3I3 Ethisches Verhalten und Compliance-Verpflichtungen

• VDI 6026 – Dokumentation in der technischen Gebäudeausrüstung: Die Richtlinie legt Anforderungen an Inhalt und Form der Dokumentation während Planung, Ausführung und Betrieb technischer Gebäudeanlagen fest. Die FM‑spezifische Ergänzung (VDI 6026 Blatt 1.1) betont, dass das Facility‑Management den gesamten Lebenszyklus eines Gebäudes berücksichtigt und die Anforderungen an die spätere Nutzung bereits in der Entwicklungs‑ und Planungsphase bedacht werden müssen; sie konkretisiert die erforderlichen Unterlagen, ohne neue Verpflichtungen zu schaffen.

• Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV): Die Verordnung regelt die Bereitstellung und Nutzung von Arbeitsmitteln und soll die Gesundheit und Sicherheit der Beschäftigten gewährleisten. In Deutschland liegt die Verantwortung für den sicheren Einsatz von Arbeitsmitteln beim Betreiber/Arbeitgeberpilz.com.

• DGUV Vorschrift 52 – Krane: Unfallverhütungsvorschrift der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) für den sicheren Betrieb von Kranen. Die Vorschrift schreibt regelmäßige Prüfungen und Instandhaltungen vor. Kräne müssen mindestens einmal jährlich oder bei erkennbaren Schäden von befähigten Personen geprüft werden; der Auftragnehmer muss Aufzeichnungen führen und sicherstellen, dass funkgesteuerte oder handbetriebene Krane mit hoher Tragfähigkeit vor der Erstinbetriebnahme und nach wesentlichen Änderungen von sachkundigen Personen geprüft werden.

• DGUV Vorschriften und Regeln: Die DGUV‑Regelungen sind Teil des Arbeitsschutzsystems und setzen den Präventionsauftrag der Sozialversicherungsträger umdguv.de. Sie definieren verbindliche Anforderungen zur sicheren und gesetzeskonformen Verwendung von Arbeitsmitteln wie Hebezeugen.

• ISO 37301 – Compliance Management Systems: Diese Norm liefert Leitlinien zur Einrichtung, Entwicklung, Umsetzung, Bewertung und Verbesserung eines wirksamen Compliance‑Management‑Systems. Sie hilft Organisationen, rechtliche und ethische Verpflichtungen einzuhalten und fördert eine Kultur der Integrität und guten Unternehmensführung.

• ISO 37001 – Anti‑Bribery Management Systems: Die Norm bietet Anforderungen und Anleitungen zur Einführung eines Anti‑Bestechungs‑Managementsystems. Sie hilft Organisationen, Bestechung zu verhindern, zu erkennen und angemessen darauf zu reagieren, und stärkt eine Kultur der Integrität und Transparenz.

• ISO 26000 – Leitfaden zur gesellschaftlichen Verantwortung: Die Norm liefert Leitlinien zur Integration sozial verantwortlicher Verhaltensweisen in alle Bereiche der Organisation, wobei gesellschaftliche, ökologische, rechtliche und kulturelle Aspekte berücksichtigt warden.

• UN Global Compact Prinzipien: Der Global Compact ruft Unternehmen dazu auf, universelle Menschenrechte zu unterstützen, arbeitsrechtliche Standards zu wahren, Umweltverantwortung zu fördern und sich gegen Korruption auszusprechen.

• EU‑Richtlinie 2019/1937 (Whistleblower‑Richtlinie): Die Richtlinie schützt Personen, die Verstöße gegen EU‑Recht melden. Sie verpflichtet Organisationen, sichere Meldewege einzurichten und Hinweisgeber vor Vergeltungsmaßnahmen zu schützen.

Der Auftragnehmer hat fortlaufend sicherzustellen, dass er über Änderungen der oben genannten Normen und Gesetze informiert ist und diese über die gesamte Vertragslaufzeit einhält.

• Integrität: Geschäftstätigkeiten werden ehrlich, fair und transparent ausgeführt. Bestechung, Vorteilsgewährung oder manipulatives Verhalten sind verboten.

• Compliance: Gesetzliche, vertragliche und regulatorische Vorgaben sind strikt einzuhalten. Hierzu zählt die regelmäßige Prüfung und Wartung der Krane gemäß DGUV Vorschrift 52.

• Respekt: Es ist ein Arbeitsumfeld zu fördern, das Gleichbehandlung, Vielfalt und frei von Diskriminierung oder Belästigung ist.

• Verantwortung: Einzelpersonen und Organisation übernehmen Verantwortung für Handlungen und Entscheidungen. Im Rahmen der BetrSichV trägt der Betreiber die Verantwortung für den sicheren Einsatz der Kranepilz.com.

• Nachhaltigkeit: Umwelt‑ und Sozialauswirkungen werden bei allen betrieblichen Entscheidungen berücksichtigt. Die UN‑Global‑Compact‑Prinzipien verlangen die Förderung ökologischer Verantwortung und die Entwicklung umweltfreundlicher Technologien.

• Vertraulichkeit: Sensible Informationen des Auftraggebers und projektbezogene Daten werden geschützt und nur autorisierten Personen zugänglich gemacht.

Diese Prinzipien gelten gleichermaßen für alle Mitarbeiter, Führungskräfte, Subunternehmer und Berater des Auftragnehmers.

• Festlegung von internen Prozessen zur Identifikation und Minderung von Compliance‑Risiken.

• Benennung eines Compliance‑Beauftragten, der für die Einhaltung dieser Richtlinie verantwortlich ist.

