Dokumente für Anlagenbetrieb

Die Krandokumentation muss den einschlägigen nationalen und internationalen Vorschriften zur Arbeitssicherheit und zum Betrieb von Anlagen entsprechen.

• Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) – Verordnung über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Bereitstellung von Arbeitsmitteln.

• DGUV Vorschrift 52 – Unfallverhütungsvorschrift „Krane“ der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (ehemals BGV D6).

• DGUV Information 209-012 – Branchenspezifische Informationen für Kranführer (ehemals BGI 555), inklusive Hinweise zu Pflichten des Kranführers und Dokumentationsanforderungen.

• TRBS 1201 und TRBS 1203 – Technische Regeln für Betriebssicherheit: TRBS 1201 regelt die Prüfungen von Arbeitsmitteln (wie Krane) und TRBS 1203 legt Anforderungen an befähigte Personen (Sachkundige Prüfer) fest.

• DIN EN ISO 9927 – Norm für die regelmäßige Inspektion von Kranen (Wartungs- und Prüfverfahren).

• VDI 6026 Blatt 1 – Richtlinie zur Dokumentation in der Technischen Gebäudeausrüstung, die Inhalte, Struktur und Beschaffenheit von Planungs-, Ausführungs- und Revisionsunterlagen definiert.

Dieser rechtliche Rahmen stellt sicher, dass alle technischen und sicherheitsrelevanten Dokumente den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und internen wie externen Überprüfungen standhalten.

• Technische Dokumentation – Konstruktionsunterlagen, Lastdiagramme, Hersteller-Handbücher (Betriebs- und Wartungsanleitungen) und Inbetriebnahmeprotokolle des Krans.

• Betriebliche Aufzeichnungen – Tägliche Inspektions- und Wartungschecklisten (z. B. Kranführer-Checklisten), Betriebs- bzw. Kranbücher und Berichte über Störungen oder Zwischenfälle.

• Wartungs- und Prüfberichte – Wartungspläne, Prüfbücher mit Prüfprotokollen und -bescheinigungen (von befähigten Personen durchgeführte Prüfungen), Mängelberichte sowie Nachweise über durchgeführte Reparaturen.

• Sicherheitsdokumentation – Gefährdungsbeurteilungen, Hebepläne für Lastenhubvorgänge, Betriebs- und Sicherheitsanweisungen sowie Notfall- und Rettungspläne.

• Qualifikations- und Schulungsnachweise – Dokumente als Beleg der Befähigung von Personal: z. B. Kranführerausweise bzw. -scheine, arbeitsmedizinische Tauglichkeitsbescheinigungen (wie G25-Untersuchungen) und Teilnahmezertifikate für absolvierte Schulungen.

Jede Dokumentenkategorie muss eindeutig gekennzeichnet, mit Datum versehen und in aktueller Version im zentralen Dokumentationssystem verfügbar sein. So entsteht ein vollständiges Bild aller relevanten Informationen zu jeder Krananlage.

Dieser Abschnitt legt den Prozess für Erstellung, Prüfung, Freigabe und Archivierung der kranbezogenen Dokumente fest. Der Auftragnehmer ist verantwortlich, alle Aufzeichnungen stets aktuell, leserlich und vertragskonform zu halten. Es ist sicherzustellen, dass Dokumente zeitnah nach jeder Wartung, Prüfung oder sicherheitsrelevanten Änderung aktualisiert werden.

• Welche Personen zur Datenerfassung, Qualitätsprüfung und Freigabe der Dokumente berechtigt sind (z. B. verantwortlicher Kran-Sachkundiger, QM-Beauftragter etc.).

• Wie Versionsverwaltung und Änderungshistorie geführt werden (jede Revision muss nachvollziehbar dokumentiert und gekennzeichnet sein).

• Aufbewahrungsfristen und Archivierungsregeln gemäß VDI 6026 und gesetzlichen Vorgaben (z. B. zehnjährige Aufbewahrung von Prüfunterlagen) sowie klare Regelungen zur Aussonderung veralteter Dokumente.

• Sichere Speicherung und kontrollierter Zugriff auf Unterlagen, sowohl in digitaler Form (z. B. innerhalb eines DMS/CAFM-Systems) als auch in Papierform, um Datenschutz und Integrität der Daten zu gewährleisten.

Ein konsistentes Dokumentations- und Kontrollverfahren unterstützt Transparenz und einen geregelten Informationsfluss zwischen allen Beteiligten. Dies ist insbesondere im Hinblick auf Audits, Begehungen oder Vertragsprüfungen wichtig, wo die lückenlose Dokumentation jederzeit vorgelegt werden muss.

Alle kranbezogenen Dokumente sind nach Möglichkeit in das digitale Facility-Management-System des Auftraggebers (z. B. ein CAFM-System) oder ein gleichwertiges Dokumentationstool zu integrieren.

• Zentraler Zugriff: Berechtigte Parteien (Auftraggeber, FM-Dienstleister, Prüfer) können jederzeit die aktuellen Unterlagen einsehen, ohne lange Abstimmungswege.

• Automatisierte Planung: Prüf- und Wartungstermine können im System hinterlegt werden, mit automatischen Erinnerungen und Workflows für fällige Inspektionen oder Zertifikatserneuerungen.

