beim Betrieb einer Krananlage gefährliche Störungen oder Unfälle auftreten – darauf müssen Betreiber und Beschäftigte vorbereitet sein. Die Notfallmaßnahmen beschreiben detailliert, wie in solchen Situationen zu verfahren ist. Dazu zählen z. B. Anleitungen zur Betätigung des Not-Aus-Schalters und zum sicheren Herunterfahren der Anlage bei technischen Störungen, Schritte bei einem Seilriss oder Lastabsturz, das Verhalten bei Stromausfall sowie Verhaltensregeln im Brandfall. Ebenso werden Meldewege (wer ist zu informieren?) und Erste-Hilfe-Maßnahmen wie die Einleitung von Rettungs- oder Evakuierungsmaßnahmen festgelegt. Diese Notfallanweisungen sind gemäß BetrSichV integraler Bestandteil der Betriebsanweisung für das Arbeitsmittel Kran und müssen im Arbeitsbereich deutlich sichtbar ausgehängt werden. Der Facility Manager stellt sicher, dass alle Mitarbeiter die Vorgehensweisen regelmäßig unterwiesen bekommen und Notfallsituationen im Rahmen von Übungen (z. B. Feuerwehr- und Rettungsübungen) praktisch erprobt werden. Nur wenn im Ernstfall jeder Handgriff sitzt und klare Abläufe definiert sind, lassen sich Personenschäden minimieren und größere Sachschäden an der Krananlage oder der Umgebung verhindern. Die Dokumentation der Notfallmaßnahmen wird daher kontinuierlich überprüft und – etwa nach Anlagenänderungen oder neuen Erkenntnissen – umgehend aktualisiert.

Nach jeder Wartung oder Inspektion einer Krananlage wird ein Instandhaltungsbericht erstellt, der den Umfang der Arbeiten und den technischen Zustand der Anlage dokumentiert. Dieser Bericht – häufig in Form eines Wartungsprotokolls oder Prüfbefunds – enthält das Datum der Maßnahme, die durchgeführten Arbeiten (z. B. Schmierung, Justage, Bauteiltausch), den Namen des Servicetechnikers sowie alle festgestellten Befunde oder Mängel. Vermerkt werden auch sofort ergriffene Korrekturmaßnahmen und empfohlene Folgeschritte. Der Instandhaltungsbericht dient dem Betreiber als rechtssicherer Nachweis, dass er seiner Instandhaltungspflicht nachgekommen ist. Im Falle eines Unfalls oder bei Kontrollen durch die Berufsgenossenschaft oder das Gewerbeaufsichtsamt kann er belegen, dass die Krananlage ordnungsgemäß gewartet wurde und festgestellte Mängel umgehend behoben wurden. Im Facility Management wird jeder Bericht in der Anlagendokumentation bzw. im CAFM-System hinterlegt, um eine lückenlose Lebenslaufakte der Anlage zu führen. So lässt sich jederzeit nachvollziehen, welche Arbeiten wann und von wem durchgeführt wurden. Diese Transparenz ist nicht nur für die Compliance wichtig, sondern liefert auch wertvolle Erkenntnisse, um wiederkehrende Störungen zu analysieren und die Instandhaltungsstrategie langfristig zu optimieren.

Der Instandhaltungsplan (Wartungsplan) einer Krananlage ist eine systematische Übersicht aller geplanten Wartungs- und Inspektionsmaßnahmen über einen festgelegten Zeitraum (typischerweise ein oder mehrere Jahre). Er listet für jede relevante Komponente der Anlage (z. B. Hubwerk, Steuerung, Kranbahn, Sicherheitseinrichtungen) die erforderlichen Wartungsarbeiten und Prüfungen auf – ergänzt um deren Intervalle (monatlich, vierteljährlich, jährlich etc.) und die jeweils verantwortliche Person oder Stelle. Bei der Erstellung des Plans werden sowohl die Herstellerangaben als auch geltende Prüfvorschriften (z. B. wiederkehrende Sachkundigenprüfungen gemäß den UVV-Vorschriften der Berufsgenossenschaft) berücksichtigt. Ziel ist es, eine vorausschauende Instandhaltung sicherzustellen, die Ausfälle proaktiv verhindert und die Sicherheitsanforderungen jederzeit erfüllt. Für das Facility Management ist der Wartungsplan ein zentrales Steuerungsinstrument: Er erlaubt die frühzeitige Planung von Personal, Budget und erforderlichen Anlagenauszeiten. Durch die klare Zuordnung von Aufgaben und Terminen wird zugleich die Einhaltung aller Prüffristen überwacht, was im Rahmen von Audits oder Zertifizierungen (z. B. ISO 45001 für Arbeitssicherheit) von großer Bedeutung ist. Insgesamt bildet ein vollständiger und aktueller Instandhaltungsplan die Grundlage für ein professionelles Instandhaltungsmanagement, das die Zuverlässigkeit und Lebensdauer der Krananlage maximiert.

Als zeitliche Darstellung des Wartungsplans zeigt der Wartungskalender konkret, wann welche Instandhaltungsmaßnahmen im Jahresverlauf stattfinden sollen. Während der Wartungsplan vor allem die Inhalte und Intervalle beschreibt, ordnet der Kalender diese Maßnahmen festen Terminen oder Zeitfenstern zu. So kann darin beispielsweise festgelegt sein, dass die jährliche Hauptprüfung des Krans in Kalenderwoche 32 erfolgt oder dass monatliche Sichtkontrollen jeweils am ersten Montag des Monats durchgeführt werden. Der Wartungskalender wird in modernen CAFM-Systemen meist digital abgebildet und mit automatischen Erinnerungsfunktionen versehen. Er erfüllt mehrere Zwecke: Zum einen ermöglicht er die frühzeitige Abstimmung mit den Nutzern (z. B. Produktion oder Lager), um nötige Stillstandzeiten der Krananlage einzuplanen und Betriebsunterbrechungen minimal zu halten. Zum anderen schafft er Transparenz für alle Beteiligten darüber, welche Aktivitäten demnächst anstehen, und erleichtert die Vorbereitung benötigter Ressourcen (Ersatzteile, Fremdfirmen etc.). Für Audits oder interne Kontrollen liefert ein gepflegter Wartungskalender auf einen Blick den Nachweis, dass alle erforderlichen Wartungen termingerecht eingeplant sind. Kurz: Der Wartungskalender macht den vorbeugenden Instandhaltungsprozess greifbar und hilft dem Facility Management, keinen Wartungstermin zu übersehen.

