3G4 Dokumentationsqualität und Berichtssystem

• Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) – §§ 3, 10, 14 (Dokumentation und Prüfung von Arbeitsmitteln)

• DGUV Vorschrift 52 (Krane) und DGUV Regel 100-500, Kap. 2.8 – Sicherheits- und Dokumentationspflichten bei Kranen

• VDI 6026 Blatt 1 – Dokumentation in der Technischen Gebäudeausrüstung (Aufbau und Anforderungen)

• ISO 9001 – Qualitätsmanagementsysteme (Dokumentation und Rückverfolgbarkeit)

• TRBS 1201 / 1203 – Prüf- und Qualifikationsdokumentation für befähigte Personen

• VDI 3814 – Technische Dokumentation in Automatisierungs- und Leitsystemen

Der Auftragnehmer stellt sicher, dass alle Dokumente entsprechend diesen Normen sowie den internen Qualitätsvorgaben des Auftraggebers formatiert, strukturiert und gepflegt werden.

• die Qualität, Vollständigkeit und Richtigkeit der technischen Dokumentationen und Berichte,

• die Nachvollziehbarkeit und Auditierbarkeit von Prüf- und Wartungsunterlagen,

• die Integration und den Aufbau der Dokumentation gemäß VDI 6026-1,

• die Verfügbarkeit digitaler Berichtswerkzeuge und die konsistente Datensynchronisation mit dem CAFM-System des Auftraggebers,

• die Transparenz der Leistungsberichterstattung durch KPI-basierte Analysen und kontinuierliche Verbesserungsmaßnahmen.

Das Bewertungssystem des Auftraggebers betrachtet das Dokumentationssystem als wesentlichen Indikator für die technische Kompetenz und organisatorische Reife des Auftragnehmers.

• Prüfberichte und UVV-Prüfbescheinigungen,

• Wartungs- und Reparaturprotokolle,

• Betriebsanweisungen und Gefährdungsbeurteilungen,

• Kalibrier- und Messgerätezertifikate,

• Nachweise über die Qualifikation des Personals (TRBS 1203),

• Energieeffizienz- und Leistungsdaten (sofern zutreffend).

Alle Dokumente müssen revisionskontrolliert und digital gespeichert sein sowie im CAFM-System des Auftraggebers der jeweiligen Anlage zugeordnet werden. Jedes Dokument muss eindeutige Metadaten enthalten, darunter Projektkennung, Kran-ID, Datum, verantwortliche Person und Versionsstand.

• Überblick über durchgeführte Prüfungen und Wartungsarbeiten,

• Zusammenfassung der Feststellungen, Mängel und ergriffenen Korrekturmaßnahmen,

• digitalen Zeitstempel und Unterschrift der jeweils befähigten Person,

• Dokumentation von Nacharbeiten und Fristen,

• Integration von Kosten- und Leistungsdaten gemäß festgelegten KPIs.

Der Berichtsprozess muss vollständig digital abgewickelt werden und eine automatisierte Datenübertragung in das CAFM-System des Auftraggebers ermöglichen. Alle Berichte müssen auditierbar und konsistent zu den tatsächlichen Tätigkeiten vor Ort sein sowie über eindeutige Berichtskennungen zurückverfolgt werden können.

• Erfüllung der VDI 6026-1 (40%) – Einhaltung der Struktur-, Format- und Nachverfolgbarkeitsvorgaben gemäß VDI-Standard.

• Klarheit und Vollständigkeit (20%) – Genauigkeit und Vollständigkeit der Prüf- und Wartungsdokumentationen.

• Digitale Integration und Zugänglichkeit (20%) – Kompatibilität mit CAFM-Systemen, Versionskontrolle und digitale Signaturen.

• KPI-basiertes Reporting und Transparenz (20%) – Qualität der Leistungsüberwachung, Nachverfolgung von Korrekturmaßnahmen und visualisierte Datendarstellungen.

Das Dokumentationskonzept des Auftragnehmers wird durch Musterlieferungen und Systemdemonstrationen geprüft und entsprechend einer internen Bewertungsmatrix mit Punkten versehen.

• KPI 1 – Dokumentations-Vollständigkeitsrate (%): Verhältnis der eingereichten Dokumente zu den geforderten Dokumenten.

• KPI 2 – Berichtgenauigkeitsindex (%): Anteil korrekt ausgefüllter und validierter Berichte.

• KPI 3 – Digitale Integrationskonformität (%): Grad der Übereinstimmung mit den Datenstrukturen von VDI 6026-1 und dem CAFM-System.

• KPI 4 – Bearbeitungsdauer für Korrekturanforderungen (Stunden): Zeitspanne von der Rückmeldung bis zur Überarbeitung der Dokumentation.

• KPI 5 – Transparenz- und Lesbarkeits-Score: Bewertung anhand standardisierter Prüfvorlagen durch das technische Auswertungsteam des Auftraggebers.

Der Auftragnehmer muss die vom Auftraggeber festgelegten Mindest-KPI-Schwellenwerte (typischerweise ≥ 90 % Erfüllung) erreichen, um die Eignung und eine positive Vertragsbeurteilung zu erhalten.

• Interne Dokumentenprüfungen vor der Einreichung beim Auftraggeber,

• Verwendung von Vorlagen und standardisierten Dokumentformaten,

• Routine-Audits zur Überprüfung der Vollständigkeit und Konformität,

• Jährliche Bewertungsgespräche mit dem Auftraggeber zur Analyse der KPI-Ergebnisse und Festlegung von Verbesserungsmaßnahmen.

Erkannte Abweichungen sind innerhalb von fünf (5) Arbeitstagen zu korrigieren. Wiederholte Abweichungen können sich nachteilig auf die Leistungsbewertung und künftige Vertragsvergabe auswirken.

• PDF/A für Textdokumentationen und Zertifikate,

• DWG/DXF für technische Zeichnungen,

• XLSX/CSV für Datenlisten und KPI-Exporte.

Jede Datei muss der Dateinamenskonvention des Auftraggebers folgen und damit Konsistenz und Rückverfolgbarkeit gemäß VDI 6026-1 sicherstellen. Der Auftragnehmer gewährt autorisiertem Personal des Auftraggebers jederzeit uneingeschränkten Zugriff zum Ansehen, Herunterladen und Prüfen aller Dokumente.

Vor Vertragsbeginn reicht der Auftragnehmer Musterdokumentationen und Berichtsvorlagen zur Freigabe beim Facility-Management-Team des Auftraggebers ein. Nach Inbetriebnahme überprüft der Auftraggeber das gesamte Dokumentations- und Berichtssystem auf Einhaltung von VDI 6026-1 und den internen KPI-Kriterien. Die formale Abnahme erfolgt, sobald alle Dokumentationsunterlagen, Berichtswerkzeuge und Integrationsprozesse vom Auftraggeber verifiziert und freigegeben sind.