• Datenverknüpfung: Einzelne Dokumente (wie Prüfberichte, Wartungsnachweise, Ersatzteilwechsel) werden direkt den jeweiligen Krananlagen und Komponenten zugeordnet. So lässt sich lückenlos nachvollziehen, welche Maßnahmen an welcher Anlage durchgeführt wurden und welche Prüfzertifikate gültig sind.

• Auswertung und Lebenszyklusmanagement: Die im System hinterlegten Daten ermöglichen auswertbare Berichte, z. B. zu Störungshäufungen oder Kosten. Dies unterstützt datenbasierte Entscheidungen zur Optimierung der Betriebssicherheit und Wirtschaftlichkeit über den gesamten Lebenszyklus der Krane.

Die digitale Integration der Dokumentation führt insgesamt zu höherer Effizienz, besserer Qualitätssicherung und erleichtert die Einhaltung von Compliance-Vorgaben.

Eine lückenlose und ordnungsgemäß geführte Dokumentation dient als Nachweis für die Erfüllung der Compliance-Anforderungen sowie eines disziplinierten Anlagenbetriebs. Sämtliche vorgeschriebenen Prüfungen und Wartungen werden über Dokumente belegt, was Überprüfbarkeit gegenüber Aufsichtsbehörden und dem Auftraggeber gewährleistet. Gleichzeitig werden die Qualifikation des Personals (z. B. Befähigungsnachweise der Kranführer) und die Einhaltung von Sicherheitsprotokollen transparent gemacht.

Durch die Dokumentation aller Maßnahmen wird auch das Haftungsrisiko reduziert: Im Ereignisfall kann anhand der Unterlagen nachgewiesen werden, dass der Betreiber seinen Sorgfaltspflichten (Wartung, Prüfung, Unterweisung etc.) nachgekommen ist. Die Dokumentation untermauert somit die Rechenschaftspflicht (Accountability) aller Beteiligten – vom Betreiber über den Wartungsdienst bis hin zum Sicherheitsbeauftragten.

Regelmäßige Audits und interne Überprüfungen der Kran-Dokumentation stellen sicher, dass die erfassten Daten vollständig, korrekt und aktuell sind. Der Auftraggeber und der Auftragnehmer sollten gemeinsam in definierten Abständen die Dokumentationsbestände durchgehen, um Vollständigkeit und Konformität mit den Vertragsvorgaben sowie gesetzlichen Pflichten zu bestätigen. Hierbei wird geprüft, ob alle vorgeschriebenen Prüfnachweise vorliegen, Wartungsprotokolle lückenlos geführt wurden und ob Abweichungen ordnungsgemäß festgehalten und behoben sind.

Fehlende, veraltete oder fehlerhafte Dokumente werden in Audits als Mängel gewertet. Solche Dokumentationsmängel können nicht nur zu Beanstandungen durch Prüfer (z. B. im Rahmen von ISO-Zertifizierungen oder behördlichen Begehungen) führen, sondern auch Einfluss auf die Leistungsbewertung des Auftragnehmers im Facility-Management-Vertrag haben. Um dies zu vermeiden, sind klare Verantwortlichkeiten und Checklisten für regelmäßige Dokumentationsaudits festzulegen.

• Digitale Formulare und Apps: Wartungs- und Prüfformulare können elektronisch auf Tablets oder Smartphones ausgefüllt werden, wodurch Fehler durch manuelle Übertragung entfallen und Daten direkt ins System fließen.

• QR-Codes und IoT: Anlagen können mit QR-Codes oder Sensoren versehen werden, um Wartungsinformationen schnell abzurufen oder Zustandsdaten (z. B. Hubzähler, Betriebsstunden) automatisch zu erfassen. Dies unterstützt eine vorausschauende Instandhaltung.

• Auswertung und Feedback: Die gesammelten Daten erlauben Trendanalysen (z. B. wiederkehrende Störungen bestimmter Komponenten). Zudem sollten Rückmeldungen von Kranführern und Wartungsteams systematisch erfasst werden, um Dokumentationsformulare oder -abläufe anzupassen und praxisgerechter zu gestalten.

Durch solche Maßnahmen wird die Nachverfolgbarkeit weiter verbessert, und der Verwaltungsaufwand reduziert. Die Dokumentation passt sich fortlaufend den betrieblichen Anforderungen und dem Stand der Technik an, was langfristig zu einer höheren Sicherheit und Wirtschaftlichkeit führt.

Eine solide Dokumentation ist ein zentrales Element des professionellen Kranmanagements. Sie sichert die Einhaltung aller relevanten Vorschriften, unterstützt einen störungsarmen und sicheren Kranbetrieb und ermöglicht eine transparente Kommunikation zwischen allen Beteiligten des Facility Managements. Insbesondere in einem Ausschreibungs- und Vertragskontext schafft ein strukturiertes und überprüfbares Dokumentationssystem Vertrauen beim Auftraggeber und klare Verantwortlichkeiten beim Auftragnehmer.

Letztlich stellt die durchgängige Dokumentation über den gesamten Lebenszyklus eines Krans sicher, dass Betriebszuverlässigkeit, gesetzliche Konformität und Verantwortlichkeit gewährleistet sind. Für den Erfolg eines Facility-Management-Projekts mit Krananlagen bedeutet dies: Verbesserte Sicherheit, weniger ungeplante Ausfälle und eine klare Nachweisführung, die im Zweifelsfall die Erfüllung aller Pflichten belegt.