3F4 Digitale Archivierung / CAFM-Integration
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Digitale Archivierung / CAFM-Integration
Dieses Dokument definiert die Anforderungen und Verfahren zur digitalen Archivierung und CAFM-Integration aller kranbezogenen Dokumentationen, die im Rahmen dieses Vertrags erstellt werden. Der Auftragnehmer gewährleistet, dass jeder Bericht, jedes Zertifikat, jedes Wartungsprotokoll, jede Prüfdokumentation und jede Anweisung in strukturierter, revisionssicherer und nachweisbarer Weise gemäß VDI 6026 Blatt 1 abgelegt wird. Ziel ist es, ein effizientes Datenmanagement, eine standardisierte Dokumentation und eine transparente Lebenszyklusverfolgung aller Krananlagen im Facility-Management-Umfeld des Auftraggebers zu ermöglichen.
Effiziente Datenverwaltung durch digitale Systeme
- Geltungsbereich
- Normative Grundlagen
- Ziele
- Dokumentationsstruktur
- Metadatenanforderungen
- CAFM-System
- Versionsverwaltung
- Zugriffskontrolle
- Qualitätssicherung
- Aufbewahrung
- Übergabe
- Unterschriften
Geltungsbereich der Richtlinie
Diese Richtlinie gilt für alle im Rahmen der Kranmanagementleistungen erstellten, gepflegten und eingereichten Dokumente, einschließlich Prüfberichte, Zertifikate, Wartungsprotokolle, Risikobewertungen und Betriebsanweisungen. Sie regelt, wie diese Dokumente formatiert, strukturiert, benannt und in das CAFM-System des Auftraggebers überführt werden. Der Auftragnehmer ist dafür verantwortlich, dass die digitale Dokumentationsstruktur einheitlich, konform mit VDI 6026 Blatt 1 und mit der CAFM-Schnittstelle des Auftraggebers für die langfristige Nutzung kompatibel ist.
Der Auftragnehmer erfüllt die folgenden gesetzlichen, technischen und normativen Vorgaben (in jeweils aktueller Fassung):
VDI 6026 Blatt 1 – Dokumentation der technischen Gebäudeausrüstung (Struktur, Nummerierung, Metadaten und Indexierung)
Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) – §§ 3, 10, 14 (betriebliche Dokumentation von Arbeitsmitteln)
DGUV Vorschrift 52 (Krane) und DGUV Regel 100-500, Kapitel 2.8 – Anforderungen an die Prüfungsdokumentation
TRBS 1201 / 1203 – Prüf- und Qualifikationsanforderungen für technische Ausrüstung
ISO 9001 – Qualitätsmanagement und Dokumentenkontrolle
ISO 27001 – Informationssicherheit und Integrität digitaler Daten
Die primären Ziele der digitalen Archivierung und CAFM-Integration sind:
Sicherstellung der zentralen digitalen Speicherung aller Kran-Dokumentationen in einem sicheren und standardisierten Format.
Ermöglichung des Echtzeitzugriffs auf Prüf-, Wartungs- und Zertifizierungsunterlagen für das Facility Management, Auditoren und Sicherheitsverantwortliche.
Unterstützung der präventiven Instandhaltungsplanung und der Einhaltung regulatorischer Vorgaben durch konsistente Datenverfügbarkeit.
Ermöglichung der Nachvollziehbarkeit der Anlagenhistorie und der Leistungsüberwachung mittels eindeutiger Asset-IDs.
Einhaltung der strukturellen Anforderungen nach VDI 6026 Blatt 1 für technische Dokumentationen im Facility Management.
Dokumentationsstruktur
Alle kranbezogenen Dokumente sind gemäß VDI 6026 Blatt 1 – Strukturierung der technischen Dokumentation zu organisieren und zu indexieren. Jede Datei wird einer logischen Struktur zugeordnet, basierend auf Krantyp, Anlagennummer und Dokumentenkategorie.
Der Auftragnehmer verwendet ein hierarchisches Dokumentenklassifikationsmodell, das folgende Ebenen umfasst:
Ebene 1 – Projektinformation: Projektdaten, Vertragsdetails und Anlagenverzeichnis.
Ebene 2 – Krananlage-Dokumentation: Herstellerunterlagen, Datenblätter, Zeichnungen und Lastdiagramme.
