Dieses Dokument definiert die Anforderungen und Verfahren für die Erstellung, Pflege und digitale Verwaltung von Wartungsprotokollen sämtlicher Krananlagen im Rahmen des Facility-Management-Vertrags des Auftraggebers. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass für jede Krananlage ein eigenes Wartungsprotokoll geführt wird, in dem alle durchgeführten Arbeiten, Prüfungen, Messungen, Reparaturen und Bauteilaustausche lückenlos erfasst werden. Die Wartungsprotokolle dienen als offizieller Nachweis des technischen Zustands der Anlagen und der Einhaltung der einschlägigen Vorschriften gemäß Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) und DGUV Vorschrift 52 (Krane). Alle Wartungsdaten werden digital gespeichert, sind jederzeit abrufbar und bilden einen integralen Bestandteil des CAFM-Systems (Computer-Aided Facility Management) des Auftraggebers. Die digitale Verwaltung der Wartungsprotokolle gewährleistet Transparenz und Auditierbarkeit gegenüber dem Auftraggeber sowie eine effiziente Auswertung der Anlagenhistorie zur Unterstützung der vorbeugenden Instandhaltung.
Wartungsprotokolle für kranbetriebssichere Anlagen
Diese Richtlinie gilt für alle stationären und ortsveränderlichen Krananlagen auf dem Gelände des Auftraggebers, einschließlich Brücken- und Portalkrane, Ausleger- (Dreh-)krane, Hängebahnen sowie Werkstatt- und Hallenkrane.
Sie umfasst die systematische Dokumentation sämtlicher technischer Instandhaltungsaktivitäten, wie z. B. turnusmäßige Prüfungen, Funktionskontrollen, Zustandsmessungen, Bauteilaustausche und Korrektur-Instandsetzungen.
Der Auftragnehmer stellt sicher, dass alle Wartungsprotokolle sachlich richtig, vollständig, kontinuierlich aktualisiert und den geltenden gesetzlichen sowie normativen Anforderungen entsprechend geführt werden.
Rechtliche und Normative Grundlagen
Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) §§ 3, 10, 14: Anforderungen an Gefährdungsbeurteilung, Instandhaltung und Prüfungen von Arbeitsmitteln.
DGUV Vorschrift 52 „Krane“ sowie DGUV Regel 100-500 (Kap. 2.8): Vorschriften zur Abnahme, Prüfung und zum sicheren Betrieb von Krananlagen.
Technische Regeln für Betriebssicherheit (TRBS) 1201: Konkretisierung der BetrSichV-Anforderungen für Prüfungen und Kontrollen von Arbeitsmitteln.
VDI 6026 Blatt 1: Vorgaben zur Struktur und Gliederung technischer Dokumentationen in der Gebäude- und Anlagentechnik.
ISO 9001: Standard für Qualitätsmanagementsysteme, insbesondere Lenkung dokumentierter Informationen.
DIN EN 13001: Europäische Normenreihe zu Kranen, Sicherheit und Tragfähigkeitsnachweis.
Der Auftragnehmer gewährleistet, dass die Wartungsprotokolle alle Prüf- und Dokumentationspflichten gemäß den oben genannten Vorschriften vollständig erfüllen.
Zweck und Zielsetzung
Vollständige und verifizierbare Dokumentation aller Wartungs- und Prüfaktivitäten an den Krananlagen.
Nachvollziehbarkeit von Zustandsänderungen, Messwerten und ausgetauschten Bauteilen.
Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben und Audit-Anforderungen.
Kontinuierliche Steigerung der Zuverlässigkeit, Sicherheit und Leistungsfähigkeit der Krananlagen.
Transparente digitale Integration der Wartungsdaten in das CAFM-System des Auftraggebers zur Instandhaltungsplanung und Lebenszyklusverfolgung.
Aufbau und Inhalt der Wartungsprotokolle
Gemäß DGUV Vorschrift 52 sind für jede Krananlage alle Prüfergebnisse in einem Prüfbuch (hier: Wartungsprotokoll) zu dokumentieren.
Folgende Informationen müssen mindestens im Wartungsprotokoll enthalten sein:
Kranidentifikation: Eindeutige Kennnummer des Assets, Typ, Hersteller, Baujahr und Standort der Anlage.
Prüf- und Wartungsübersicht: Geplante und durchgeführte Wartungsmaßnahmen gemäß Freigabeplan oder Wartungsplan.
Durchgeführte Arbeiten: Beschreibung der ausgeführten Arbeiten, einschließlich Datum, Dauer und verantwortlichem Personal.
Messdaten und Prüfergebnisse: Ergebnisse von Lasttests, Funktionskontrollen sowie relevante elektrische und mechanische Messwerte.
Ersatzteile und Reparaturen: Detaillierte Aufstellung aller ausgetauschten Komponenten, verwendeter Materialien sowie zugehöriger Nachweise (z. B. Prüfzeugnisse, Konformitätserklärungen).
Mängelberichte und Korrekturmaßnahmen: Festgestellte Mängel mit Risikoeinschätzung und dokumentierten Abhilfemaßnahmen.