Die Inventarliste für Krananlagen ist ein vollständiges Verzeichnis aller relevanten Anlagegüter im Bereich Hebe- und Krantechnik eines Unternehmens oder einer Liegenschaft. Darin werden sämtliche Krananlagen und deren wesentliche Komponenten – ggf. inklusive Zubehör wie Anschlagmittel, Steuerungseinheiten oder spezielle Lastaufnahmemittel – mit ihren Kerndaten erfasst. Zu den typischen Einträgen gehören neben der genauen Anlagenbezeichnung auch Serien- bzw. Inventarnummern, Baujahr, Standort (z. B. Halle oder Gebäudeteil), Hersteller, Tragfähigkeit und weitere technische Kenndaten. Ebenso kann die zuständige Betreiberabteilung oder der verantwortliche Anlagenbetreuer vermerkt sein. Die Inventarliste bildet die Grundlage für ein wirksames Asset-Management: Nur mit einem vollständigen Überblick darüber, welche Geräte vorhanden sind und wo sie sich befinden, können Wartungsplanung, Ersatzteilvorhaltung und Investitionsentscheidungen zielgerichtet erfolgen. Darüber hinaus ist eine aktuelle Inventarliste wichtig für Versicherungen und Behörden – z. B. um bei Audits nachzuweisen, dass alle Arbeitsmittel im Verantwortungsbereich erfasst und entsprechend betreut werden. Idealerweise wird die Inventarliste digital in einem CAFM- oder Asset-Management-System geführt, wodurch jede Anlage eindeutig identifizierbar ist und alle zugehörigen Dokumente und Historien (Wartungen, Prüfungen, Störungen) verknüpft sind. Damit schafft die Inventarliste Transparenz und Kontrolle über den gesamten Kranbestand und dessen Zustand.

Die Aufgabenklärung – in den Ergebnissen der Leistungsphasen 1 und 2 nach HOAI (Grundlagenermittlung und Vorplanung) dokumentiert – hält die vereinbarte Aufgabenstellung für die Planung der Krananlage fest. In diesem Dokument sind die Ziele des Auftraggebers, die funktionalen Anforderungen an das Kransystem (z. B. Tragfähigkeit, Hubhöhe, Einsatzhäufigkeit, besondere Lasten) sowie die relevanten Randbedingungen (bauliche Gegebenheiten, vorhandene Infrastruktur, Termin- und Kostenrahmen) präzise beschrieben. Ebenso werden Schnittstellen zu anderen Gewerken oder Projekten sowie Verantwortlichkeiten und Kommunikationswege zwischen den Beteiligten definiert. Dadurch entsteht von Anfang an ein gemeinsames Verständnis aller Projektbeteiligten darüber, was zu liefern und zu beachten ist. Für den TGA-Fachplaner bildet die Aufgabenklärung die verbindliche Grundlage, um alle weiteren Planungen, Berechnungen und Ausschreibungen zielgerichtet vorzunehmen. Abweichungen oder Änderungen im Projektverlauf können jederzeit mit der ursprünglichen Aufgabenstellung abgeglichen werden, was die Projektsteuerung und Qualitätssicherung erleichtert. Nach Projektabschluss wird die Aufgabenklärung in der technischen Dokumentation archiviert und dem Facility Management übergeben, damit die ursprünglichen Planungsannahmen und Betreiberwünsche später nachvollzogen werden können. Dies ist beispielsweise bei Erweiterungen, Umbauten oder bei der Bewertung der Anlagenperformance hilfreich. Insgesamt sorgt eine gründliche Aufgabenklärung dafür, dass das Projekt auf einem soliden Fundament startet und Missverständnisse oder Planungsfehler vermieden werden.

Das Planungskonzept ist ein zentraler Bestandteil der technischen Vorplanung. Es beschreibt den angestrebten Systemaufbau, verschiedene Betriebsszenarien und den Energiebedarf der Krananlage. Bereits in dieser frühen Phase werden auch Schnittstellen zu anderen Gewerken und grundlegende Sicherheitsanforderungen berücksichtigt, sodass alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis der geplanten Anlage entwickeln. Gemäß HOAI wird in Leistungsphase 2 ein erster Konzeptentwurf erstellt, der in Leistungsphase 3 verfeinert wird. Facility Manager nutzen das Planungskonzept, um Betriebsstrategien und Wartungsanforderungen frühzeitig abzuleiten. Zudem stellt es sicher, dass alle Vorgaben aus Normen und Richtlinien (z. B. Tragfähigkeiten, Steuerungs-Sicherheit nach Maschinenrichtlinie) von Beginn an eingeplant sind. Damit bildet es die Grundlage für alle weiteren Planungsphasen und erleichtert eine reibungslose Umsetzung im späteren Projektverlauf.

Die Preisliste enthält alle Kostenpositionen der Krananlage und schafft Transparenz über die zu erwartenden Ausgaben. In HOAI-Leistungsphase 6 (Vorbereitung der Vergabe) werden alle Komponenten und Leistungen mit ihren Mengen und Preisen detailliert erfasst. Dies erfolgt in Anlehnung an DIN 276, wodurch eine strukturierte Kostengliederung gewährleistet ist. Die Preisliste dient im Beschaffungsprozess als Grundlage, um Angebote von Lieferanten und Auftragnehmern objektiv vergleichen zu können. Für das Facility Management ist dieses Dokument auch nach der Bauphase von Bedeutung: Es ermöglicht eine Nachverfolgung der tatsächlichen Kosten im Vergleich zur Planung und unterstützt die Budgetplanung für Wartung, Instandhaltung und zukünftige Ersatzbeschaffungen. So können Nachträge während der Bauausführung nachvollzogen und über den Lebenszyklus der Anlage etwaige Kostenabweichungen frühzeitig erkannt werden.

Nach der Abnahme einer Krananlage werden etwaige festgestellte Mängel und deren Behebung in diesem Protokoll festgehalten. Es gehört zur Abnahmedokumentation und sichert die Nachverfolgbarkeit aller Korrekturmaßnahmen. Typischerweise listet das Abnahmeprotokoll zunächst alle bei der Bauabnahme erkannten Mängel auf. Im Protokoll zur Mängelbeseitigung wird dann dokumentiert, welche Mängel bis wann und durch wen behoben wurden. Dabei werden Fristen gesetzt und die erfolgte Beseitigung durch entsprechende Prüfergebnisse oder Abnahmenachweise bestätigt. Dieses Dokument ist für den Bauherrn und Betreiber ein wichtiger Nachweis, dass die vertraglich geschuldete Sollbeschaffenheit der Krananlage erreicht wurde. Im Facility Management wird es sorgfältig archiviert, um Gewährleistungsfristen zu überwachen und im Falle von später auftretenden Problemen eindeutig nachvollziehen zu können, welche Punkte bereits abgearbeitet sind. Auch gegenüber Behörden oder Versicherungen kann mit diesem Protokoll belegt werden, dass alle Sicherheitsmängel ordnungsgemäß behoben wurden, bevor die Anlage in den regulären Betrieb ging.

Wenn Mitarbeiter Krananlagen bedienen oder instand halten, sind spezielle Sicherheitsunterweisungen zwingend vorgeschrieben. Dieses Protokoll hält den Nachweis über solche Unterweisungen fest. Gemäß § 12 BetrSichV in Verbindung mit dem Arbeitsschutzgesetz müssen Beschäftigte vor der erstmaligen Verwendung eines Krans sowie wiederkehrend (in der Regel jährlich) über die sicheren Arbeitsverfahren unterrichtet werden. Im Unterweisungsprotokoll werden das Datum, die Namen der teilnehmenden Personen und die behandelten Themen dokumentiert. Typische Inhalte sind die spezifischen Gefährdungen beim Kranbetrieb, die entsprechenden Schutzmaßnahmen, die richtige persönliche Schutzausrüstung (PSA) und klare Verhaltensregeln (z. B. Kommunikationszeichen beim Einweisen). Durch die Unterschrift aller Beteiligten wird bestätigt, dass die Unterweisung verstanden wurde. Im Rahmen der Betreiberverantwortung sorgt der Facility Manager dafür, dass diese Nachweise stets aktuell und vollständig sind. Bei internen Audits oder behördlichen Betriebsprüfungen (etwa durch die Berufsgenossenschaft) dient das Unterweisungsprotokoll als Beleg dafür, dass der Arbeitgeber seiner Unterweisungspflicht nachgekommen ist. Es trägt so zur kontinuierlichen Sicherheitskultur im Unternehmen bei.

