3B3 Dokumentation und Berichterstattung

• Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) §§ 3, 6, 10, 14

• DGUV Vorschrift 52: Krane und DGUV Regel 100-500, Kapitel 2.8

• VDI 6026 Blatt 1: Dokumentationsstruktur in der technischen Gebäudeausrüstung

• DIN EN ISO 9001: Qualitätsmanagement und Dokumentationslenkung

• DIN EN ISO/IEC 17025: Rückverfolgbarkeit von Kalibrierungen und Prüfungen

• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Datenschutz und Informationssicherheit

Alle Tätigkeiten erfolgen nach den anerkannten Regeln der Technik und den Vorgaben des öffentlichen Vergaberechts, soweit anwendbar.

• Kranidentifikation: QR/RFID-Asset-Tag, Gerätetyp, Standort, Seriennummer

• Datum, Uhrzeit und Art der Leistung: (Prüfung, Wartung, Instandsetzung, Reparatur)

• Verantwortliche Person: Name und Qualifikation (gemäß TRBS 1203)

• Befunde und Messergebnisse: Beobachtungen, Testergebnisse und Messwerte

• Normen und Vorschriften: Bezug zu einschlägigen Vorschriften (z. B. BetrSichV § 14, DGUV Vorschrift 52)

• Regelkonformität: Bestätigung der Einhaltung oder Beschreibung von Abhilfemaßnahmen

• Zusatznachweise: Angehängte Fotos, Kalibrierzertifikate oder andere Prüfzeugnisse

Die Dokumentation ist unmittelbar nach Abschluss der Arbeiten zu erstellen und unverzüglich in das CAFM-System des Auftraggebers hochzuladen. Handschriftliche oder rein papiergebundene Dokumentationen werden nicht akzeptiert, es sei denn, sie wurden in Ausnahmefällen ausdrücklich genehmigt.

Gemäß § 4 BetrSichV dürfen Krananlagen nur dann betrieben werden, wenn alle vorgeschriebenen Prüfungen durchgeführt und dokumentiert wurden. Entsprechend verlangen DGUV Vorschrift 52 und BetrSichV das Vorhandensein von Prüfbuch, technischer Dokumentation und Betriebsanleitungpkf-planung.de.

Jeder Kran und jede Hebeeinrichtung ist mit einem QR-Code oder RFID-Tag versehen, der direkt auf die digitale Akte im CAFM-System verweist.

• Sofortiger Zugriff auf die Instandhaltungshistorie des Krans über mobile Endgeräte

• Abruf von Inspektionszertifikaten, Prüfberichten und Testprotokollen

• Einsicht in den aktuellen Prüfstatus und den nächstfälligen Prüftermin

Der Auftragnehmer sorgt dafür, dass alle Kennzeichnungen stets lesbar und korrekt bleiben. Beschädigte oder unleserliche Tags werden unverzüglich auf Kosten des Auftragnehmers ersetzt.

Der Auftragnehmer stellt die volle Kompatibilität der Datenformate mit der CAFM-Infrastruktur des Auftraggebers sicher. Alle digitalen Unterlagen werden gemäß den vorgegebenen Dateistrukturen und Metadatenschemata (z. B. nach VDI 6026-1) bereitgestellt.

• Alle Berichte dem entsprechenden Asset und der Standorthierarchie zugeordnet sind

• Metadaten wie Datum, Techniker, Prüftyp und nächster Fälligkeitstermin indiziert und durchsuchbar sind

• Die Daten für Audits, Leistungsbewertungen und KPI-Analysen gefiltert und exportiert werden können

Die Zugriffsberechtigungen und Benutzerrollen im CAFM-System werden in Abstimmung mit der Facility-Management-Abteilung des Auftraggebers festgelegt, um Datensicherheit und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

• Monatsberichte: Übersicht über durchgeführte Arbeiten, Befunde und etwaige Abhilfemaßnahmen

• Jahreszusammenfassungen: Konsolidierter Betriebszustand aller Krane, erkannte Trends und Empfehlungen für vorbeugende Maßnahmen

Jeder Bericht wird im digitalen Format bereitgestellt (PDF/A sowie ergänzend XML- oder CSV-Dateien für die Datenintegration). Die Berichte müssen revisionssicher, versioniert und dem Auftraggeber spätestens zehn (10) Arbeitstage nach Ende des Berichtszeitraums zur Verfügung gestellt werden.

Alle elektronischen Aufzeichnungen und Berichte werden in einem revisionssicheren digitalen Archiv abgelegt, das den Anforderungen der VDI 6026-1 und der GoBD entspricht.

• Jedes Dokument eine eindeutige Kennung und einen Zeitstempel erhält

• Nach Freigabe keine nachträglichen Änderungen möglich sind (Manipulationsschutz)

• Die Unterlagen für mindestens zehn (10) Jahre oder so lange wie gesetzlich vorgeschrieben verfügbar bleiben

• Regelmäßige Sicherungskopien erstellt werden, um Datenverlust zu vermeiden

• Der Auftraggeber jederzeit auf alle Unterlagen zugreifen, diese einsehen und exportieren kann

Hierfür stellt der Auftragnehmer entweder einen direkten CAFM-Zugang oder eine gesicherte Web-Schnittstelle für autorisierte Vertreter des Auftraggebers bereit.

Der Auftragnehmer überprüft alle hochgeladenen Dokumente auf Vollständigkeit, Korrektheit und Lesbarkeit. Ein benannter Qualitätsmanager im Unternehmen des Auftragnehmers kontrolliert jede Einreichung, bevor sie im CAFM-System final freigegeben wird. Fehlende oder fehlerhafte Einträge werden umgehend, spätestens innerhalb von fünf (5) Arbeitstagen, korrigiert.

Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, regelmäßige Audits der Datenintegrität und Systemfunktionalität durchzuführen.

Alle digitalen Unterlagen, Testergebnisse und zugehörigen Dokumente gelten als vertrauliche Informationen. Der Auftragnehmer stellt die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der internen IT-Sicherheitsrichtlinien des Auftraggebers sicher. Daten werden ausschließlich über verschlüsselte, autorisierte Kanäle gespeichert und übertragen. Eine unbefugte Weitergabe von Daten oder ein Zugriff Dritter ist strikt untersagt.

Nach Abschluss jedes Servicezyklus übergibt der Auftragnehmer dem Auftraggeber eine digitale Bestätigung über die vollständige Bereitstellung der Dokumentation. Der bevollmächtigte Vertreter des Auftraggebers prüft die hochgeladenen Daten auf Übereinstimmung mit den inhaltlichen und formalen Anforderungen. Die formelle Abnahme erfolgt, sobald alle Berichte validiert sind und im CAFM-System zugänglich vorliegen.