3E2 Zahlungsbedingungen

• Umsatzsteuergesetz (UStG) §14: Vorschriften zur Ausstellung und zum Inhalt von Rechnungen

• Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) §§ 271–286: Allgemeine Vorschriften zu Fälligkeit, Verzug und Verzugszinsen

• VOB/B §16: Zahlungs- und Abrechnungsbedingungen für Dienstleistungsverträge

• Handelsgesetzbuch (HGB): Vorschriften zur kaufmännischen Buchführung und Rechnungslegung

• VDI 6026 Blatt 1: Struktur der Dokumentation im Facility Management

Der Auftragnehmer gewährleistet die Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften zur Buchführung und Besteuerung während der Vertragslaufzeit.

Alle vom Auftragnehmer vorgelegten Rechnungen müssen den Anforderungen des §14 UStG entsprechen.

• Vollständiger Name und Anschrift des Auftragnehmers und des Auftraggebers

• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Auftragnehmers

• Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum

• Datum der Leistungserbringung oder Wartungszeitraum

• Genaue Beschreibung der erbrachten Leistungen (z.B. Kraninspektion, Wartung, Prüfung)

• Aufschlüsselung der Arbeits-, Material-, Prüf- und Dokumentationskosten

• Nettobetrag, anwendbarer Mehrwertsteuersatz und Gesamtbruttobetrag

• Vertrags- oder Bestellreferenznummer

• Zahlungsbedingungen, Fälligkeitstermine und etwaige Skonti

• Bankverbindung (IBAN/BIC) für die Überweisung

Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die Rechnungen klar strukturiert und nachvollziehbar sind und den vereinbarten Leistungsnachweisen sowie den Leistungsdokumentationen im CAFM-System des Auftraggebers entsprechen.

Sofern nichts anderes schriftlich vereinbart wird, leistet der Auftraggeber die Zahlung innerhalb von 30 Kalendertagen ab Eingang einer prüffähigen Rechnung.

• Die Rechnung ist in Form und Inhalt gemäß §14 UStG korrekt eingereicht worden.

• Die betreffende Leistung wurde vom Auftraggeber ohne Vorbehalt abgenommen.

• Alle erforderlichen Unterlagen, Prüfberichte und Bescheinigungen wurden über das CAFM-System eingereicht.

Akzeptiert der Auftraggeber eine Skontoregelung, wird bei Zahlung innerhalb von 14 Kalendertagen nach Eingang einer korrekten und prüffähigen Rechnung ein Skonto von 2 % gewährt. Abschlagszahlungen können für definierte Meilensteine oder Leistungsphasen gemäß Vertrag oder Service-Level-Vereinbarung erfolgen.

Zahlungen erfolgen ausschließlich per Überweisung auf das vom Auftragnehmer auf der Rechnung angegebene Geschäftskonto. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass alle Bankdaten gültig und SEPA-konform sind. Barzahlungen oder Zahlungen per Scheck sind ausgeschlossen, sofern nicht schriftlich etwas anderes vereinbart ist.

Alle Zahlungen erfolgen in Euro (€) und verstehen sich inklusive aller nach deutschem Recht anfallenden Steuern, Gebühren und Abgaben.

Nach Eingang einer Rechnung führt der Auftraggeber eine formelle und inhaltliche Prüfung auf Richtigkeit durch.

• Die vertraglich vereinbarte Preisstruktur

• Bestätigte Leistungsnachweise

• Korrekte Steuerangaben und Rechnungsgestaltung

Werden Unstimmigkeiten oder fehlende Informationen festgestellt, sendet der Auftraggeber die Rechnung zur Korrektur an den Auftragnehmer zurück. Die Zahlungsfrist beginnt erst nach Eingang der berichtigten Rechnung erneut.

Die Abnahme der Leistungen und die Vorlage einer ordnungsgemäßen Rechnung sind Voraussetzung für die Freigabe der Zahlung.

Zahlt der Auftraggeber trotz Fälligkeit nicht und ohne berechtigten Grund, kann der Auftragnehmer Verzugszinsen gemäß §288 BGB geltend machen. Der Verzugszins beträgt bei Handelsgeschäften 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Verzugszinsen können jedoch nur gefordert werden, wenn die Rechnung allen Anforderungen des §14 UStG und dieser Richtlinie entspricht.

Bei strittigen Rechnungen ruhen die Zahlungsverpflichtungen, bis die Unstimmigkeiten einvernehmlich geklärt sind.

Der Auftragnehmer bewahrt alle Rechnungsunterlagen, Leistungsnachweise und zugehörigen Finanzdokumente mindestens zehn (10) Jahre lang auf, wie es §14b UStG und §257 HGB vorsehen. Alle Unterlagen sind in prüffähiger Form zu speichern und auf Anforderung durch den Auftraggeber oder die Steuerbehörden zugänglich zu machen. Rechnungen und zugehörige Nachweise werden zudem im CAFM-System des Auftraggebers hinterlegt, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

Änderungen der Zahlungsbedingungen oder der Rechnungsanforderungen bedürfen der schriftlichen Vereinbarung beider Parteien. Anpassungen können vorgenommen werden, wenn Änderungen in gesetzlichen oder steuerlichen Vorschriften die Rechnungsstruktur oder den Zahlungsplan betreffen. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber unverzüglich über solche Änderungen, um die Einhaltung von UStG und BGB sicherzustellen.

Der Auftragnehmer übergibt die endgültige Fassung dieses Zahlungsbedingungen-Dokuments als Teil des Vertragsübergabepakets. Der Auftraggeber prüft und bestätigt vor Vertragsunterzeichnung die Zustimmung zu allen finanziellen Bestimmungen. Die formelle Abnahme wird durch die gemeinsame Unterschrift beider Parteien dokumentiert, womit sie ihr Verständnis und ihre Einhaltung aller festgelegten Bedingungen anerkennen.