Das Prüf- und Kontrollbuch für elektrische Anlagen dokumentiert alle vorgeschriebenen Sicherheitsprüfungen an der elektrischen Ausrüstung der Krananlage. Nach DGUV Vorschrift 3 sind elektrische Anlagen und Betriebsmittel in festgelegten Intervallen durch eine befähigte Person zu prüfen. In diesem Logbuch werden sämtliche Prüftermine mit Datum, ausführender Person und den Ergebnissen festgehalten. Die Art der Prüfung (z. B. Sichtkontrolle, messtechnische Durchgängigkeits- oder Isolationsprüfung, Funktionskontrolle von Sicherheitseinrichtungen) wird jeweils vermerkt. Falls Mängel festgestellt wurden, sind diese mit einer Bewertung (etwa „kritisch“ oder „nicht kritisch“) und einer Frist zur Beseitigung einzutragen. Ebenso wird dokumentiert, wann und durch wen festgestellte Mängel behoben wurden. Ein aktuelles und lückenlos geführtes Elektro-Prüfbuch ist im Falle eines Arbeitsunfalls oder einer Betriebsprüfung durch die BG ein zentraler Nachweis: Es belegt die Erfüllung der Betreiberpflichten zur elektrischen Sicherheit. Darüber hinaus unterstützt es den Facility Manager dabei, Wartungen proaktiv zu planen – zum Beispiel können wiederholt auftretende Abweichungen oder Verschleißtrends erkannt und frühzeitig adressiert werden. Im Alltag eines Gebäudebetriebs wird dieses Dokument entweder in Papierform im technischen Betriebsordner geführt oder zunehmend in digitalen Prüfmanagement-Systemen hinterlegt.

Das Prüf- und Kontrollbuch für Krananlagen (häufig kurz Kranprüfbuch genannt) ist ein Pflichtdokument nach DGUV Vorschrift 52 („Krane“). Darin werden alle durchgeführten Prüfungen, Wartungen und sicherheitstechnischen Kontrollen an der Krananlage chronologisch festgehalten. Wesentliche Inhalte sind neben den regelmäßigen Prüfterminen (z. B. die vorgeschriebene jährliche Sachkundigenprüfung und gegebenenfalls wiederkehrende Sachverständigenprüfungen) auch einmalige Nachweise: etwa die Konformitätserklärung des Herstellers (CE-Dokumentation), der Abnahmeprüfbericht vor erster Inbetriebnahme, Bescheinigungen über Prüfungen nach wesentlichen Änderungen oder Reparaturen sowie Übersichten über ausgetauschte sicherheitsrelevante Bauteile. Jede Eintragung im Kranprüfbuch enthält das Datum, die Art der Prüfung (Regelprüfung, außerordentliche Prüfung, Wartung etc.), den Prüfumfang nach einschlägigen DGUV-Regeln, festgestellte Mängel und die ergriffenen Maßnahmen. Der Prüfer – entweder ein sachkundiger Instandhalter oder bei bestimmten Fristen ein amtlich anerkannter Sachverständiger (z. B. TÜV) – zeichnet die Ergebnisse ab und bestätigt damit die Durchführung. Der Unternehmer bzw. Betreiber hat zudem im Prüfbuch zu vermerken, dass er von festgestellten Mängeln Kenntnis genommen hat und für deren Beseitigung gesorgt wurde. Dieses Dokument muss bei Bedarf Aufsichtsbehörden oder der Berufsgenossenschaft vorgelegt werden und dient im Unfallfall als Beweis der durchgeführten Kontrollen. Im Facility Management wird das Kran-Prüfbuch oft digital geführt und mit dem Wartungsplan verknüpft, um Fälligkeiten für die nächsten Prüfungen transparent zu machen und eine langfristige Historie über den Zustand der Anlage zu erhalten.

Das Raumbuch ist ein zentrales Dokument der Gebäude- und Anlagendokumentation. Darin werden sämtliche Räume eines Gebäudes systematisch erfasst und mit allen relevanten technischen Angaben versehen. Für eine Krananlage bedeutet dies konkret, dass der Aufstellungsort bzw. der Raum (z. B. eine Fertigungshalle oder ein Lagerbereich) mit allen zugehörigen technischen Einrichtungen beschrieben wird. Dazu gehören etwa die installierten TGA-Komponenten (Technische Gebäudeausrüstung) wie Kranbahnen, Steuerungs- und Antriebseinheiten, elektrische Zuleitungen (z. B. Stromschienen oder Schleifleitungen) sowie sonstige Ausstattungen im Raum. Ebenso werden besondere Raumanforderungen festgehalten, zum Beispiel notwendige lichte Höhen für Kranfahrwege, zulässige Bodenlasten an Stellen mit Kranstützen, Klimaparameter oder sicherheitstechnische Einrichtungen (Not-Aus-Schalter, Absperrbereiche, Brandschutzmaßnahmen). Das Raumbuch entsteht idealerweise bereits in der Planungsphase und wird in der Bauausführung fortgeschrieben, sodass zur Gebäudeübergabe ein vollständiger Überblick aller Räume und ihrer Ausstattung vorliegt. Im laufenden Betrieb dient es dem Facility Manager als Arbeitsgrundlage: Über das Raumbuch lassen sich Wartungspläne räumlich zuordnen (welche Anlagen sind in welchem Raum zu warten), und bei Umbauten oder Nutzungsänderungen kann schnell ermittelt werden, welche Technik jeweils betroffen ist. Moderne Raumbücher werden häufig digital geführt und in CAFM-Systeme (Computer Aided Facility Management) eingebunden, was die Pflege und Auswertung der Raum- und Anlagendaten erheblich erleichtert.