Ebene 3 – Wartungs- und Prüfdokumentation: Wartungsprotokolle, Prüfberichte und Prüfungszertifikate.
Ebene 4 – Sicherheits- und Rechtsdokumente: Risikobewertungen, Betriebsanweisungen und UVV-Zertifikate.
Ebene 5 – Administrative Unterlagen: Berichte, Korrespondenzen und Freigabedokumente.
Dateiformat und Metadatenanforderungen
Der Auftragnehmer stellt sicher, dass alle Dokumente in standardisierten, unveränderbaren Formaten eingereicht werden, um Langzeitintegrität und Audit-Konformität zu gewährleisten. Zulässige Dateiformate sind PDF/A für Textdokumente, DWG/DXF für technische Zeichnungen und XLSX/CSV für tabellarische Daten. Jede Datei muss eingebettete Metadaten enthalten, die mit den Datenbankfeldern des CAFM-Systems des Auftraggebers übereinstimmen.
Der Auftragnehmer integriert alle Dokumente direkt in das CAFM-System des Auftraggebers. Der Integrationsprozess umfasst:
Hochladen aller freigegebenen Dokumente in die jeweiligen Anlagenprofile der Krananlagen.
Verknüpfung jedes Dokuments mit den entsprechenden Wartungsplänen, Prüfterminen und Servicehistorien.
Sicherstellung einer konsistenten Synchronisation zwischen der Dokumentationsplattform des Auftragnehmers und dem CAFM-System des Auftraggebers.
Bereitstellung einer automatischen Metadatenzuordnung für die Dokumentenindexierung (z. B. Kran-ID, Prüfdatum, Zertifikatstyp).
Versionsverwaltung und Aktualisierung
Der Auftragnehmer implementiert ein robustes Versionsverwaltungssystem, um Dokumentenänderungen nachzuverfolgen und sicherzustellen, dass im CAFM-System nur die jeweils aktuellen, freigegebenen Versionen angezeigt werden.
Datensicherheit und Zugriffskontrolle
Alle Dokumente werden gemäß den Anforderungen der ISO 27001 zur Informationssicherheit gespeichert und übertragen.
Der Auftragnehmer gewährleistet:
Verschlüsselung sämtlicher digitaler Datenübertragungen und gespeicherter Dateien.
Kontrollierte Zugriffsrechte basierend auf definierten Benutzerrollen.
Audit-Protokolle, die alle Uploads, Bearbeitungen und Löschungen dokumentieren.
Sichere Backup-Systeme zur Verhinderung von Datenverlust.
Qualitätssicherung und Compliance-Prüfungen
Der Auftragnehmer etabliert interne Qualitätssicherungsprozesse, um die Richtigkeit, Vollständigkeit und CAFM-Kompatibilität der Dokumente vor der Abgabe zu prüfen. Der Auftraggeber kann periodische Audits durchführen, um die Einhaltung von VDI 6026 Blatt 1 und den Dokumentationsrichtlinien des Auftraggebers zu überprüfen. Bei Abweichungen muss der Auftragnehmer die festgestellten Mängel innerhalb von fünf (5) Arbeitstagen nach Benachrichtigung beheben.
Aufbewahrung und Übergabe
Alle digitalen Dokumente und Daten werden gemäß VDI 6026 Blatt 1 und BetrSichV für mindestens zehn (10) Jahre nach ihrer Erstellung aufbewahrt.
Bei Vertragsende oder Projektabschluss übergibt der Auftragnehmer dem Auftraggeber:
ein vollständiges digitales Archiv im genehmigten CAFM-Format.
Nachweis über die erfolgreiche Datenmigration und -integrität.
ein Übergabezertifikat, das die volle Erfüllung der Anforderungen dieses Dokuments bestätigt.
Übergabe und Abnahme
Der Auftragnehmer legt einen Übergabebericht für die digitale Dokumentation vor, in dem die übertragenen Dateien, die verwendete Struktur und die Metadatenzuordnung aufgeführt sind. Der Auftraggeber prüft Vollständigkeit, Funktionsfähigkeit im CAFM-System und die Einhaltung von VDI 6026 Blatt 1. Die formale Abnahme wird von beiden Parteien mit Unterschrift dokumentiert.