Freigabe und Abnahme: Unterschrift oder digitale Bestätigung der verantwortlichen befähigten Person (siehe TRBS 1203) als Nachweis der Inspektionsfreigabe.
Anhänge und Nachweise: Ergänzende Dokumente wie Abnahme- und Prüfbescheinigungen, Fotos oder Kalibrierzertifikate der Messmittel.
Jeder Eintrag im Wartungsprotokoll muss eindeutig mit Datum und Unterschrift (oder elektronischer Legitimierung) versehen und der ausführenden Fachkraft zuordenbar sein.
Digitale Datenverwaltung und CAFM-Integration
Jedes Wartungsprotokoll wird im CAFM-System als individuelles digitales Dokument angelegt und mit der entsprechenden Anlagen-ID verknüpft.
Aktualisierungen durch den Auftragnehmer erfolgen zeitnah, spätestens drei Arbeitstage nach Abschluss der Wartungsarbeiten.
Die digitalen Protokolle sind für autorisierte Mitarbeiter des Auftraggebers jederzeit einsehbar.
Die Datenspeicherung erfolgt gemäß VDI 6026-1 in strukturierter Form und unter Beachtung von Aufbewahrungsfristen (mindestens 10 Jahre, da die BetrSichV grundsätzlich die Aufbewahrung über die gesamte Nutzungsdauer fordert).
Regelmäßige Datensicherungen (Backups) gewährleisten, dass keine Informationen verloren gehen und auditrelevante Nachweise vorhanden sind.
Das CAFM-System muss Such-, Filter- und Exportfunktionen für Wartungshistorie, bevorstehende Prüftermine und Störungs- bzw. Schadenstrendanalyse bereitstellen.
Qualitätssicherung und Datenprüfung
Der Auftragnehmer etabliert interne Qualitätsmanagement-Prozesse zur Überprüfung der Vollständigkeit und Richtigkeit der Wartungsprotokolle.
Alle Neu- oder Nachträge werden vor dem Abschluss einer Wartungsmaßnahme durch einen benannten Instandhaltungsleiter oder technischen Manager fachlich überprüft.
Es werden vierteljährlich Audits durchgeführt, um die Einhaltung der Dokumentationspflichten gemäß BetrSichV und der vertraglich vereinbarten Qualitätsstandards zu verifizieren.
Fehlende, fehlerhafte oder unvollständige Einträge sind innerhalb von fünf Arbeitstagen nach Feststellung zu korrigieren.
Zugriff und Vertraulichkeit
Der Auftraggeber erhält uneingeschränkten Zugriff auf alle Wartungsprotokolle und zugehörigen Dokumente zu Prüfungs-, Inspektions- und Auditzwecken.
Alle Wartungsdaten, einschließlich der digitalen Aufzeichnungen, bleiben Eigentum des Auftraggebers.
Der Auftragnehmer behandelt alle Informationen vertraulich und beachtet die Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie die sicherheits- und datenschutzrechtlichen Richtlinien des Auftraggebers
Aufbewahrung und Übergabe
Der Auftragnehmer bewahrt alle digitalen Wartungsunterlagen mindestens zehn (10) Jahre nach ihrer Erstellung auf (gemäß den Vorgaben der BetrSichV §14 und VDI 6026-1).
Bei Vertragsbeendigung oder Systemübergabe übergibt der Auftragnehmer dem Auftraggeber:
ein vollständiges digitales Archiv aller Kran-Wartungsprotokolle,
Nachweise zur Datenintegrität und Kompatibilität mit dem CAFM-System,
Bestätigung, dass alle Protokolle synchronisiert und freigegeben wurden.
Die formale Abnahme der Datenübergabe erfolgt durch schriftliche Bestätigung beider Parteien.
Einhaltung und Prüfrechte
Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, periodische Audits der Wartungsdokumentation durchzuführen, um die Einhaltung der technischen, rechtlichen und vertraglichen Vorgaben zu überprüfen.
Jede Abweichung von den vereinbarten Dokumentationsstandards, fehlende Nachweise oder unvollständige Einträge gelten als Vertragsverletzung. Sie können zu Abhilfemaßnahmen, finanziellen Sanktionen oder Kündigung des Vertrags gemäß den vertraglichen Regelungen führen.
Übergabe und Abnahme
Zu Beginn des Projekts legt der Auftragnehmer dem Auftraggeber ein Muster-Wartungsprotokoll zur Freigabe vor.
Während der Vertragslaufzeit wird die Dokumentation kontinuierlich gepflegt und alle Änderungen zeitnah im CAFM-System nachgeführt.
Am Ende jedes Jahres bzw. Servicezyklus erstellt der Auftragnehmer einen Wartungsabschlussbericht mit Zusammenfassung aller durchgeführten Arbeiten, wesentlichen Leistungskennzahlen (KPIs) und Auszügen aus den Wartungsprotokollen zur Audit-Unterstützung.
Die formale Abnahme der Dokumentation erfolgt durch digitale Bestätigung des Auftraggebers im CAFM-System, sobald alle Einträge als korrekt und vollständig bestätigt wurden.