In der Leistungsphase 2 (Vorplanung) wird ein Technisches Raumbuch LPH 2 erstellt, um die technischen Anforderungen je Raum oder Aufstellungsbereich von Anfang an festzulegen. Dieses Dokument ist im Grunde ein spezifizierter Auszug des allgemeinen Raumbuchs, fokussiert auf die technischen Parameter, die ein Raum für bestimmte Anlagen erfüllen muss. Bezüglich einer Krananlage fließen hier frühzeitig Informationen ein wie zum Beispiel: erforderliche Decken- oder Dachtraglasten für einen Brückenkran, benötigte Raumhöhen (damit der Kran ungehindert verfahren kann), vorgesehene Kranträger oder Befestigungspunkte in der Gebäudestruktur, sowie die Medienanschlüsse (z. B. elektrische Einspeisung mit entsprechender Leistung, eventuelle Druckluft- oder Hydraulikanschlüsse für Greifsysteme). Auch Vorgaben zur Tragfähigkeit des Bodens an Kranstützpunkten oder zu notwendigen Öffnungen (etwa Deckendurchbrüche für einen Portalkran) werden hier vermerkt. Dieses frühe technische Raumbuch ist eine wichtige Planungsgrundlage: Es stellt sicher, dass die besonderen Anforderungen der Krananlage bereits in der Gebäude- und Nutzungskonzeption berücksichtigt werden und nichts Essenzielles übersehen wird. Außerdem dient es als Abstimmungsdokument zwischen Bauherr und Fachplanern, um die Machbarkeit und die zu erwartenden Kosten für die Integration des Krans im Gebäude grob einschätzen zu können. Im Verlauf des Projekts wird das Technische Raumbuch kontinuierlich verfeinert, behält aber in allen Phasen die Funktion einer Referenz für raumbezogene Anlagenerfordernisse.

In der Leistungsphase 3 (Entwurfsplanung) wird das Technische Raumbuch aus der Vorplanung weiter ausgearbeitet. Das Technische Raumbuch LPH 3 enthält für jeden Raum und jede relevante Schnittstelle jetzt detaillierte technische Daten und Anforderungen, abgestimmt mit dem konkreten Entwurf. Für die Krananlage bedeutet das, dass nun exakte Kennwerte und Positionen festgelegt sind: Zum Beispiel die genaue Lage der Kranbahn im Hallenschiff, die spezifische Tragfähigkeit der Kranträger, der Typ und die Leistung der Stromschiene oder Energiezuführung, sowie die Anforderungen an die elektrischen Unterverteilungen, an die der Kran angeschlossen wird. Schnittstellen zu Nachbargewerken werden klar beschrieben – etwa Abstimmungen mit dem Tragwerksplaner (damit Fundamente oder Stützen die Kranlasten aufnehmen), mit dem Elektroplaner (für Steuerleitungen, Not-Halt-Kreise, Blitzschutz) und ggf. mit dem Architekten (für nötige Einbauten wie Zugangssteige oder Wartungsbühnen). Außerdem sind im LPH 3-Raumbuch spezifische Sicherheitsanforderungen dokumentiert: z. B. welche Zugangsbegrenzungen oder Absturzsicherungen in dem Bereich vorgesehen sind, wo der Kran bedient oder gewartet wird. Dieses Dokument wird zur Ausführungsplanung und präzisen Kostenermittlung herangezogen, da es den Planungsbeteiligten genaue Vorgaben je Raum liefert. Im Lebenszyklus der Anlage behält das Technische Raumbuch seine Bedeutung: Änderungen oder Erweiterungen am Kran oder am Gebäude können später hier eingepflegt werden, sodass es als Referenzdokument für den aktuellen Soll-Zustand dient. Im Facility Management werden die Informationen aus dem endgültigen Raumbuch beispielsweise in Betriebs- und Wartungshandbüchern genutzt, um jederzeit nachvollziehen zu können, welche technischen Voraussetzungen in welchem Bereich des Gebäudes gelten.

Auditdokumente sind die gebündelten Nachweise dafür, dass alle Betreiberpflichten und Sicherheitsauflagen für die Krananlage erfüllt werden. In einem Audit (sei es intern im Rahmen des Qualitätsmanagements oder extern durch Behörden, Berufsgenossenschaften oder Zertifizierungsstellen) müssen zahlreiche Dokumente vorgelegt werden. Dazu zählen unter anderem: die CE-Konformitätserklärung und Betriebsanleitungen des Kranherstellers, alle relevanten Prüf- und Wartungsprotokolle (z. B. die Einträge aus dem Kran-Prüfbuch sowie elektrische Prüfprotokolle), Nachweise zu durchgeführten Unterweisungen (Unterweisungsprotokolle), ggf. die Gefährdungsbeurteilung für den Kranbetrieb, Betriebserlaubnisse oder Abnahmen durch zugelassene Überwachungsstellen (falls z. B. erforderlich bei überwachungsbedürftigen Krananlagen), sowie Checklisten und Berichte früherer Audits oder Inspektionen. VDI-Richtlinie 6026 Blatt 1 empfiehlt eine übersichtliche und standardisierte Strukturierung solcher Dokumentationen, damit im Prüfungsfall jedes Dokument schnell auffindbar ist. Der Facility Manager stellt sicher, dass all diese Unterlagen stets aktuell, vollständig und geordnet verfügbar sind – sei es in Form eines physischen Auditordners oder in einem digitalen Dokumentenmanagement-System. Dadurch wird die Compliance-Fähigkeit der Organisation sichtbar gemacht: Man kann jederzeit belegen, dass die Krananlage regelkonform betrieben wird. Im Rahmen von Zertifizierungen (z. B. ISO 45001 für Arbeitsschutzmanagement) oder regelmäßigen DGUV-/TÜV-Prüfungen bilden diese Auditdokumente das Rückgrat für einen erfolgreichen Nachweis. Insgesamt erleichtert eine gute Audit-Dokumentation nicht nur Kontrollen von außen, sondern unterstützt auch intern die Überwachung der Betreiberpflichten und fördert eine Kultur der Transparenz und Sicherheit.

Emissionsberechnungen werden bereits in der Planungsphase durchgeführt, um mögliche Belastungen durch den Kranbetrieb (Lärm, Staub, Abgase) frühzeitig zu erfassen. Besonders bei Krananlagen mit Verbrennungsmotoren oder intensiven Hydrauliksystemen in Hallen müssen Emissionsparameter wie Geräuschpegel oder Abgaskonzentrationen prognostiziert werden. Die ermittelten Werte werden mit gesetzlichen Grenzwerten (unter Heranziehung der TA Lärm und TA Luft) verglichen und es werden ggf. Minderungsmaßnahmen (z. B. Filteranlagen, Schalldämpfer) geplant. Im Facility Management sind diese Berechnungen unerlässlich, um Umweltauflagen einzuhalten und die behördliche Betriebsgenehmigung für die Krananlage sicherzustellen.

Schlitz- und Durchbruchpläne legen genau fest, wo Wände, Decken oder Böden für die Kraninstallation geöffnet (geschlitzt oder durchbrochen) werden müssen. Durch die klare Angabe von Position und Abmessungen der Öffnungen werden Kollisionen zwischen verschiedenen Gewerken verhindert und die bauliche Integrität der Tragkonstruktion bleibt gewahrt. Auch Brandschutzanforderungen fließen ein, indem beispielsweise vorgesehen wird, wie Durchbrüche feuertechnisch abzuschotten sind. Diese Pläne sind Bestandteil der TGA-Ausführungsplanung (HOAI LPH 5) und dienen auf der Baustelle der Montagekoordination. Später im Betrieb werden sie bei Umbauten oder Nachrüstungen als Referenz herangezogen, um bestehende Öffnungen und Leitungswege nachvollziehen zu können.