• Regelmäßige Kommunikation und Schulungen, um rechtliche und ethische Pflichten zu vermitteln.

• Mechanismen zur Überwachung der Einhaltung und Berichterstattung über potenzielle Verstöße.

• Kooperation mit Audits des Auftraggebers oder autorisierter Dritter.

Verstöße gegen diese Verpflichtungen können vertragliche Strafen, Kündigung oder den Ausschluss von zukünftigen Ausschreibungen zur Folge haben.

• Vorteile anzubieten, zu versprechen oder zu gewähren, um Geschäftsentscheidungen unrechtmäßig zu beeinflussen.

• Geschenke, Einladungen oder Gefälligkeiten anzunehmen, die die Unparteilichkeit beeinträchtigen könnten.

• Ausschreibungen, Prüfberichte oder Projektdokumentationen zu manipulieren.

• Falsche Angaben zu machen oder wesentliche Fakten zu verschweigen.

Die Norm ISO 37001 unterstützt Organisationen, Bestechungsrisiken systematisch zu bekämpfen und eine Kultur der Integrität aufzubauen. Jede Verletzung dieser Bestimmungen ist unverzüglich an den Compliance‑Beauftragten des Auftraggebers oder an die dafür vorgesehene Hinweisstelle zu melden.

Mitarbeiter und Vertreter des Auftragnehmers müssen Situationen vermeiden, in denen private Interessen mit den Interessen des Auftraggebers oder des Projekts kollidieren. Auftretende oder potenzielle Konflikte sind unverzüglich schriftlich zu erklären. Beispiele sind persönliche Beziehungen zu Lieferanten, Beteiligungen an Partnerunternehmen oder Entscheidungen, die persönlichen Vorteil bringen könnten. Das Verschweigen eines Interessenkonflikts gilt als Vertragsverletzung.

• Anonymität und Schutz vor Repressalien gewährleisten, wie es die EU‑Whistleblower‑Richtlinie 2019/1937 fordert.

• Mehrere Meldekanäle (Hotline, E‑Mail, Compliance‑Beauftragter) anbieten.

• Untersuchungen zeitnah dokumentieren und deren Ergebnisse festhalten.

• Die Vorgaben des Datenschutzes einhalten und Berichte neutral bearbeiten.

Alle Meldungen sind vertraulich zu behandeln und unparteiisch zu prüfen. Hinweisgeber dürfen nicht benachteiligt oder gekündigt werden.

• Definiert die Compliance‑Erwartungen und führt regelmäßige Überprüfungen durch.

• Ist berechtigt, die Compliance‑Dokumentation und Schulungsnachweise des Auftragnehmers zu auditieren.

• Stellt die Umsetzung der ethischen Standards innerhalb der eigenen Organisation und der gesamten Lieferkette sicher.

• Benennt einen Compliance‑Beauftragten und sorgt für dessen Befugnisse.

• Übermittelt jährliche Compliance‑Erklärungen, die die Einhaltung der Verpflichtungen bestätigen.

• Unternehmensethik, Anti‑Korruptions‑Prinzipien und die Umsetzung der ISO‑37001‑Vorgaben.

• Rechtskonformität und Dokumentationspflichten nach VDI 6026 und DGUV Vorschrift 52.

• Umgang mit vertraulichen Informationen.

• Arbeitsumfeld, Gleichbehandlung und Inklusion.

• Umwelt‑ und soziale Verantwortung entsprechend ISO 26000 und den UN‑Global‑Compact‑Prinzipien.

Schulungsnachweise sind zu dokumentieren und dem Auftraggeber auf Anfrage vorzulegen.

Der Auftragnehmer etabliert ein System zur kontinuierlichen Überwachung und internen Prüfung, um die Einhaltung der Compliance‑ und Ethik‑Anforderungen zu verifizieren. Dazu gehören regelmäßige Selbstbewertungen, Leistungsüberprüfungen und Nachverfolgung von Korrekturmaßnahmen. Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, unabhängige Audits durchzuführen und bei festgestellten Mängeln Abhilfemaßnahmen zu verlangen. Ein jährlicher Compliance‑Bericht ist an den Auftraggeber zu übermitteln.

• Schriftliche Verwarnungen und vertragliche Strafen.

• Aussetzung oder Kündigung des Vertrags.

• Zivil‑ oder strafrechtliche Schritte nach den geltenden Gesetzen.

• Ausschluss von künftigen Ausschreibungen oder Projekten.

Der Auftragnehmer trägt die volle Verantwortung für das Verhalten seiner Mitarbeiter, Vertreter und Subunternehmer.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur kontinuierlichen Weiterentwicklung seines Ethik‑ und Compliance‑Rahmens gemäß Branchen‑Best‑Practice und Rückmeldungen des Auftraggebers. Erkenntnisse aus Audits, Zwischenfällen und Leistungsbewertungen werden genutzt, um Verfahren, Schulungsunterlagen und Kontrollmechanismen zu aktualisieren. Ein regelmäßiger Dialog mit dem Auftraggeber über Integrität und Compliance fördert eine Kultur der gegenseitigen Transparenz und Verantwortung.

Durch Unterzeichnung dieses Dokuments bestätigt der Auftragnehmer das vollständige Verständnis und die Verpflichtung zu den hierin beschriebenen ethischen Verhaltens‑ und Compliance‑Anforderungen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, diese Prinzipien während der gesamten Ausführung des Kranmanagement‑Vertrags einzuhalten und eine Unternehmenskultur der Integrität, Fairness und Rechtmäßigkeit zu fördern.