Nach der Ausschreibungs- und Vergabephase werden die ursprünglichen Durchbruchpläne aus der Planung anhand der tatsächlich ausgewählten Komponenten und Systeme aktualisiert. Dabei können Maße oder Positionen von Öffnungen an Herstellerangaben (z. B. Kranbahnschienen, Laufkatzen) angepasst werden, um den tatsächlichen Bauzustand abzubilden. Diese überarbeiteten Pläne fließen als Bestandsdokumentation in das Projekt ein und zeigen exakt, wo und wie Durchbrüche letztlich ausgeführt wurden. Für Facility Manager sind sie unverzichtbar, da sie eine lückenlose Technikdokumentation ermöglichen und als Grundlage für Anlagensicherheitsbewertungen dienen (z. B. um sicherzustellen, dass alle Durchbrüche ordnungsgemäß ausgeführt und abgesichert sind).

Ein Schnittstellenkatalog listet systematisch alle Berührungspunkte der Krananlage mit anderen Gewerken und technischen Systemen auf. Dazu gehören z. B. die elektrischen Einspeisepunkte, mechanische Anschlüsse an die Baukonstruktion sowie Steuerungs- und Kommunikationsverbindungen (etwa zur Gebäudeleittechnik oder Not-Aus-Schaltungen). Die Erstellung erfolgt nach VDI 6039 in enger Abstimmung zwischen allen Fachplanern und dem Kranlieferanten, um Zuständigkeiten und technische Übergaben klar festzulegen. Dadurch werden Planungs- und Umsetzungsfehler vermieden, denn jeder Übergabepunkt ist definiert und einer Partei zugeordnet. Im Betrieb schafft der Schnittstellenkatalog Transparenz: Facility Manager können jederzeit nachvollziehen, wer für welchen Anlagenteil oder Anschluss verantwortlich ist, was besonders bei Wartung und Umbauten die Abstimmung erleichtert.

Ein Schutzkonzept für die Krananlage ist ein umfassendes Sicherheitskonzept, das aus der Gefährdungsbeurteilung abgeleitet wird. Darin werden alle potentiellen Gefahren bei Betrieb, Wartung und Störfällen systematisch erfasst und bewertet. Das Schutzkonzept legt darauf aufbauend technische Schutzmaßnahmen (z. B. Not-Aus-Schalter, Überlastsicherungen, Verriegelungen) und organisatorische Vorkehrungen (z. B. Zugangsregelungen, Sicherheitsunterweisungen, persönliche Schutzausrüstung) fest, um die Risiken auf ein akzeptables Maß zu reduzieren. Der Arbeitgeber bzw. Betreiber erstellt und pflegt dieses Dokument gemäß den Vorgaben der BetrSichV und der TRBS (u. a. TRBS 1111 zur Gefährdungsbeurteilung). Als zentraler Bestandteil der Betriebssicherheits-Organisation wird das Schutzkonzept regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst. Facility Manager nutzen es, um den Betreiberpflichten nach § 4 BetrSichV nachzukommen und Unfallrisiken systematisch zu minimieren.

Stromlaufpläne in der Ausführungsplanung (LPH 5) zeigen detailliert alle elektrischen Stromkreise und Anschlüsse der Krananlage. Sie dienen den Elektrofachkräften als genaue Vorgabe bei der Installation, damit z. B. Motoren, Steuerungen und Sicherheitseinrichtungen korrekt verdrahtet werden. In den Plänen sind Haupt- und Steuerstromkreise inklusive aller Schutzeinrichtungen (Sicherungen, Leistungsschalter) und Signalflüsse dargestellt, wobei die Komponenten einheitlich nach DIN EN 81346 gekennzeichnet sind. Diese Diagramme sind unerlässlich für eine sichere Montage und später für eine gezielte Fehlersuche im Störungsfall. Im Facility Management werden die Stromlaufpläne als Teil der technischen Dokumentation aufbewahrt. Sie sind insbesondere für wiederkehrende Prüfungen nach DGUV Vorschrift 3 (ehemals BGV A3) hilfreich, da Prüftechniker anhand der Pläne die elektrischen Schutzmaßnahmen nachvollziehen können.

Übersichtsschaltpläne bieten einen zusammengefassten Überblick über die elektrische Gesamtschaltung der Krananlage. Sie stellen – gemäß DIN EN 61082-1 in normgerechter Darstellung – die Hauptverbindungen und Komponenten (Schütze, Motoren, Sensoren etc.) einschließlich der Sicherheitskreise und Not-Aus-Systeme übersichtlich dar. Dadurch kann man auf einen Blick die Struktur der Steuerungs- und Energieverteilung erkennen. Vom Errichter der Anlage werden diese Pläne als Teil der As-Built-Unterlagen erstellt und sind für die technische Abnahme zwingend erforderlich (z. B. verlangen Prüfsachverständige einen solchen Plan im Anlagenhandbuch). Im laufenden Betrieb bilden sie die Basis für regelmäßige elektrische Prüfungen und erleichtern Fehlersuchen. Facility Manager hinterlegen die Übersichtsschaltpläne daher oft digital im CAFM-System, um sie bei Instandhaltung oder Störungen schnell verfügbar zu haben.

Tritt an einer Krananlage ein Unfall oder Sachschaden auf, wird dieser mittels Unfall- und Schadensbericht formal erfasst. In diesem Bericht werden der Unfallhergang, das entstandene Schadensausmaß sowie eingeleitete Sofortmaßnahmen (z. B. Erste Hilfe, Anlagenstilllegung, Absicherung) detailliert dokumentiert. Zudem enthält er eine Analyse der Ursachen und Vorschläge für präventive Maßnahmen, um ähnliche Vorfälle zukünftig zu verhindern. Als verpflichtender Bestandteil des Arbeitsschutz- und Qualitätsmanagements ermöglicht der Bericht eine systematische Auswertung von Unfällen und die Ableitung von Verbesserungen. Facility Manager nutzen die Erkenntnisse aus diesen Berichten, um die Gefährdungsbeurteilung zu aktualisieren und gezielte Risikoprävention zu betreiben. Darüber hinaus dienen die Berichte als Grundlage, um gegenüber Versicherern oder Aufsichtsbehörden Bericht zu erstatten und die Erfüllung der Betreiberpflichten nachzuweisen.

Der Hersteller einer Krananlage stellt umfangreiche technische Unterlagen zur Verfügung, die dem Betreiber bei der Gefährdungsbeurteilung helfen. Dazu gehören die Betriebsanleitung, technische Datenblätter, Sicherheits- und Wartungshinweise sowie gegebenenfalls eine vom Hersteller durchgeführte Risikobeurteilung mit Angabe von Restrisiken. Anhand dieser Informationen kann der Betreiber die spezifischen Gefährdungen identifizieren, die mit dem Betrieb der Anlage verbunden sind, und passende Schutzmaßnahmen sowie Prüfintervalle festlegen. Die Herstellerdokumente stellen somit die technische Basis für die betriebliche Gefährdungsbeurteilung nach BetrSichV § 3 dar. Facility Manager nutzen diese Unterlagen, um ihre eigene Dokumentation zu ergänzen und alle gesetzlich geforderten Nachweise lückenlos zu führen. Beispielsweise kann aus den Herstellerangaben abgeleitet werden, welche Prüfungen in welchen Abständen erfolgen müssen oder welche persönlichen Schutzausrüstungen erforderlich sind.

Zur rechtssicheren Inbetriebnahme von Krananlagen müssen alle behördlichen Genehmigungen sowie Abnahme- und Prüfprotokolle vollständig vorliegen. In dieser Dokumentengruppe werden unter anderem die Baugenehmigung (falls relevant), technische Abnahmeprüfungen durch Sachverständige (z. B. Belastungs- und Sicherheitsprüfungen durch TÜV oder andere ZÜS), Prüfzeugnisse und ggf. Betriebserlaubnisse gesammelt. Diese Unterlagen belegen, dass die Anlage nach den einschlägigen Vorschriften (z. B. VOB/C, DIN 18385 sowie BetrSichV/DGUV-Vorgaben) abgenommen und freigegeben wurde. Sie sind Voraussetzung für den ordnungsgemäßen Betrieb und müssen der Aufsichtsbehörde auf Verlangen vorgezeigt werden können. Facility Manager archivieren sämtliche Genehmigungs- und Abnahmeunterlagen sorgfältig in der Betriebsdokumentation (gemäß VDI 6026-1), um bei Audits, Inspektionen oder Schadensfällen jederzeit den Nachweis der Konformität erbringen zu können.

Diese Planunterlagen gewährleisten die technische Nachvollziehbarkeit und klare Orientierung während der Bauausführung. Bereits in der Leistungsphase 5 nach HOAI werden hier alle Details der Krananlage – von Kranbahnverläufen bis zu Anschlusspunkten – zeichnerisch festgelegt, sodass alle Gewerke (z. B. Tragwerksplanung, Elektrotechnik) koordiniert und ohne Kollisionen arbeiten können. Die Zeichnungen dokumentieren den geplanten Soll-Zustand der Anlage und dienen als verbindliche Grundlage für die Montage vor Ort.

Gleichzeitig sind sie unverzichtbar für spätere Instandhaltungs-, Prüf- oder Umbauarbeiten, da sie Aufbau und technische Daten der Krananlage übersichtlich wiedergeben. Facility Manager übernehmen diese Pläne in die Bestandsdokumentation und sorgen gemäß VDI 6026-1 dafür, dass sie als Teil der Revisionsunterlagen archiviert und bei Bedarf aktualisiert werden.

Nach der Ausschreibung und Vergabe wird die Planung an die realisierten technischen Lösungen angepasst. Konkret bedeutet dies, dass der TGA-Fachplaner die Ausführungszeichnungen anhand der tatsächlich beauftragten Produkte und Systeme überarbeitet. Alle herstellerbedingten Änderungen – etwa abweichende Maße, Anschlussdetails oder modellbedingte Anforderungen – fließen in diese Pläne ein, damit sie den gebauten Zustand exakt widerspiegeln.

Gemäß den Vorgaben der VOB/C (z. B. DIN 18379, 18381) erstellt der Auftragnehmer in Abstimmung mit dem Planer solche Werk- und Montagepläne und übergibt vor der Abnahme vollständige Revisionsunterlagen. Die Facility Manager übernehmen diese aktualisierten Unterlagen in ihre As-Built-Dokumentation. Damit stehen für zukünftige Prüfungen, Wartungen oder Umbauten der Krananlage verlässliche und abgestimmte Informationen zur Verfügung. Gleichzeitig bilden sie die Grundlage für die formale Abnahme und Übergabe der Anlage, da nur dokumentierte und abgestimmte Änderungen als ordnungsgemäß erfüllt gelten.

Dieses Dokument belegt, dass erkannte Sicherheitsmängel zeitnah und fachgerecht beseitigt wurden. Typische Beispiele sind reparierte Stolperkanten, ausgebesserte Bodenabsenkungen oder entfernte Gefahrenquellen auf Wegen und Plätzen. Im Protokoll wird festgehalten, welcher Mangel wann und wie behoben wurde, einschließlich der eingesetzten Materialien oder Maßnahmen. In der Regel unterschreibt die verantwortliche Fachkraft oder Führungsperson die Durchführung, wodurch eine klare Verantwortungszuordnung gegeben ist.

Im Facility Management dient diese Aufzeichnung als rechtssicherer Nachweis dafür, dass der Betreiber seiner Verkehrssicherungspflicht nachgekommen ist. Bei behördlichen Kontrollen, Versicherungsfällen oder gerichtlichen Auseinandersetzungen kann das Nachweisprotokoll vorgelegt werden, um die ordnungsgemäße Mängelbeseitigung und damit die Erfüllung der Betreiberpflichten gemäß HBauO und einschlägiger Vorschriften zu untermauern.

Das Begehungsprotokoll ist ein zentrales Kontrollinstrument im Facility Management, um die Sicherheit auf Verkehrsflächen proaktiv zu überwachen. In festgelegten Intervallen (beispielsweise wöchentlich oder monatlich, je nach Nutzungsart und Saison) führt eine unterwiesene Person planmäßige Rundgänge über Plätze, Innenhöfe, Gehwege oder Terrassen durch. Dabei werden anhand von Checklisten alle relevanten Aspekte geprüft – etwa der Zustand von Belägen, Treppen und Geländern, die Funktion von Beleuchtungseinrichtungen oder die Beseitigung von Laub, Eis und Schnee. Datum, Teilnehmer der Begehung sowie alle festgestellten Schäden oder Gefahrenstellen werden im Protokoll detailliert dokumentiert. Für jede festgestellte Gefahrenstelle werden zudem Maßnahmenempfehlungen und Fristen zur Beseitigung festgelegt, sodass im Anschluss umgehend Gegenmaßnahmen eingeleitet werden können.

Durch diese lückenlose Dokumentation wird transparent, dass regelmäßige Prüfungen der öffentlichen oder internen Verkehrsflächen stattfinden und erkannte Risiken systematisch erfasst sowie abgearbeitet werden. Das Protokoll dient dem Betreiber und Eigentümer als Absicherung: Es zeigt im Haftungsfall, dass er seiner Verkehrssicherungspflicht nachgekommen ist. Insbesondere bei Audits oder im Falle von Unfällen und daraus resultierenden Haftungsansprüchen (z. B. nach § 823 BGB) können die vollständig geführten Begehungsprotokolle vorgelegt werden. Sie belegen, dass alle zumutbaren Kontrollen erfolgt sind und erhöhen damit die Rechts- und Haftungssicherheit für die verantwortlichen Personen erheblich.

Diese Dokumente sind Teil der Herstellerverantwortung nach der EU-Maschinenrichtlinie 2006/42/EG. Sie stellen sicher, dass Teilaggregate der Krananlage – etwa Fahrwerke, Hubwerke oder Steuerungseinheiten – sicher und normgerecht in die Gesamtanlage integriert werden können. Hierzu gehören insbesondere technische Zeichnungen, Risikobeurteilungen sowie Beschreibungen von Sicherheitsfunktionen und Restrisiken, ergänzt um die Einbauerklärung des Herstellers der unvollständigen Maschine. Der Hersteller muss diese speziellen Unterlagen erstellen und mindestens zehn Jahre lang aufbewahren. Im Facility Management werden diese Unterlagen zur Prüfung der CE-Konformität der Gesamtkrananlage und zur Absicherung der Betreiberpflichten herangezogen. Eine vollständige Dokumentation aller Komponenten ist entscheidend, um im Schadensfall die Einhaltung der Maschinenrichtlinie und damit die Sicherheit und Rechtskonformität der Anlage belegen zu können.

Die Ausschreibungsunterlagen gemäß VOB/A (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen, Teil A) und den Vorgaben der HOAI bilden die verbindliche Grundlage für die Beschaffung der Krananlage. In der Leistungsbeschreibung werden sämtliche technischen Anforderungen, Schnittstellen und Qualitätskriterien detailliert festgelegt, sodass Bieter vergleichbare Angebote abgeben können. Zudem sind alle vertragsrelevanten Bedingungen, von Terminen über Gewährleistungsfristen bis hin zu Abnahmebedingungen, eindeutig definiert. Diese Unterlagen stellen sicher, dass der Vergabeprozess transparent, wirtschaftlich und rechtskonform abläuft. Der Facility Manager prüft und verwendet die Ausschreibungsdokumente, um einerseits die Einhaltung aller technischen Spezifikationen bei Lieferung und Montage zu überwachen und andererseits bei späteren Leistungsprüfungen oder Nachtragsforderungen eine klare Referenz zu haben. Eine sorgfältig erstellte Ausschreibung vermindert das Risiko von Missverständnissen und Nachträgen während der Projektabwicklung und dient als Dokumentation im Vergabeverfahren.

Der Vergabevorschlag ist eine im Rahmen der HOAI Leistungsphase 7 zu erstellende Dokumentation, die dem Auftraggeber eine begründete Entscheidungshilfe für die Auftragsvergabe liefert. Darin werden die Angebote der Bieter fachlich und wirtschaftlich bewertet, meist durch einen Preisspiegel und eine Gewichtung von Qualitätskriterien, um das wirtschaftlichste und fachlich geeignetste Angebot zu ermitteln. Die Empfehlung zur Auftragserteilung wird nachvollziehbar begründet und vom Planer an den Bauherren bzw. die verantwortliche Vergabestelle weitergeleitet. Für den Facility Manager ist dieser Nachweis wichtig, um die Wirtschaftlichkeit und Transparenz des Beschaffungsprozesses zu belegen. Der Vergabevorschlag wird gemeinsam mit dem Vergabeprotokoll archiviert und kann bei internen oder externen Prüfungen (z. B. durch Revision oder Aufsichtsbehörden) als Beleg dienen, dass das Vergabeverfahren fair und regelkonform durchgeführt wurde.

Gemäß § 3 der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) ist die Gefährdungsbeurteilung für Arbeitsmittel wie Krananlagen regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf zu aktualisieren. Dabei sind Änderungen der Arbeitsbedingungen, neue Erkenntnisse (z. B. aus Unfällen oder technischen Weiterentwicklungen) sowie der aktuelle Stand der Technik zu berücksichtigen. Der „Hinweis auf das Ergebnis der regelmäßigen Überprüfung“ dokumentiert, dass eine solche Überprüfung durchgeführt wurde. Falls keine Anpassungen erforderlich waren, wird dies mit Datum und Unterschrift der verantwortlichen Fachkraft (z. B. Sicherheitsfachkraft oder Anlagenverantwortlicher) vermerkt. Diese Dokumentation ist essenziell für das Arbeitsschutzmanagementsystem und dient als Nachweis gegenüber Aufsichtsbehörden oder der Berufsgenossenschaft, dass der Betreiber seinen Pflichten zur fortlaufenden Gefährdungsbeurteilung nachkommt. In der Praxis sollte dieser Überprüfungsvermerk mindestens einmal jährlich erstellt und zusammen mit der ursprünglichen Gefährdungsbeurteilung aufbewahrt werden.

Bei der Verpflichtung der Lieferanten handelt es sich um eine schriftliche Erklärung jedes Auftragnehmers bzw. Lieferanten, alle einschlägigen Vorschriften des Arbeitsschutzes und der Unfallverhütung bei der Leistungserbringung einzuhalten. Rechtsgrundlage ist unter anderem § 5 DGUV Vorschrift 1 („Grundsätze der Prävention“), der fordert, dass Auftraggeber ihre Auftragnehmer schriftlich zur Beachtung der für die Tätigkeit maßgeblichen Arbeitsschutzvorgaben verpflichten. In dieser Vereinbarung bestätigt der Lieferant beispielsweise, dass seine Mitarbeiter unterwiesen sind, persönliche Schutzausrüstung (PSA) tragen und die DGUV-Regeln sowie betrieblichen Sicherheitsanweisungen einhalten. Diese verpflichtende Erklärung wird bereits vor der Auftragsvergabe eingeholt und im Vertragsdossier abgelegt. Für den Facility Manager ist sie ein wichtiger Nachweis, um im Falle eines Unfalls oder einer Kontrolle belegen zu können, dass man seiner Organisationspflicht nachgekommen ist und die Verantwortung für Arbeitssicherheit auch auf externe Firmen erstreckt hat. Sie minimiert Haftungsrisiken des Betreibers, da die Sicherheitspflichten vertraglich auf den Lieferanten übertragen und von diesem anerkannt wurden.

Die Wartungsanleitung (oder Instandhaltungsanleitung) für die Krananlage wird vom Hersteller oder Errichter bereitgestellt und ist ein fester Bestandteil der Dokumentation bei der Anlagenübergabe. In dieser Anleitung sind sämtliche vorbeugenden Instandhaltungsmaßnahmen aufgeführt, einschließlich der empfohlenen Wartungsintervalle, detaillierter Prüfschritte und sicherheitstechnischer Hinweise (z. B. Abschalten und Absichern der Anlage während Wartungsarbeiten). VDI-Richtlinie 6026-1 verlangt eine strukturierte Zusammenstellung solcher Unterlagen, um dem Betreiber eine vollständige Betriebs- und Wartungsdokumentation zu übergeben. Der Facility Manager nutzt die Wartungsanleitung, um die präventive Instandhaltung systematisch zu planen – beispielsweise werden daraus Wartungspläne im CAFM-System generiert und die zuständigen Techniker oder Dienstleister eingewiesen. Gleichzeitig dient die Wartungsanleitung als Referenz bei behördlichen Prüfungen oder Begehungen: Sie zeigt auf, welche Maßnahmen der Hersteller für den sicheren Betrieb vorgibt, und der Betreiber kann anhand der eigenen Wartungsnachweise belegen, dass diese Vorgaben eingehalten wurden. Eine aktuelle und zugängliche Wartungsanleitung trägt damit unmittelbar zur Betriebssicherheit und Compliance der Krananlage bei.

Die Wartungsdokumentation umfasst alle Protokolle und Aufzeichnungen der an der Krananlage durchgeführten Wartungs- und Prüfarbeiten. Dazu zählen zum Beispiel Wartungsprotokolle mit Datum, Umfang der durchgeführten Arbeiten, gemessenen Ist-Werten (z. B. Verschleißmaße, Ölstand) sowie Feststellungen von Mängeln und die ergriffenen Maßnahmen zu deren Behebung. Eine solche lückenlose Dokumentation nach VDMA 24186-0 macht den technischen Zustand und die Historie der Anlage transparent. Für den Facility Manager bildet sie die Grundlage, um auf Basis realer Daten Risikobewertungen vorzunehmen (z. B. ob aufgrund häufiger Störungen zusätzliche Inspektionen nötig sind) und fundierte Budgetplanungen zu erstellen (etwa für Ersatzteile oder für die Anschaffung einer neuen Anlage, falls die Wartungskosten stark steigen). Zudem ist die Wartungsdokumentation ein zentraler Nachweis gegenüber Prüforganisationen und Aufsichtsbehörden: Bei einer DGUV- oder TÜV-Prüfung kann anhand der Dokumentation gezeigt werden, dass alle vorgeschriebenen Wartungen und Sicherheitsprüfungen fristgerecht durchgeführt wurden. Auch im Schadensfall lässt sich so belegen, dass der Betreiber seinen Instandhaltungspflichten nachgekommen ist. Nicht zuletzt dient die Wartungshistorie dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess, indem aus den Aufzeichnungen Erkenntnisse gewonnen werden, um Wartungsstrategien und Intervalle zu optimieren.

Unter Wartungsplanung und -organisation versteht man die vorausschauende Festlegung aller Instandhaltungsmaßnahmen über einen bestimmten Zeitraum, inklusive der Zuordnung von Terminen, Verantwortlichkeiten und Ressourcen. Bereits in der HOAI-Leistungsphase 8/9 werden hierfür Grundlagen geschaffen, indem Wartungskonzepte und -pläne ausgearbeitet werden, die anschließend im laufenden Betrieb fortgeschrieben werden. Ein Wartungsplan für die Krananlage beinhaltet einen Wartungskalender, in dem regelmäßige Prüf- und Serviceintervalle (z. B. tägliche Sichtkontrollen, monatliche Funktionsprüfungen, jährliche Hauptuntersuchungen nach DGUV-Vorschrift) terminiert sind. Zudem werden die zuständigen Personen oder Fremdfirmen benannt und Checklisten für einzelne Wartungsgänge hinterlegt. Der Facility Manager sorgt dafür, dass diese geplanten Maßnahmen auch praktisch umgesetzt und überwacht werden – in modernen Betrieben oft mithilfe eines CAFM-Systems, das an fällige Wartungen erinnert und die Durchführung dokumentiert. Durch eine strukturierte Wartungsorganisation werden Betriebssicherheit und Verfügbarkeit der Krananlage erhöht, da Wartungsstaus und ungeplante Stillstände vermieden werden. Gleichzeitig erfüllt der Betreiber damit die gesetzlichen Prüffristen und Herstellervorgaben. Eine gut dokumentierte Wartungsplanung dient auch der internen Kontrolle und der Berichterstattung, zum Beispiel in jährlichen Audits oder im Reporting an die Geschäftsleitung, indem sie zeigt, dass die Anlage proaktiv instand gehalten wird.

Ein Wirtschaftlichkeitsnachweis (oft im Rahmen einer Wirtschaftlichkeitsberechnung oder Lebenszykluskostenanalyse) untersucht die finanziellen Auswirkungen einer Krananlage über deren gesamten Lebenszyklus. Bereits in den frühen Planungsphasen (HOAI Leistungsphase 2–3) werden Anschaffungskosten (CAPEX) und laufende Betriebskosten (OPEX) prognostiziert und gegenübergestellt. Dazu zählen z. B. Energieverbrauch, Wartungs- und Instandsetzungskosten, eventuelle Ausfallzeiten sowie Restwert oder Entsorgungskosten. Der Facility Manager kann auf Basis dieser Daten verschiedene technische Lösungen vergleichen – etwa unterschiedliche Kransysteme oder Hersteller – und die Option identifizieren, die über die Nutzungsdauer die beste Kosten-Nutzen-Relation bietet. Neben den monetären Aspekten fließen zunehmend auch nachhaltigkeitsorientierte Kriterien ein, wie Energieeffizienz oder CO₂-Bilanz, die später ebenfalls Kosteneffekte haben können (Stichwort Lebenszykluskosten). Der Wirtschaftlichkeitsnachweis dient intern als Entscheidungsvorlage, um Investitionen zu begründen und Budgetfreigaben zu erlangen. Er stellt sicher, dass die gewählte Lösung nicht nur technisch, sondern auch wirtschaftlich sinnvoll ist, und schafft Transparenz gegenüber der Geschäftsleitung oder Geldgebern. Somit unterstützt dieses Dokument eine strategische, langfristig orientierte Investitionsplanung im Facility Management.

Die grafische Darstellung in Leistungsphase 3 (Entwurfsplanung) umfasst schematische Zeichnungen, Grundrisspläne und ggf. 3D-Darstellungen der Krananlage innerhalb des Gebäudes. Ziel ist es, die Funktionsweise und den Aufbau der Anlage visuell darzustellen – etwa die Position der Kranbahn in der Halle, die Abhängung an der Tragkonstruktion, die Platzierung von Anschlusspunkten (Stromzuführung, Steuerungskästen) und die Bewegungsbereiche des Krans. Durch normgerechte Kennzeichnungen nach VDI 3814 und DIN EN 81346 werden alle Komponenten und Schnittstellen einheitlich beschriftet, was die Verständlichkeit und die spätere Kommunikation erleichtert. Diese Unterlagen sind während der Planungsphase wichtig, um Kollisionen mit anderen Gewerken auszuschließen und eine reibungslose Montage vorzubereiten. Für den Facility Manager sind die grafischen Pläne später ein unverzichtbares Hilfsmittel: Sie ermöglichen es, schnell die Lage und Zugänglichkeit von Bauteilen für Wartungsarbeiten zu erkennen und dienen als Grundlage, falls Umbauten oder Erweiterungen geplant werden. Bei Änderungen an der Anlage (z. B. Austausch des Hubwerks oder Erweiterung der Anlage) kann anhand der vorhandenen Dokumentation genau nachvollzogen werden, wie die Anlage ursprünglich installiert wurde. Damit tragen die grafischen Darstellungen zu einem effizienten technischen Gebäudebetrieb bei und sind fester Bestandteil der Anlagendokumentation.

Die oben beschriebenen Dokumente bilden eine vollständige und rechtssichere Dokumentationsstruktur für Planung, Vergabe, Installation, Betrieb und Instandhaltung von Krananlagen.

Damit erfüllen sie die Anforderungen an ein integriertes, normgerechtes Facility-Management-Dokumentationssystem in Deutschland. Somit wird gewährleistet, dass die Krananlage von der Planung bis zur Außerbetriebnahme lückenlos dokumentiert ist und sicher betrieben werden kann. Insgesamt erleichtert diese umfassende Dokumentationsstruktur die Zusammenarbeit aller Beteiligten – vom Hersteller über den Planer bis hin zum Betreiber und den Prüfbehörden – und trägt maßgeblich zu einem rechtssicheren, effizienten Gebäudebetrieb bei.